Юридический адрес не совпадает с фактическим: 7 неприятных последствий

Так уж сложилось в российском деловом мире, что существуют два понятия — «юридический» и «фактический» адреса. Юридическим адресом принято считать тот, что указан в ЕГРЮЛ и такой термин существует (посмотрите «Современный экономический словарь» Райзберга Р.А., 6-е издание, ИНФРА-М, 2011 год). Этого нельзя сказать о термине «фактический адрес», который был создан в разговорной речи для удобства, ведь офисы многих компаний находятся далеко не там, куда ФНС им отправляет корреспонденцию. Интересный факт: Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» допускает возможность для компаний находиться не по месту их регистрации. Возникает вопрос: Какая разница, где расположена фирма? Закон ведь не нарушен. Формально да, а по факту — отсутствие вашей связи с официальным местом регистрации может повлечь за собой ряд сложностей в контактах с уполномоченными органами и вашими клиентами. Какими? Сейчас расскажем.

Последствие №1 «Важная корреспонденция не дойдет до получателя»

Адрес компании, указанный в ЕГРЮЛ, воспринимается Налоговой службой, Пенсионным фондом, банками и прочими официальными организациями, как почтовый адрес, по которому кто-то обязан проверять корреспонденцию и оперативно реагировать на нее. Более того, с точки зрения той же самой ФНС, любое письмо, отправленное по этому адресу, априори считается прочитанным. Следовательно, при возникновении разногласий с уполномоченным органом по данному вопросу, правда будет не на вашей стороне. В этой ситуации мы рекомендуем при регистрации или перерегистрации фирмы указать адрес постоянного местонахождения одного из членов ООО или адрес непосредственно руководителя. Как результат, закон не нарушен и проблем с письмами и извещениями тоже быть не должно

Последствие №2 «Предоставление заведомо ложных сведений в ЕГРЮЛ»

Под понятием «заведомо ложные сведения» подразумевается информация или данные, которые не соответствуют действительности и об этом знает сам заявитель. В нашем случае может получиться так, что директор при регистрации или перерегистрации фирмы сообщил в уполномоченный орган совершенно некорректные данные. К ним могут относиться: а) несуществующий адрес; б) по данному адресу находится здание, непригодное для размещения офиса, производства, склада и т.д.; в) в этом месте ни при каких обстоятельствах не может располагаться фирма (к примеру, это воинская часть). Также, сотрудники Налоговой службы имеют полное направить на это место «своего человека» проверить, действительно ли там находится соответствующая фирма. В том случае, если подтвердится факт дачи ложных сведений, то руководителю организации придется в лучшем случае заплатить штраф в размере от 5000 до 10000 рублей, а в худшем случае – по решению суда быть дисквалифицированным от руководящей работы сроком на 1 или 3 года. Данное правило действует в нескольких случаях: 

1. Если с момента регистрации фирмы «не по тому» адресу прошло не менее года; 

2. Если факт несоответствия адресов был подтвержден несколько раз. Данная проблема отсылает нас к последствию №1 и это означает, что вышеуказанные процедуры могут начаться с того момента, когда никто из ответственных лиц не будет отвечать на важную корреспонденцию.

Последствие №3 «Проблемы с обслуживающим банком»

В основе коммерческой деятельности юридических лиц в России лежит тесное сотрудничество организаций с банками. Эта важная составляющая бизнеса может доставить немало хлопот в том случае, если банк обнаружит разночтения в договоре обслуживания с вашей организацией. При заключении договора обслуживания указывается реальный или «фактический» адрес вашего нахождения. Может получиться так, что фирма, открываясь, работала по адресу, указанному в ЕГРЮЛ, а далее решила сменить офис, не внеся соответствующие изменения в Реестр. В этой ситуации у банка остаются старые сведения. ФНС тесно сотрудничает с финансовыми организациями и может на полном основании предоставить компрометирующую вас информацию в банк, тем самым нарушить доверие к вам со стороны последнего. На этом этапе многое зависит от политики самого финансового органа – он может потребовать перезаключить договор, что будет самым лучшим вариантом развития событий, или же может в одностороннем порядке расторгнуть с вами договор, что само по себе ни к чему хорошему не приводит. В этом случае мы советуем фирмам по возможности сообщать сведения о фактическом расположении во все инстанции, контактирующие с вами. Скрывать здесь нечего, ведь закон не нарушается.

Последствие №4 «Ваши контрагенты откажутся от сотрудничества»

Это крайняя, но все же реальная проблема, которая может возникнуть. Механизм очень простой: ФНС направляет письма на несуществующий адрес и получает спустя некоторое время уведомление о возврате письма с пометкой «за истечением срока хранения». Далее Налоговая служба имеет право разместить в открытые источники информацию о том, что ваша организация не расположена по указанному в ЕГРЮЛ адресу. Данный факт вредит репутации фирмы, т.к. ваши будущие, а может, и действующие клиенты не захотят иметь дело с организацией, находящейся под «подозрением» фискального органа. Разумеется, руководства двух компаний могут связывать не только деловые, но и, если хотите, дружеские отношения. Это означает, что несоответствие юридического с фактическим адресом ровным счетом для них не будет иметь никакого значения. Однако, помните, что участие в аукционах, государственных закупках потребуют от вашей формы максимальной прозрачности. Разве это не стоит того, чтобы сообщить о себе достоверные сведения?

Последствие №5 «Штраф за нарушение порядка использования ККТ»

Введенные в 2016 и 2017 годах поправки в области правил применения контрольно-кассовой техники также затрагивают обсуждаемый нами вопрос. Так, ККТ должна быть установлена по адресу ее использования (Пункт 2 ст. 4.2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ). Налоговой орган может проводить соответствующие проверки на предмет соответствия ее применения. Если в результате инспекции обнаружатся нарушения, инспекторы могут выписать штраф в размере от 5000 до 10000 рублей на юридическое лицо, а также штраф от 1000 до 1500 рублей на руководителя фирмы (Часть 4 ст. 14.5 КоАП РФ). Во избежание этого следует перерегистрировать ККТ на реальный адрес (более подробно об этом написано в Подпункте "б" п. 76 Регламента, утв. Приказом Минфина России от 29.06.2012 N 94н.). Однако, практика показывает, что при первом нарушении компания может избежать наказания, получив только предупреждение. В любом случае, надеяться на случай в данном вопросе уж точно не стоит.

Последствие №6 «Штраф за ведение незаконной коммерческой деятельности»

Под определение «незаконной коммерческой деятельности» попадает деятельность фирмы, которая не зарегистрирована в официальных источниках. В нашем случае, это означает «раздвоение» фирмы на «головную» организацию и обособленное подразделение. С точки зрения ФНС, по юридическому адресу у фирмы расположен головной офис, а по фактическому – ОП. Данная формулировка неверна по своей сути, т.к., во-первых, Налоговая служба должна сначала доказать расположение офисов компании по двум адресам, а далее «поднять» документы о регистрации ОП, если таковые вообще существуют. На лицо прочтение закона в корыстных интересах, однако, фирма с легкостью может избежать подобного рода недоразумение, если о ее фактическом адресе будет заблаговременно известно ФНС. Иначе неизвестный адрес может являться аргументом в пользу того, что у вас существует незарегистрированное обособленное подразделение, по которому необходимо вставать на учет в ИФНС. Не стали отстаивать свои права, будьте добры заплатить штраф в размере 40000 рублей (Пункт 2 ст. 116 НК РФ).

Последствие №7 «Принудительная ликвидация фирмы»

Сразу хотим пояснить, что данная мера со стороны ФНС не является чем-то из ряда фантастики, а действительно применяется на практике. Опять-таки, все упирается в письма. Приведем пример: в компанию было отправлено множество писем с «просьбой» на них отреагировать, но обратной связи не поступило. Налоговая служба по своему усмотрению может подать иск в суд на это юридическое лицо с требованием ликвидировать организацию, которая «молчит». Самое неприятное здесь то, что суды часто удовлетворяют подобные иски, для чего рекомендуем изучить судебную практику арбитражных судов в своем регионе. До этого решения, надо заметить, ФНС рассылает корреспонденцию по известной ей адресам, обращаясь к генеральному директору или учредителям ООО с требованием ответить. Данные пример в очередной раз подчеркивает необходимость иметь контакт с проверяющими органами.

Выводы

Описав 7 последствий несоответствия юридического и фактического адресов, мы приходим к достаточно простым и очевидным выводам:

1. Компании нельзя игнорировать обращения к ним государственных инстанций;

2. Если адреса фирмы не совпадают, то об этом должны знать все те, с кем вы имеете дело, включая ФНС, ПФР и банк;

3. Договор банковского обслуживания должен содержать правдивую информацию о вашем юридическом лице;

4. Любое изменение в адресе фактического нахождения фирмы не должно оставаться в тайне;

5. Как юридический, так и фактический адреса должны быть реальными.

Желаем вам успехов, и помните: несоответствие двух адресов не является нарушением закона. Закон будет нарушен тогда, когда вы об этом не сообщите «нужным» органам, что не должно вызвать непреодолимые сложности на практике.