Преимущества электронного обмена документов оценило множество российских компаний. Помимо этого, и правительство стимулирует переход на электронный документооборот с помощью новых правил и регламентов в законодательстве. Так, с 2021 года обмен документацией с Федеральной налоговой службой будет осуществляться только в электронном виде.
Почему компаниям удобнее использовать электронный документооборот?
-
это снижает трудозатраты;
-
позволяет экономить на формировании бумажных документов, их хранении и отправке;
-
повышает безопасность и корректность документооборота.
Электронный обмен документами функционирует в соответствии с актуальными законодательными актами, поэтому исключается вероятность ошибок и недочетов в документах. В этой системе проще отследить действительность реквизитов и подписей, движение документации, организовать быструю обратную связь. Вы больше не привязаны к местным отделениям банков или контролирующих органов: любой документ можно получить в любое время в любой точке мира. Документация хранится в упорядоченном системном виде, она не потеряется и не перепутается из-за технического сбоя или других непредвиденных обстоятельств.
Нужен ли переход на ЭДО лично вам?
Если еще несколько лет назад это было вопросом удобства и повышения эффективности бизнеса, то теперь переход стал обязательным. В планах правительства - перевести предприятия на безбумажный документооборот полностью, исключив при этом трудоемкую сдачу отчетов в будущем. Чем раньше вы освоите электроный документооборот, тем лучше.
Как перейти на электронный документооборот?
- Выберите оператора электронного документооборота из списка ФНС.
- Заключите договор и получите электронную подпись.
- Уведомите контрагентов.
Вы можете обмениваться электронными версиями любых документов (универсальных передаточных, кадровых, налоговых), если у вас и ваших контрагентов налажена эта система и есть электронные подписи для заверения.
Для того, чтобы упорядочить схемы обмена такими документами, была создана сеть операторов электронного документооборота. Это аккредитованные ФНС коммерческие организации, которые являются посредниками в документообороте. Список фирм, официально получивших полномочия от налоговой, находится в специальном разделе на сайте ФНС.
Если можно самостоятельно организовать электронный обмен, зачем сотрудничать с оператором?
-
Эти компании располагают мощными защищенными серверами для электронного документооборота, которые одновременно обеспечивают прозрачность и конфиденциальность.
-
Предпринимателям не нужно согласовывать между собой огромное количество регламентов по поводу каждого бланка или договора. Они заключают соглашение только один раз - с оператором ЭДО.
-
Коммерческий режим предполагает конкуренцию, а значит, в борьбе за клиентуру операторы будут предлагать фирмам выгодные условия. Например, грамотную и оперативную техническую и консультационную поддержку.
-
Операторы ЭДО - это “третья сила”, независимое звено в цепочке взаимодействия между предприятиями, налоговыми органами и контрагентами. При возникновении спорных ситуаций с их помощью будет гораздо проще разрешить все вопросы.
-
Каждая организация утверждается ФНС после проверки, поэтому с документами работают квалифицированные специалисты, предлагающие автоматизированную маршрутизацию, дополнительный функционал, высокую компетентность, комфортные и экономичные решения.
Преимущества 1С-ЭДО
Система электронного документооборота легко интегрируется с известными программами для управления бизнесом, которые использует большинство компаний - продуктами «1С: Предприятие». Есть и специализированные решения для перехода - сервис 1С-ЭДО в рамках информационно-технического сопровождения, «1С: СтартЭДО». Все эти конфигурации и сервисы можно использовать в облачной версии, что наряду с экономией из-за собственно перехода на безбумажный документооборот еще больше снизит затраты компании.
-
Все документы формируются автоматически буквально в одно нажатие.
-
Сокращаются «ручные» операции и связанные с заполнением документов трудо- и времязатраты.
-
Исключаются несоответствия данных.
-
Документация формируется по нормам действующего законодательства.
-
Исключается вероятность ошибок и штрафов.
-
1С сама выводит список контрагентов, которые используют электронный документооброт; приглашения для остальные можно сформировать прямо в программе.
-
Возможно обмениваться документацией с предприятиями, которые применяют для учета не 1С.
-
Существенно сокращается время внутреннего и внешнего обмена документацией.
-
Программа 1С подсказывает, что необходимо подписать, отправить, исправить и прочее.
-
Сокращаются затраты, связанные с распечаткой и хранением бумаг, почтовыми отправлениями, закупкой офисной техники и расходных материалов.
-
Архив систематизирован и защищен от потери: любой документ можно быстро найти в системе, распечатать или отправить адресату.
-
Сотрудникам не нужно вникать в новую систему: все функции интегрированы в знакомый интерфейс 1С.
-
Интеграция также избавляет от необходимости выгрузки и загрузки данных.
-
Можно добавлять любое количество пользователей с ЭП.
-
Документы можно подписывать группами.
-
Стоимость 1С: СтартЭДО в облаке - всего 3 000 рублей в год.
-
Работать можно с любого устройства в любом месте.
Что изменится после перехода на 1С-ЭДО
-
освободится время для решения рабочих задач, обычное занятое бумажной рутиной;
-
снизятся риски возникновения несоответствий в данных и следующих за ними санкций;
-
процесс документообмена станет быстрее и прозрачнее;
-
исполнение договоров ускорится: все задержки моментально отслеживаются и контролируются;
-
существенно сократятся расходы на обеспечение бумажного офиса;
-
документация будет надежно защищена от потери и утечек.
