Как предоставить отгул вместо повышенной оплаты в ЗУП 3.1

Актуально на: 10.01.2025

На релизе: 3.1.31

Отгулы представляют собой время отдыха, предоставляемое работникам в качестве компенсации за различные причины, такие как переработка или выполнение дополнительных обязанностей. В трудовом законодательстве выделяются несколько видов отгулов, которые можно классифицировать по различным критериям.

Основные виды отгулов

Оплачиваемые отгулы:

• За переработку: Предоставляются работникам, которые отработали сверх установленного времени. Например, за 4 часа переработки можно получить половину рабочего дня в виде отгула, а за 8 часов — полноценный выходной.

• За сдачу крови: Работник получает оплачиваемый отгул, который равен среднему заработку. Если сдача крови произошла в нерабочий день, полагается два отгула.

• За работу в выходные или праздничные дни: Если работник выбрал отгул вместо повышенной оплаты, он не подлежит оплате, но исключается из нормы рабочего времени.

Неоплачиваемые отгулы:

• Личные обстоятельства: Работник может взять неоплачиваемый отгул по личным причинам, таким как уход за больным родственником или участие в мероприятиях (например, свадьба).

• Отпуск без сохранения заработной платы: Этот вид отгула оформляется по письменному заявлению работника и может быть предоставлен по усмотрению работодателя или в обязательном порядке по определённым причинам (например, смерть близкого человека)

Процедура оформления отгула

Для получения отгула работник должен:

1. Подать заявление на имя работодателя с указанием причины и даты.

2. Дождаться издания приказа о предоставлении отгула.

3. Убедиться, что день отгула отмечен в табеле учёта рабочего времени.

Согласно ч. 3 ст. 153 ТК РФ, сотруднику, работавшему в выходной или праздничный день, может быть предоставлен другой день отдыха. Работа в этот день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не подлежит оплате.

Существуют разные мнения по поводу оплаты отгула.

• В письме Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1 указано, что день отдыха должен исключаться из нормы рабочего времени, и зарплата за месяц выплачивается в полном объеме.

• Минтруд России в письме от 11.03.2013 № 14-2/3019144-1157 также подтверждает, что оклад не уменьшается, но вопрос о снижении нормы рабочего времени не рассматривается.

• В письме Минтруда от 20.07.2015 № 14-1/В-541 говорится, что за месяц с отгулом оклад выплачивается полностью, но сотрудник отработает на один день меньше нормы.

Пример

Сотрудник ООО Сатурн Базин А.В. с окладом 65000 руб. пропорционально отработанным часам отработал сверх месячной нормы рабочего времени 6 часов в выходной день (1 января 2025 г.). Сотрудник написал заявление о предоставлении ему дополнительного выходного дня (17 января 2025 г.). Сотрудник работает на условиях 40-часовой рабочей недели с двумя выходными днями (суббота и воскресенье). Месячная норма рабочего времени в январе 2025 г. для 40-часовой рабочей недели составляет 136 часов. Локальным нормативным актом организации предусмотрено, что пересчет месячного оклада в часовую ставку производится исходя из месячной нормы рабочего времени по производственному календарю.

Необходимо начислить оплату за работу в выходной день в одинарном размере и предоставить вместо повышенной оплаты отгул.

Если оплата в праздничный и/или выходной день производится в одинарном размере и предоставляется дополнительный выходной день, то время в программе будет оплачено при начислении зарплаты с помощью вида начисления Оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты (Настройка – Начисления).

В табеле учета рабочего времени такие периоды будут обозначены видом времени – Праздники без повышенной оплаты (ПН).

Кроме того, в программе будет учтена информация о днях (в случае оплаты работы в выходные и праздники по дням) или часах накопленных отгулов. Эту информацию можно использовать при последующем предоставлении отгула.

Регистрация работы в выходные/праздники

Регистрация работы в выходные и праздничные дни производится с помощью документа Работа в выходные и праздники. Этот документ предназначен для регистрации только факта внепланового выхода сотрудника на работу в выходной и праздничный день, т. е. если работа проводилась сверх нормы (работа в этот день НЕ предусмотрена графиком работы сотрудника).

Для ввода этого документа в настройке параметров расчета зарплаты Прочие начисления установите флаг Работа в праздничные или выходные дни (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний).

В соответствии с ч. 3. ст. 153 ТК РФ по желанию сотрудника, работавшего в выходной и/или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. Для реализации этой возможности в 1С:ЗУП в настройке расчета зарплаты Учет отсутствий установите флаги Отгулы и В том числе внутрисменные (если отгулы предоставляются в части рабочей смены).

В документе Работа в выходные и праздники укажите способ компенсации – Отгул.

Для формирования и печати приказа (примерная форма приказа) используйте Печать – Приказ о работе в выходной (праздничный день). Для формирования графика работы в выходной и праздничный день используйте Печать – График работы в выходной (праздничный день).

Регистрация отгула

Зарегистрировать фактическое предоставление дополнительного выходного дня (отгула) можно по-разному:

1. Отгул (Кадры – Отгулы или раздел Зарплата – Отгулы).

2. Отгул списком (Кадры - Все кадровые документы или Все отсутствия сотрудников, раздел Зарплата - Все начисления).

3. Отпуск (Кадры – Отпуска или раздел Зарплата – Отпуска – Дополнительные отпуска, отгулы), если сотрудник решил присоединить дни отгула к отпуску.

4. Отпуск сотрудников (Кадры – Отпуска или раздел Зарплата – Отпуска).

Мы предоставим отгул 17 января 2025 г., который не присоединяется к отпуску.

Законодательство не регулирует перевод накопленных часов отгулов в дни, поэтому в программе продолжительность отгула не зависит от ранее накопленного времени. Пользователь сам решает, сколько часов или дней отгула использовать. Например, если сотрудник отработал праздничный день и 18 часов сверхурочно, он сможет взять 3 дня отгула, указав, что это 1 день и 16 часов отгула (так у сотрудника останется 2 часа отгула). При предоставлении отгула вместе с отпуском учитываются все накопленные отгулы, при этом перевод часов в дни происходит по принципу 8 часов за день. Регистрация отгула влияет на расчет заработной платы так же, как и отпуск без сохранения зарплаты: фактически отработанное время уменьшается на время отгула, но норма времени остается прежней.

Уменьшение трудовой нормы в месяце отгула

В программе можно настроить уменьшение нормы рабочего времени в месяце, когда сотрудник использует отгул, изменив норму в документе Индивидуальный график. При этом день отгула следует запланировать как выходной. Это приведет к следующим последствиям:

1. Различие в заработке: окладные сотрудники в любом случае получат полный оклад, а сдельщики и поденщики — только фактически заработанные суммы.

2. Зависимость заработка окладника от отгулов: если сотрудник использует все накопленные отгулы (условно 15 из 15 отработанных дней), он не получит зарплату за месяц вовсе.

3. Уменьшение нормы рабочего времени при сохранении оклада может привести к завышению среднего заработка.

Расчет и начисление оплаты за работу в выходной или праздничный день

Начисление оплаты за работу в выходной и праздничный день производится автоматически в документах Начисление за первую половину месяца (при установке флага Начисляется при расчете в первую половину месяца в виде начисления Оплата работы в праздничные и выходные дни без повышенной оплаты) и Начисление зарплаты и взносов (Зарплата – Все начисления).

Сотрудникам, получающим месячную тарифную ставку (должностной оклад) согласно (ч. 3. ст. 153 ТК РФ)., работа в выходной и праздничный день оплачивается на выбор сотрудника:

• в размере не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы

• в одинарном размере + дополнительный день отдыха (наш случай)

Стоимость часа=Месячная ставка/Рабочие часы месяца
Дневная ставка=Месячная ставка/Рабочие дни месяца

В нашем примере для расчета оплаты за работу в выходной день определяется размер часовой тарифной ставки сотрудника. Сотруднику установлен график работы с продолжительностью рабочей недели 40 часов. Норма рабочего времени по производственному календарю в январе 2025 г. для 40-часовой рабочей недели составляет 136 часов.

Часовая тарифная ставка (стоимость часа) составляет:

65000/136 = 294,11765 руб.

За 6 часов работы в выходной/праздник (01.01.2025) сотруднику начисляется оплата в одиночном размере:

477,941×6 = 2867,65 руб.

Сотрудник отработал в январе 16 дней (норма 17 рабочих дней). За январь начислено по окладу:

65000×16/17 = 61176,47

В табеле учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-13 период работы в праздничные и/или в выходные дни без повышения оплаты обозначается буквенным кодом ПН, а отгул – НВ.