На фоне структурных изменений в правилах уплаты страховых взносов и перераспределения полномочий между ФНС и ПФР, становится актуальным вопрос о том, как правильно заполнить и успешно сдать форму СЗВ-К. Уже 19 февраля 2017 года вступают в силу изменения в форме документов персонифицированного учета. Изменения регулируются Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 N 2п., в связи с чем Постановление Правления ПФР от 01.06.2016 N 473п автоматически утрачивает свою силу. Мы оценили последовательность действий бухгалтера и определили четыре основных шага подготовки и сдачи этого важного документа.
Для начала обозначим то, с чем мы имеем дело. СЗВ-К — документ, содержащий сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до его регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Фактически, речь идет о трудовом стаже работника до начала 2002 года, когда системы еще не существовало. Это правило априори распространяется далеко не на всех работников организаций. Однако для тех, кто все же попадает под действие этого документа, СЗВ-К может стать основанием для индексации пенсии за трудовые годы, предшествующие вышеуказанному.
Итак, что нам необходимо сделать:
ШАГ 1 — Определить, в каких случаях форма представляется
Мы уже определили, что форма СЗВ-К подается за сотрудников, имеющих трудовой стаж работы на период до 31.12.2001 года на основании п. 1 Постановления Правления ПФР от 01.06.2016 N 473п, п. 44 Инструкции N 473п. Инициатором соответствующего запроса становится сам ПФР. Причем запрос направляется на тех работников, о которых у Фонда отсутствуют сведения об их раннем трудовом стаже. Работникам кадровой службы и бухгалтерии в ответ на него необходимо предоставить информацию о двух категориях работников:
-
Оформленных по трудовому договору;
-
Работающих на основании гражданско-правовых договоров.
Данное правило касается в том числе сотрудников, не имеющих трудового стажа. Здесь бухгалтерии необходимо в формате письма оповестить об этом ПФР.
ШАГ 2 — Определяем, куда и когда направляется форма
В первую очередь, обращаем ваше внимание на то, что по состоянию на февраль 2017 года ни одна из заинтересованных служб не устанавливает конкретный срок сдачи формы СЗВ-К, что следует из Закона «О персонифицированном учете». Однако, ПФР имеет право указать необходимый срок, в течение которого юридическое лицо обязано предоставить сведения о своих работниках. Срок, в большинстве случаев, указан в самом запросе, что подтверждается Инструкцией, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 N 987н. Непосредственно сами формы направляются в территориальный орган ПФР.
ШАГ 3 — Решаем, в какой форме будем подавать сведения
Форму СЗВ-К юридические лица вправе подавать как на бумажном носителе, так и в электронном виде, а при подаче сведений о более, чем 25 работниках — строго в электронном виде (п. 2 ст. 8 Закона «О персонифицированном пенсионном учете»). Эксперты в области пенсионного страхования рекомендуют, по возможности, отказаться от передачи формы на бумажном носителе. Во-первых, это лишние временные затраты. Во-вторых, электронный документы быстрее дойдет до ПФР и сведения будут приняты.
ШАГ 4 — Заполняем саму форму
Порядок заполнения формы подробно описан в п. 2 ст. 8 Закона «О персонифицированном пенсионном учете». Согласно тексту документа, в качестве исходных данных для заполнения трудового стажа работника могут служить:
-
Трудовая книжка;
-
Письменные трудовые договоры;
-
Ведомости на выплату заработной платы;
-
Выписки из приказов о выплате вознаграждений;
-
Лицевые счета;
-
Прочие документы, подтверждающие получение дохода от трудовой или общественно полезной деятельности
Обращаем внимание, что все сведения о стаже работника заполняются строго в хронологическом порядке, иначе ПРФ имеет право не принять форму.
После того, как будет выполнена описанная последовательность действий, форма СЗВ-К будет сдана и принята в ПФР. Для того же, чтобы сдать ее успешно и без ошибок, ответим на два вопроса, которые часто беспокоят сотрудников бухгалтерии:
Вопрос №1 - «Как рассчитать общий трудовой стаж для СЗВ-К»?
Отвечаем: Общий трудовой стаж рассчитывается в следующей последовательности:
-
Необходимо сложить все даты конца периодов из раздела формы «Периоды трудовой или иной общественно полезной деятельности»;
-
Сложить все даты начала периодов из этого же раздела;
-
Далее найти разницу между полученными суммами;
-
К итоговому показателю дней добавить один день по каждому случаю увольнения.
Вопрос №2 - «Как подсчитать стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии»?
Отвечаем: Период, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии может быть выведен в форме СЗВ-К датами или периодами календарного исчисления, если датами его выделить не представляется возможным. Обращаем внимание, что в данном случае минимальной расчетной величиной может быть один полный рабочий день, согласно п. 46 Инструкции № 473п).
Для этого количество дней работы за указанный период должен делиться на коэффициент, равный продолжительности рабочей недели за этот период. Для 5-дневной рабочей недели будет применим коэффициент 21,2, а для 6-ти дневной рабочей недели — 25,4. Продолжительность рабочей недели устанавливается в соответствии с коллективным договором страхователя (п. 46 Инструкции № 473п)
На основании всего вышесказанного мы делаем вывод, что предоставление формы СЗВ-К является важным элементом корректного формирования пенсии. ПФР уточняет, что предоставление данной формы не является правом, а является обязанностью. Так, опираясь на примечание к ст. 2.4, ст. 15.33.2 КоАП РФ, вычитываем следующее: «отказ от представления, представление в неполном объеме или искажение сведений по форме СЗВ-К влечет наложение на должностных лиц организации (индивидуального предпринимателя) административного штрафа от 300 до 500 рублей». Штраф, на первый взгляд, небольшой. Но не будем забывать, что любое правонарушение, даже небольшое – это удар по репутации организации.
Желаем всем соблюдать законодательство и сдавать отчеты без ошибок!
