Сэкономит ли бизнес, отказавшись от бухгалтера: цифры, риски и альтернативы

Разбираемся, можно ли сэкономить на бухгалтере, какие риски возникают при самостоятельном ведении учета и в каких случаях без профессиональной помощи уже не обойтись. Сравниваем самостоятельный учет, аутсорсинг и штатного бухгалтера и помогаем выбрать оптимальный вариант для бизнеса.

Что входит в ведение бухгалтерии ИП

Бухгалтерия для ИП — это гораздо больше, чем просто посчитать налоги. Предпринимателю нужно учитывать доходы и расходы, хранить документы, рассчитывать страховые взносы и вовремя сдавать отчетность.

При этом у ИП есть важное отличие от организаций: полноценный бухгалтерский учет вести не обязательно. Не нужно составлять бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие формы, обязательные для компаний. Такие исключения предусмотрены статьей 6 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Однако отсутствие обязанности вести полноценный бухгалтерский учет не означает, что ИП может совсем ничего не считать. Для ИП под бухгалтерией чаще всего понимают налоговый учет, работу с документами и обязательную отчетность. Полностью отказаться от них предприниматель не может: на основе данных о доходах и расходах он рассчитывает налоги, готовит декларации и подтверждает операции документами.

Не знаете, как решить задачу в 1С?

Получите консультацию экспертов Scloud по учету, отчетности и работе в 1С — быстро разберемся в вопросе и подскажем решение.

Проконсультироваться

Какие документы нужно вести ИП

Конкретный набор зависит от системы налогообложения и наличия сотрудников. В числе основных документов и расчетов:

• КУДиР — книга учета доходов и расходов, которая используется, в частности, при УСН и ЕСХН;

• налоговые декларации в зависимости от выбранного режима;

• расчеты и уплата страховых взносов за себя;

• отчетность по сотрудникам, если предприниматель нанимает работников;

• кассовые и банковские документы, подтверждающие проведенные операции.

Даже если ИП не ведет полноценную бухгалтерскую отчетность, это не означает, что учета нет. Предпринимателю все равно приходится контролировать операции, документы, налоги и установленные сроки. При самостоятельном ведении учета к этому добавляется регулярная работа с банковскими операциями и документами, расчет налогов и страховых взносов, подготовка отчетности и контроль сроков платежей. Если появляются сотрудники, добавляются расчет зарплаты и кадровые документы. 

Сколько можно сэкономить отказавшись от бухгалтера

По данным hh.ru, средняя зарплата бухгалтера по России составляет 75 000 – 80 000 рублей в месяц. Если бизнес отказывается от штатного специалиста и берет ведение учета на себя, по логике эта сумма остается в бюджете компании.

При этом зарплата — не единственная статья расходов на штатного бухгалтера. Работодатель также оплачивает страховые взносы, отпускные и прочие выплаты, а при отсутствии сотрудника может потребоваться его временная замена. Кроме того, бухгалтеру может понадобиться повышение квалификации, что тоже требует расходов от компании. 

Есть и дополнительные расходы, которые стоит учитывать: оборудование рабочего места, компьютер, оргтехника, бухгалтерские программы и доступ к профессиональным справочным системам.                                                         

Поэтому на первый взгляд отказ от специалиста позволяет сэкономить даже больше, чем его зарплата. Для небольшого бизнеса сумма действительно может быть ощутимой, и самостоятельное ведение учета кажется вполне разумным решением.

Риски самостоятельного ведения бухгалтерии 

Есть важный нюанс: вместе с расходами на бухгалтера исчезает не сама работа, а только специалист, который ее выполняет. Все задачи, сроки и ответственность в таком случае переходят к предпринимателю. А вместе с ними появляются и дополнительные риски. Рассмотрим основные. 

Ошибки в учете и налогах. При самостоятельном учете легко неправильно определить доходы и расходы, особенно при УСН «Доходы минус расходы». Ошибки в расчетах могут привести к переплате налогов, недоимке, пеням и штрафам.

Пропущенные сроки. Например, за несвоевременную сдачу декларации предусмотрен штраф от 5% суммы налога за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не менее 1 000 рублей. При несвоевременном предоставлении отчетности налоговая также может приостановить операции по расчетному счету. 

Зарплата и кадровый учет. Появление в штате сотрудников увеличивает число задач для предпринимателя : трудовые договоры, кадровые документы, расчет зарплаты, НДФЛ и страховых взносов. Ошибки здесь также могут привести к штрафам— от 1 000 до 40 000 рублей.

Время предпринимателя. Бухгалтерия требует не только заполнения документов, но и постоянного контроля изменений в законодательстве. В итоге предприниматель экономит на зарплате специалиста, но тратит собственное время на учет и решение вопросов с ФНС.

Смешение личных и бизнес-расходов. Если не разделять их, становится сложнее корректно вести учет и подтверждать операции.

В итоге экономия на бухгалтере может оказаться не такой существенной, как кажется на первый взгляд. Если учесть возможные штрафы и пени, затраты из-за ошибок в учете и время, которое предприниматель тратит на бухгалтерские задачи вместо развития бизнеса, самостоятельное ведение учета не всегда оказывается выгоднее.

Когда возможно самостоятельное ведение бухгалтерии

Как вести бухгалтерию без бухгалтера? Ответ прост: чем проще устроен бизнес, тем меньше операций и налоговых обязательств, а значит тем легче предпринимателю самостоятельно вести учет и платить налоги без бухгалтера. Например, при работе на УСН или патенте без сотрудников и НДС, а также при небольшом количестве операций, предприниматель может сам контролировать доходы, рассчитывать налоги и страховые взносы и следить за сроками отчетности.

Когда можно без бухгалтера? ИП бухгалтер не нужен, если:

• используется УСН или патент;

• нет сотрудников;

• немного операций и документов;

• бизнес не работает с НДС;

• расчеты относительно простые;

• у предпринимателя есть время разбираться в налогах и следить за изменениями законодательства.