Насколько безопасна онлайн-бухгалтерия?

Глобальная цифровизация подразумевает, что офисные профессии можно переводить на удаленный режим или даже пользоваться услугами автоматических сервисов, подразумевающих избавление от ошибок из-за человеческого фактора. Это касается и бухгалтерии – все больше предприятий склоняется к онлайн-решениям. Но насколько они надежны? 

Онлайн-бухгалтерия: как это?

С одной стороны, онлайн-бухгалтерия имеет множество преимуществ. Это сокращение затрат на штатный персонал, доступность данных из любой точки мира в любое время, стандартизированность подхода. Обычно это означает два варианта:

• аутсорс – обслуживание обеспечивает бухгалтерская компания извне: по телефону, электронной почте, мессенджерам;

• селф-сервисы – компания самостоятельно ведет учет при помощи специальных инструментов с профессиональной поддержкой.

Кто несет ответственность?

При аутсорсе материальная ответственность делится в соответствии с договором. Обычно выплачиваемая сумма компенсации в случае штрафов не превышает стоимость оплаченных услуг.

Использование бухгалтерских онлайн-услуг означает, что в случае нарушений и последующих за ними санкций ответственность в основном возлагается на саму организацию. Ведение бухгалтерии в сервисах — это единоличные обязательства фирмы: если что-то пойдет не так, то виноват будет только пользователь.

Что с безопасностью?

Чего опасаются предприниматели при работе с онлайн-бухгалтериями?

В первую очередь неизвестности «на той стороне». При всей внешней успешности бухгалтерской компании, наличии опыта, регалий, положительных отзывов никто не гарантирует, что для работы с вашей фирмой не выделят вчерашнего студента, который может ошибиться. Возможно, даже у опытного профессионала не хватит компетенции для ведения именно вашей компании, если в ней достаточно сложная бухгалтерия. Путаница также может возникнуть, если курирующие специалисты постоянно будут меняться. Риски можно предположить самые разные: обычные человеческие ошибки, невнимательность в бухучете, несоблюдение законодательных норм, которые приведут к большим убыткам из-за штрафов. Самое страшное, что выявляются такие недосмотры обычно уже на последней стадии, когда наказание неизбежно. Такие истории хорошо известны. Именно поэтому некоторые руководители при всей прогрессивности все же предпочитают сотрудничать с конкретными людьми, которых ежедневно видят в своих офисах.

Но дело в том, что и штатный бухгалтер не застрахован от ошибок. В любой момент он может пропустить какую-то информацию, недоглядеть, в конце концов просто уволиться и не передать свои дела. При этом переложить на него финансовую ответственность так же сложно, как и на удаленного сотрудника. В некоторых случаях персональный бухгалтер может оказаться даже опаснее, чем аутсорсер – его уровень погруженности и осведомленности намного выше. Никто не может поручиться, что конфиденциальная информация не уйдет в чужие руки и не будет использована против вас.

Как защитить свой бизнес?

Что же выбрать: офисную или онлайн-бухгалтерию, и как обезопасить себя? Для многих руководителей при всех рисках остаются наиболее предпочтительными онлайн-услуги. При их выборе нужно помнить несколько правил.

1. Онлайн-бухгалтерия идеально подойдет, если бизнес у вас не слишком масштабный и сложный.

В этом случае можно спокойно поручить ведение бухгалтерии удаленному офису или приобрести профессиональную программу. Последние постоянно обновляются в том числе и для того, чтобы стать прозрачнее, понятнее и удобнее даже для начинающих пользователей, и при наличии элементарной поддержки в них просто разобраться.

2. Внимательно отнеситесь к договору.

По закону привлечь бухгалтерский сервис к ответственности невозможно, поэтому грамотный договор – единственный способ защитить интересы своего бизнеса. Тщательно изучите те пункты, в которых описано, что будет грозить бухгалтерской компании в случае нарушений. Полную ответственность такие сервисы на себя не возьмут, но основные моменты должны быть учтены. 

3. Изучите страховые полисы.

Некоторые онлайн-бухгалтерии предлагают такую опцию: они страхуют свою ответственность, чтобы в случае недочета и дальнейших штрафов предпринимателю были возмещены убытки. Оцените, какие именно ситуации подпадают под страховые случаи и избегайте подрядчиков, которых трудно призвать к ответу.

4. Контролируйте работу бухгалтеров.

Например, с помощью совместного доступа к бухгалтерии в облаке или сторонних консультаций от специалистов. Вникайте в ведение дел самостоятельно: хотя бы на базовом уровне следите за законодательными изменениями, сроками сдачи отчетности, налоговой нагрузкой. Сверяйтесь с консультантами и контролирующими органами. В конце концов, ваш бизнес – это прежде всего ваши обязательства.