Как провести отпуск в 1С:Бухгалтерия

Начисление оплаты основного ежегодного отпуска автоматически

Расчет и начисление оплаты основного ежегодного отпуска в программе производится автоматически, если в информационной базе нет организаций с численностью сотрудников свыше 60 человек.

Сотрудник принят в организацию с 01.01.2022 с окладом 60000. В организации применяется районный коэффициент 1,15. Месяцы с января по июнь отработаны полностью, за исключением февраля – где сотрудник брал 4 дня отпуска за свой счет. С 1 по 14 июля сотрудник берет оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Задача оформить отпуск сотрудника в программе.

Ввод документа Отпуск

Расчет и начисление сохраняемого заработка за период очередного отпуска в программе производится документом Отпуск.

1. Зарплата и кадры – Все начисления.

2. От - укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию указывается текущая рабочая дата.

3. Отпуск с... по... - укажите даты начала и окончания периода ежегодного основного отпуска. При указании периода отпуска автоматически подсчитывается количество оплачиваемых календарных дней отпуска. В нашем примере период отпуска с 1 по 14 июля 2022 г. Количество оплачиваемых календарных дней отпуска - 14.

4. Начислено - подсчитывается сумма оплаты на период отпуска. По ссылке можно посмотреть подробности расчета отпуска. В открывшейся форме отражается автоматически рассчитанная сумма среднедневного заработка сотрудника по данным информационной базы на основании сведений за предыдущие 12 календарных месяцев. При необходимости эти данные можно изменить.

5. В соответствии со ст. 139 ТК РФ для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в организации независимо от источников этих выплат. Расчетный период для расчета среднего заработка составляет 12 календарных месяцев, предшествующих дате начала события. В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение сотрудников.

6. Если сотрудник трудится в организации менее 12 месяцев, расчетным периодом будет количество календарных месяцев с даты трудоустройства по месяц, предшествующий месяцу ухода в отпуск (как в нашем примере).

7. Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3). Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, среднедневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. В соответствии с установленным порядком за месяцы расчетного периода, отработанные полностью, в расчет принимаются 29,3 дней. Если месяц отработан не полностью, то в расчет принимается количество календарных дней, полученных путем деления 29,3 на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящееся на время, отработанное в данном месяце.

8. В нашем примере учтено дней расчетного периода всего – 171,61 (29,3+29,3*24/28+29,3+29,3+29,3+29,3)

Для определения сохраняемого среднего заработка подсчитывается среднедневной заработок, который определяется путем деления заработка на количество календарных дней, принимаемых в расчет.

Всего в расчетном периоде сотруднику начислено выплат, учитываемых при расчете среднего заработка 399473,68.

Среднедневной заработок для расчета отпускных составляет: 399473,68 руб. / 171,61 дней = 2327,80 руб.

Сумма оплаты отпусков (средний заработок) определяется путем умножения среднедневного заработка сотрудника на количество дней отпуска (календарных, рабочих) (за исключением нерабочих праздничных дней согласно производственному календарю).

Результат расчета отпускных за 14 календарных дней составляет: 2327,80 руб. * 14 календ. дней = 32589,20 руб.

8. Поле Дата выплаты автоматически заполняется датой, на 3 календарных дня меньшей даты начала отпуска. Если доход предполагается выплатить в другой день, то дата должна быть изменена в соответствии с реальной предполагаемой датой выплаты этого дохода. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ, что в программе Бухгалтерия именно эта дата определяет месяц принятия расходов по отпуску к учету. В нашем случае месяцем принятия расходов будет июнь.

Если поле Дата выплаты скрыто в документе Отпуск:

Рис. 3

9. НДФЛ - отражается сумма налога на доходы физических лиц. По ссылке можно посмотреть подробности расчета НДФЛ. На дату, указанную в поле Дата выплаты, в учете будет автоматически исчислен НДФЛ с данного дохода.

10. К выплате - отражается сумма к выплате.

11. В разделе Основание, период работы:

• Основание - выберите из предложенного списка основание для предоставления отпуска (по умолчанию - Заявление) либо введите свое основание в виде текстовой строки. Основание используется в печатной форме приказа о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6

• За работу с... по... - укажите рабочий год (годы), за который предоставляется отпуск.

Показать проводки и другие движения документа - Счет дебета (счет учета расходов по заработной плате) зависит от способа отражения начисления в бухгалтерском учете, который указан для вида начисления, для сотрудника и для организации в целом. Для вида начисления следует указать способ отражения, если начисление отражается в бухгалтерском учете одинаковым способом для всех сотрудников организации. При автоматическом начислении отпуска используется предопределенный вид начисления Отпуск основной, т.е. данный вид начисления уже создан и настроен в программе.

Обратите внимание!

Документ Отпуск следует вводить до окончательного начисления заработной платы, т.к. расчет страховых взносов производится в документе Начисление зарплаты (Зарплата и кадры – Все начисления – Создать – Начисление зарплаты). Если же вы ввели его после, не забудьте пересчитать взносы в документе Начисление зарплаты (Еще – пересчитать взносы).

Из документа Отпуск по кнопке Выплатить можно сформировать комплект документов на выплату отпуска за указанный месяц.

Начисление оплаты основного ежегодного отпуска вручную

Расчет и начисление оплаты основного ежегодного отпуска производится в программе вручную, если в информационной базе есть организации с численностью сотрудников свыше 60 человек.

Ситуация из предыдущего примера

Настройка вида начисления

Для начисления оплаты основного ежегодного отпуска в плане видов начислений (Зарплата и кадры – Настройки зарплаты - Расчет зарплаты – Начисления) должен быть создан вид начисления.

Расчет и начисление оплаты основного ежегодного отпуска

Сумма отпускных, рассчитанная вручную, начисляется в программе с помощью документа Начисление зарплаты (Зарплата и кадры – Все начисления):

• В табличной части документа нажмите на сумму, начисленную сотруднику, чтобы провалиться в ее расшифровку

• по кнопке Добавить добавьте новую строку и заполните подразделение, начисление (наше начисление отпускка), вручную проставьте количество дней/часов по отпуску и то же самое для оклада, сумму отпуска и дату его выплаты.

Оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Расчет НДФЛ с отпускных производится в колонке НДФЛ, а страховых взносов - в колонке Взносы. Для возможности просмотра результата проведения документа (проводки) нажмите на кнопку Показать проводки и другие движения документа.

Из документа Начисление зарплаты по кнопке Выплатить можно сформировать комплект документов на выплату отпускных.