Как автоматизировать учёт с помощью электронного документооборота
763

Как автоматизировать учёт с помощью электронного документооборота

Оглавление

    Электронный документооборот (или ЭДО) — обмен электронными счетами, договорами и другими файлами между контрагентами. При отправке файлов используется электронная подпись (ЭЦП): обе стороны подписывают файлы и отправляют их через систему ЭДО. Такой подход упрощает учёт в компании и экономит время бухгалтеру. Как же автоматизировать учёт с помощью ЭДО? Расскажем в статье.

    Что дает автоматизация учёта с помощью ЭДО

    • Бухгалтеры освобождают время на другие задачи.
    На работу с бумажными документами уходит много времени — их нужно составить, распечатать, подписать и, наконец, отправить получателю. При электронном документообороте бухгалтеры будут тратить меньше времени на работу с договорами — они заполнят и отправят файл в программе, а подписать его можно электронной подписью.

    • Документы не теряются и не портятся.
    Документы надёжно хранятся в программе, где их можно быстро найти. Компания также сэкономит на бумажном архиве — с ЭДО не нужно организовывать место для архива и следить за сохранностью документации. В сервисе бухгалтеру доступен электронный архив, который автоматически пополняется принятыми файлами.

    • Исключаются издержки при печати и доставке.
    Электронный документооборот позволяет отказаться от печати бумажных документов. А значит компании больше не придётся тратиться на обслуживание принтера и бумагу. Доставка файлов также происходит мгновенно — при нажатии одной кнопки. Бухгалтеру больше не нужно дожидаться курьера, оплачивать доставку и ждать, пока контрагенты получат отправление.

    • Сохраняется конфиденциальность.
    Казалось бы, можно отправить файлы по электронной почте и не подключать ЭДО. Но такой способ не гарантирует безопасность отправленных файлов — их могут перехватить третьи лица. С ЭДО вы обмениваетесь документами только между вашей системой и системой ЭДО контрагента. Информация не раскрывается третьим лицам и не проходит через другие программы.

    Сложно ли перейти на ЭДО

    Чтобы перейти с бумажного документооборота на электронный нужно:

    • Получить ЭЦП на ИП или юридическое лицо в ФНС либо в удостоверяющем центре. Или получить ЭЦП на сотрудника организации и оформить машиночитаемую доверенность, чтобы работник мог подписывать документы от имени компании. Для получения ЭЦП потребуются паспорт, СНИЛС, ИНН и USB-накопитель.

    • Выбрать систему ЭДО.

    • Настроить программу и протестировать отправку файлов с контрагентом.

    Вы нашли секретный промокод
    Скидка 20% на услуги консультантов и программистов. Промокод: ZS7FH. Активируйте промокод в личном кабинете

    Получить скидку


    Процесс перехода прост, но сложности могут возникнуть при выборе подходящей системы. 

    Как выбрать систему ЭДО

    Убедитесь, что в подключаемой системе доступны нужные вам функции:

    • обмен электронными документами с контрагентами;

    • хранение файлов в базе;

    • подпись документов ЭЦП в программе.

    Помимо этого, системы электронного документооборота могут включать дополнительные возможности для автоматизации учета. Например, в 1С: СтартЭДО помимо основных функций включены следующие возможности.

    Автозаполнение реквизитов контрагентов. Программа снизит количество ошибок при заполнении документов — бухгалтеру больше не придётся каждый раз заполнять реквизиты вручную.

    Обмен документацией с ФНС. Самостоятельные поездки в налоговую отменяются.

    Сбор информации о контрагентах. В сервисе можно запросить до 36-и досье контрагентов, чтобы убедиться в правильности решения о работе с конкретным поставщиком.

    1С: СтартЭДО позволяет принимать неограниченное количество файлов от других компаний и отправлять 20 комплектов документов в месяц. Система автоматизирует учёт в компании и упрощает документооборот.

    (Рейтинг: 0 ,  Голосов: 0 )

    Поделитесь статьей в соцсетях

    Загрузка....
    Получайте свежие новости из мира бухгалтерии и финансов! Подпишитесь на email рассылку
    email
    Отправляя форму, вы соглашаетесь
    с Политикой конфиденциальности
    Отправляя комментарий, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в рамках Политики конфиденциальности.
    Girls in banner.
    Girls in banner.

    1С в облаке — бесплатно!

    Оцените преимущества аренды 1С — используйте тестовый период.
    1713537991