Электронный документооборот (или ЭДО) — обмен электронными счетами, договорами и другими файлами между контрагентами. При отправке файлов используется электронная подпись (ЭЦП): обе стороны подписывают файлы и отправляют их через систему ЭДО. Такой подход упрощает учёт в компании и экономит время бухгалтеру. Как же автоматизировать учёт с помощью ЭДО? Расскажем в статье.
Что дает автоматизация учёта с помощью ЭДО
- Бухгалтеры освобождают время на другие задачи.
- Документы не теряются и не портятся.
- Исключаются издержки при печати и доставке.
- Сохраняется конфиденциальность.
Сложно ли перейти на ЭДО
Чтобы перейти с бумажного документооборота на электронный нужно:
-
Получить ЭЦП на ИП или юридическое лицо в ФНС либо в удостоверяющем центре. Или получить ЭЦП на сотрудника организации и оформить машиночитаемую доверенность, чтобы работник мог подписывать документы от имени компании. Для получения ЭЦП потребуются паспорт, СНИЛС, ИНН и USB-накопитель.
-
Выбрать систему ЭДО.
-
Настроить программу и протестировать отправку файлов с контрагентом.
Процесс перехода прост, но сложности могут возникнуть при выборе подходящей системы.
Как выбрать систему ЭДО
Убедитесь, что в подключаемой системе доступны нужные вам функции:
-
обмен электронными документами с контрагентами;
-
хранение файлов в базе;
-
подпись документов ЭЦП в программе.
Помимо этого, системы электронного документооборота могут включать дополнительные возможности для автоматизации учета. Например, в 1С: СтартЭДО помимо основных функций включены следующие возможности.
Автозаполнение реквизитов контрагентов. Программа снизит количество ошибок при заполнении документов — бухгалтеру больше не придётся каждый раз заполнять реквизиты вручную.
Обмен документацией с ФНС. Самостоятельные поездки в налоговую отменяются.
Сбор информации о контрагентах. В сервисе можно запросить до 36-и досье контрагентов, чтобы убедиться в правильности решения о работе с конкретным поставщиком.
1С: СтартЭДО позволяет принимать неограниченное количество файлов от других компаний и отправлять 20 комплектов документов в месяц. Система автоматизирует учёт в компании и упрощает документооборот.
