Электронный документооборот: понятие, виды, плюсы и минусы
1472

Электронный документооборот: понятие, виды, плюсы и минусы

Оглавление

    Предлагаем материал для тех, кто планирует перейти с бумажной документации на электронную. Из статьи вы узнаете, что значит ЭДО, можно ли его сравнивать с СЭД и другую полезную информацию.

    Электронный документ, СЭД и ЭДО: что это такое

    Электронный документ представляет собой файл, который подписан электронной подписью. Документ не требуется распечатывать, поскольку он равнозначен бумажному экземпляру, подписанному от руки. Преобразовать в электронный формат можно любую документацию — к примеру, накладную, договор или акт сверки.

    Совершать обмен электронными документами можно внутри организации, а также с партнёрами или ФНС. Это упрощает и ускоряет процессы, к тому же такие документы сложнее потерять, фальсифицировать или перехватить.

    Система электронного документооборота (СЭД) позволяет обмениваться документами в электронном виде. Для этой цели, например, можно работать в программе 1С: Документооборот онлайн. Но сам процесс обмена именуют электронным документооборотом (ЭДО). Он входит в СЭД, являясь её частью — поэтому сравнивать эти два понятия не совсем корректно.

    Каким бывает электронный документооборот

    Внутренним. Осуществляется между работниками и руководством организации. Законы его не регулируют, а значит, любой бизнес вправе следовать собственным правилам обмена.

    Внешним. Реализуется при обмене электронными документами с партнёрами. В этом случае можно использовать сервис «1С: ЭДО», который интегрирован во многие решения «1С». При создании документов необходимо отталкиваться от норм, которые установило государство.

    С госорганами. Это сдача отчётности и прочей документации в ФНС, СФР и остальные ведомства.

    Чтобы вести ЭДО, необходимо выполнение двух условий:

    1. Подписывать документацию электронной подписью. Можно использовать ту, которой организация подписывает отчётность в ФНС.

    2. Пересылать документацию должен оператор ЭДО.

    Оператор ЭДО: что это означает

    Оператор электронного документооборота (ОЭД) — это организация, предоставляющая услугу обмена электронной документацией, гарантирующая юридическую значимость документов и безопасность отправляемых сведений.

    Вы отправляете документ

    ОЭД проверяет документ и формат файла

    Вскоре партнёр получает документ и подписывает его

    Отправляет подписанный документ вам

    ЭДО напоминает обмен отсканированными документами по email, только быстрее.

    Плюсы и минусы электронного документооборота

    Плюсы ЭДО 

    Главное преимущество — экономия на бумаге, печати, доставке и хранении документации. Документы в электронном формате можно разместить на серверах ОЭД.

    ЭДО помогает:

    • сделать взаимодействие с государственными органами проще — можно отсылать электронные документы в налоговую и суды;

    • отправлять и получать документацию непосредственно из учётной системы, к примеру, «1С»;

    • мониторить статус документа: доставлен, подписан и т. д.

    • получать меньше отказов от налоговой — ОЭД проверяет формат документов и то, как они составлены. Поэтому налоговая, скорее всего, примет их сразу.

    Минусы ЭДО

    Система электронного документооборота имеет и недостатки:

    • если у партнёра нет ЭДО, то нужно будет формировать документы и в электронном, и в бумажном формате;

    • переход на ЭДО требует вложений: придётся подключить специальное ПО, а также потратить время и финансы на обучение работников.

    Электронный документооборот отлично подойдёт, если организация работает со счетами-фактурами, сдаёт декларации по НДС, имеет множество филиалов, партнёров из других субъектов и большое количество бумажных документов. 

    В этом случае ЭДО позволит сформировать электронный архив и ускорить обмен документами.

    (Рейтинг: 5 ,  Голосов: 1 )

    Поделитесь статьей в соцсетях

    Загрузка....
    Получайте свежие новости из мира бухгалтерии и финансов! Подпишитесь на email рассылку
    email
    Отправляя форму, вы соглашаетесь
    с Политикой конфиденциальности . Данные обрабатываются с помощью
    с SmartCaptcha
    Отправляя комментарий, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в рамках Политики конфиденциальности.  Данные обрабатываются с помощью  SmartCaptcha
    Girls in banner.
    Girls in banner.

    1С в облаке — бесплатно!

    Оцените преимущества аренды 1С — используйте тестовый период.
    1716325384