Выгрузка БП 3.0 - ЗУП 3.1 (порядок проверки и корректировки)

Проверка до переноса

Перенос сразу из двух Бухгалтерий (конфликты документов)

Перенос может быть не произведен, когда в двух программах Бухгалтерия есть документы с одинаковыми номерами:

• Прием

• Увольнение,

• Кадровый перевод

• Отпуск,

• Отпуск без оплаты

• Больничный лист

• Начисление зарплаты и взносов

• Ведомость в кассу

• Ведомость в банк

• 2-НДФЛ

• 2-НДФЛ в НО

Т.е. если документы организации, уже перенесенной в ЗУП, имеют исходный вид:

0000-000001, 0000-000002 и т.д., и документы во второй базе, которые собираемся переносить в ЗУП, имеют такую же нумерацию, и неважно, за какой год, то возникает ошибка переноса: Неуникальный номер документа.

В этом случае необходимо вручную или автоматизированно (т.е. обработкой) переименовать указанные документы в исходной Бухгалтерии.

Например, добавив префикс базы (вторая пара цифр до дефиса) или префикс организации (первая пара цифр до дефиса).

Т.е.:

• вместо номера 0000-000001 указать номер 00БУ-000001 или 0002-000001 в случае изменения префикса базы

• вместо номера 0000-000001 указать номер 1100-000001 или Б200-000001 в случае изменения префикса базы

Также необходимо изменить префикс базы Бухгалтерия в разделе Администрирование - Синхронизация, это понадобится в дальнейшем для синхронизации одной ЗУП двумя или более программами Бухгалтерия: у них одинаковых префиксов быть не может.

При изменении префикса в программе Бухгалтерия может случиться так, что новые документы Счет, Счет-фактура и др. начнут нумероваться с 1. В этом случае необходимо у документа с номером 1 изменить номер на следующий, который был бы до добавления префикса. И далее документы будут нумероваться корректно.

В БП премия начислялась отдельным документом

После переноса данных часть документов Начисление зарплаты и взносов может быть перенесена в непроведенном виде.

При попытке провести такой документ программа ЗУП выдает сообщение вида:

Работник Иванов Сергей Юрьевич: период 1 - 4 декабря будет оплачен как Оплата по окладу текущим документом и как Оплата по окладу документом Начисление зарплаты и взносов 0000-000032 от 27. 12. 2019

Чаще всего ситуация вызвана тем, что в программе Бухгалтерия премия начислялась отдельным документом Начисление зарплаты и взносов, а оплата по окладу- другим документом.

В ЗУП переносятся 2 документа. В том, где начисляется премия, для сотрудника присутствуют 2 строки:

• Премия

• Оплата по окладу с 1 по последний день месяца с нулевой суммой.

В этом документе необходимо:

• Запомнить (записать) по сотруднику все начисления (в т. ч. Сумму премии), НДФЛ и взносы

• Удалить нулевую строку с окладом - сразу обнулятся все начисления сотрудника

• Вручную внести все суммы сотрудника, проверить НДФЛ и взносы, при необходимости исправить вручную.

Есть два документа за один месяц с одинаковыми начислениями

Документ Начисление зарплаты и взносов может быть перенесен непроведеным, если в Бухгалтерии есть другой документ Начисление зарплаты за тот же месяц с тем же начислением и ненулевой суммой

В первом – дата выплаты одна, во втором другая.

Необходимо в каждом документе указать разные периоды начисления, тогда второй документ сможет быть проведен

Проверка после переноса

Проверка дат предполагаемой выплаты

Специфика обновления закjнодательства в части учета НДФЛ привела к тому, что в документе Начисление зарплаты большую роль стала играть Дата предполагаемой выплаты.

В Бухгалтерии предприятия эту дату можно найти лишь в расшифровке сумм Начислено. В ЗУП - для этой даты есть общее поле внизу документа. Соответственно, при выполнении начального заполнения (первичного переноса) данных Бухгалтерия - ЗУП документы Начисление зарплаты переносятся без этой даты в указанном поле. Иногда проведенными, иногда нет. и в обоих случаях такой документ некорректно учитывает НДФЛ.

Порядок исправления: обязательно распроводим документ (если он уже проведен, но дата пуста), затем проставляем дату предполагаемой выплаты, после чего выполняем проведение. Не проставляйте дату сразу в уже проведенном документе с последующим перепроведением! Даты выплаты, указанные индивидуально - никак от этого не меняются (их вы можете проверить уже на вкладке НДФЛ в документе).

Проверка настроек расчета зарплаты, кадрового учета и учетной политики

В БП 3.0 большая часть таких настроек собрана в Зарплата – Настройки зарплаты – Порядок учета зарплаты

При этом в ЗУП 3.1 эти настройки располагаются в разных местах:

• Настройки расчета зарплаты: Настройка – Расчет зарплаты

• Настройки кадрового учета: Настройка – Кадровый учет

• Настройки учетной политики: Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки.

• Проверка справочных данных после переноса, как правило, заключается в проверке следующих справочников:

• Справочник Организации — сведения можно проверить в справочнике. Как правило все основные сведения (наименования, коды, адреса и т.п.) переносятся корректно и не требуют редактирования. Также стоит учитывать, что некоторые сведения, хранящиеся в этом справочнике влияют на расчет зарплаты (РК, Северная надбавка). Ошибки в заполнении этих сведений могут быть вычислены при первом расчете зарплаты в ЗУП 3.1 и сверки этого расчета с расчетом в БП 3.0 (о такой сверке будет рассказано немного ниже).

• Справочник Подразделения, Должности – проверить перенос сведений можно визуально в самих справочниках

• Сотрудники

Личные данные

Проверить корректность переноса сведений по физическим лицам и сотрудникам можно с помощью отчетов

Личные данные сотрудников:

• в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по кадрам

• в ЗУП 3.1 Кадры – Кадровые отчеты

Штатные сотрудники:

• в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по кадрам

• в ЗУП 3.1 Кадры – Кадровые отчеты

Необходимо в справочнике Сотрудники снять флаг Скрывать сотрудников, по которым уже не выполняются операции и проанализировать список сотрудников на строки, которые выглядят одинаково: сотрудник мог быть принят в организацию несколько раз принят в разные организации одной базы.

Имеет смысл изменить отображение сотрудника в списках, добавив в поле Дополнять представление, например, табельный номер или другую информацию, которая позволит сотрудников различать. Это значительно облегчит поиск ошибок во взаиморасчетах с сотрудниками. Добавить для всех сотрудников поля уточнения представления и скрытия сотрудников из списка по необходимости можно в карточке любого сотрудника через Еще – Изменить форму.

Способ выплаты

Для того, чтобы суммы выплат сотрудника попадали в нужную Ведомость (в банк, в кассу, на счета), в программе ЗУП 3.1 в карточке сотрудника по ссылке Выплата зарплаты необходимо проверить Способ выплаты.

Следует различать способы выплаты Зачислением на карточку (по зарплатному проекту) и Перечислением на счет в банке (на личный счет сотрудника).

Средний заработок

Для сводной проверки расчета среднего заработка специализированных отчетов ни в БП 3.0, ни в ЗУП 3.1 не предусмотрено. Поэтому для сверки перенесенных сведений необходимо воспользоваться документами, в которых происходит расчет по среднему заработку.

Для проверки расчета общего среднего заработка можно воспользоваться документами Отпуск.

Аналогичным образом можно проверить перенесенные данные для пособий, рассчитываемых из среднего заработка через документы Больничный.

Штатное расписание, кадровые данные, сведения о плановых начислениях

Штатное расписание в ЗУП 3.1 формируется по позициям (должностям и подразделениям), занятым сотрудниками.

Начисления и выплаты текущего периода

Остатки по взаиморасчетам

Проверить перенесенные остатки по взаиморасчетам можно с помощью специализированных отчетов Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) с датой конца периода, равной дате последней выплаты за месяц.

• в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате

• в ЗУП 3.1 Зарплата – Отчеты по зарплате

В случае, если задолженность перенесена неверно, то исправить её можно в документе Выплаты - Начальная задолженность по зарплате. Учет расчетов с сотрудниками происходит на следующих регистрах:

Зарплата к выплате – на основании остатков в этом регистре формируется сумма для заполнения документов Ведомость…

Взаиморасчеты с сотрудниками – по остаткам в этом регистре формируется сальдо по взаиморасчетам с сотрудниками в зарплатных отчетах ЗУП.

Стоит иметь в виду, что движения приход увеличивают задолженность перед сотрудником, а расход наоборот, отражают факт списания задолженности. Учитывая это, при необходимости следует скорректировать несуществующие остатки.

Можно сверить начальное сальдо на дату переноса отчетом Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно)

Снять группировку по подразделениям можно в Настройка – (Расширенный вид) - Структура установить указатель на поле Выводить отчет по сотрудникам, правой кнопкой мыши выбрать Переместить выше и левее. Либо просто перетащить этот элемент мышкой на Строки.

Затем снять флаг с поля Подразделение на конец периода.

Если сальдо не совпадает, его можно скорректировать документом Главное - Данные на начало эксплуатации - Начальная задолженность по зарплате

Профилактика переноса начислений и выплат

• ВАЖНО. В программе Бухгалтерия желательно заранее проверить корректность исчисления НДФЛ отчетом Анализ НДФЛ по месяцам, чтобы не исправлять в ЗУП ошибки, которые уже были допущены в БП.

• Администрирование – Перенос данных, проверяем документы, в случае с дивидендами создаём вручную Начисление дивидендов (переносы по этим операциям удаляем).

• Документы переносов по НДФЛ за текущий год также удаляем.

• Начисления/ведомости за текущий год распроводим, последовательно проводим начисления, при необходимости установив дату предполагаемой выплаты

• В Ведомостях выделяем всех сотрудников. Нажимаем на вкладке НДФЛ кнопку Обновить НДФЛ, указываем счет. (отпуска, больничные листы просто проводим, НДФЛ не обновляем)

Плановые начисления

Самый быстрый способ проверить правильность перенесенных сведений о назначенных сотрудникам плановых начислениях (а также настройки видов расчета, настройки расчета зарплаты) – это выполнить расчет зарплаты в ЗУП 3.1 за месяц начала эксплуатации и выполнить аналогичный расчет в БП 3.0.

После чего сформировать в обеих программах отчеты Анализ зарплаты по сотрудникам:

в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате, в ЗУП 3.1 Зарплата – Отчеты по зарплате

Если выявлены расхождения в расчетах по сотрудникам между ЗУП 3.1 и БП 3.0, то может потребоваться корректировка следующих сведений:

• Документ Начальная штатная расстановка – именно в этот документ при рекомендованном переносе загружаются сведения о плановых начислениях сотрудников и их графике. В случае полного переноса аналогичные данные содержаться в документах кадрового учета (Прием на работу, Увольнение, Кадровый перевод)

• Настройки видов начисления – справочник Начисления

• Настройки расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты), кадрового учета (Настройка – Кадровый учет) и настройки учетной политики (Настройка – Организации – вкладка Учетная политика и другие настройки)

• Справочник Графики работы.

• В БП 3.0 в карточке сотрудника - Начисления и удержания

• В ЗУП 3.1 в карточке сотрудника Плановые начисления

Либо Функции технического специалиста - регистр сведений Плановые начисления.

Плановые удержания

Сведения о плановых удержаниях загружаются в учетные документы (журнал документов Алименты и другие удержания) поэтому, если в пробном расчете зарплаты ЗУП 3.1 расчет удержаний отличается от расчета в БП 3.0, то именно в этом журнале документов необходимо корректировать сведения о плановых удержаниях.

НДФЛ

Проверка

Для сводной проверки данных по исчисленному НДФЛ необходимо провести документы и воспользоваться, отчетом Анализ НДФЛ по месяцам

• в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате

• в ЗУП 3.1 Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам

В случае обнаружения неточностей в расчете НДФЛ, следует проверить правильность данных, влияющих на расчет НДФЛ:

• Справочник Сотрудники – вкладка Налог на доходы формы справочника, на которой можно отредактировать сведения о статусе налогоплательщика, о вычетах, уведомления на авансовые платежи по патентам и сведения о доходах сотрудников с предыдущих мест работы (влияет на учет взносов).

• Справочник Начисления (вкладка Налоги, взносы, бухучет) – проверить настройку обложения НДФЛ (флаг), а также код дохода.

Корректировка

НДФЛ исчисленный получается из документов начислений, НДФЛ удержанный - из Ведомостей.

НДФЛ перечисленный в программе Бухгалтерия регистрируется операциями закрытия месяцев, в ЗУП переносится документами Перенос данных (Администрирование).

Документы Ведомость, созданные уже в ЗУП, содержат установленный флаг НДФЛ перечислен вместе с зарплатой, т. е. отражают НДФЛ перечисленный, равный удержанному - и более никаких действий по перечислению НДФЛ выполнять не нужно. Ведомости, перенесенные из Бухгалтерии, флаг не содержат.

Можно удалить документы Перенос данных и во всех Ведомостях 2023 года установить флаг НДФЛ перечислен вместе с зарплатой, можно через Администрирование - Обслуживание - Корректировка данных - Групповое изменение справочников и документов.

Необходимо выбрать документы Ведомость.

Настроить отбор по дате

Настроить по кнопке Дополнтельные параметры.

Выбрать пораметр Перечисление НДФЛ выполнено - установить Да

И нажать кнопку Изменить реквизиты.

Страховые взносы

Для проверки сведений по рассчитанным взносам можно воспользоваться следующими отчетами:

Анализ взносов в фонды, Проверка расчета взносов

• в БП 3.0 Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате

• в ЗУП 3.1 Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам

В случае обнаружения неточностей в расчете страховых взносов следует проверить правильность данных, влияющие на расчет взносов:

• Справочник Сотрудники – вкладка Страхование формы справочника, на которой можно отредактировать сведения о статусе застрахованного лица, инвалидности и льготах

• Справочник Организации (Учетная политика и другие настройки – Учетная политика) – здесь настраивается вид тарифа для организации, ставка ФСС НС, а также возможность учета сотрудников различных категорий (с правом досрочного выхода на пенсию, фармацевтов, членов летных экипажей и т.п.)

• Справочник Начисления (вкладка Налоги, взносы, бухучет) – проверить указанный вид дохода. Этот реквизит влияет на обложение сумм, начисленных по данному виду начисления

• Документ Перенос данных с кодом СВ – содержит сведения об исчисленных взносах и учтенных доходах за период до начала эксплуатации в ЗУП 3.1 (ошибки в переносе этих сведений могут влиять на текущий расчет).

Внесение отсутствующих счетов сотрудников

Сами счета, если они были в Бухгалтерии, перенесены. Но их может не быть в Ведомости.

Повторному проведению Ведомости на счета может помешать то, что не внесены банковские счета сотрудников.

Необходимо быть готовыми их внести вручную.

Отчетность

6-НДФЛ

С учетом того, что с 2021 г. была введена новая форма отчета 6-НДФЛ проблем с переносом движений по НДФЛ на данный момент пока не наблюдалось.

ЕФС-1, 2-й раздел (вместо 4-ФСС)

ЕФС-1 (4-ФСС) из БП в ЗУП не переносится – выгружаем и загружаем отчеты вручную

Если не совпадает начальная задолженность на начало периода.

Для исправления можно в разделе Налоги и взносы ввести документ Уплата страховых взносов в фонды с датами до начала 2018 года и сумму (положительную или отрицательную.)

РСВ

Отчет Расчет по страховым взносам в программе ЗУП формируется корректно, если суммы доходов и взносов при сверке совпали.

СЗВ-СТАЖ

Можно сформировать отчет за проверяемый год в программе БП 3.0 и в ЗУП 3.1 в разделе Отчетность, справки - 1С-отчетность и сравнить печатные формы отчетов.