Табель в ЗУП 3.1

Для понимания того, каким образом ведется учет рабочего времени в программе ЗУП, необходимо знать, что в программе есть как отчет Табель, так и документ Табель.

• Задача первого – лишь выводить информацию о рабочем времени, уже скорректированном на основании внесенных в программу документов отклонений

• Задача второго – формировать эту информацию самостоятельно в случае ведения учета методом сплошной регистрации рабочего времени

Отчет позволяет получить данные об использовании рабочего времени из следующих объектов программы (в порядке приоритета):

• график работы сотрудника

• индивидуальный график на определенный месяц

• документы, регистрирующие отсутствия, например - Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Командировка и др. А также работу в праздники, выходные, сверхурочно - Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно

• документ Табель.

Табель в отчете можно формировать для каждого подразделения организации как отдельный документ (доступно в настройках отчета).

Документ Табель имеет приоритет перед другими документами учета фактически отработанного времени (Отпуск, Больничный лист и др.): если введен документ Табель, а после этого вносятся изменения в данные для расчета заработной платы, следует отражать эти изменения в табеле, иначе заработная плата может быть начислена по неверным данным.

При исправлении документа Табель прошлого периода по ссылке Исправить, сотрудников по которым не вносятся изменения, удалять не нужно. При проведении документ не вносит по ним никаких данных в информационную базу.

Общая схема учета рабочего времени в программе выглядит следующим образом:

1. Вводится информация о плановом объеме рабочего времени сотрудника (норме времени и расписании работы сотрудника):

• описывается график работы сотрудника

• при необходимости вводится индивидуальный график на месяц.

2. Вводится информация о фактическом объеме рабочего времени сотрудника:

• все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и др.)

• работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами (Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно)

• регистрация специальных случаев (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т.п.) производится документами Данные для расчета зарплаты

• при необходимости вводится документ Табель.

3. Формируется печатная форма табеля № Т-13, отражающая всю введенную информацию, для проверки, утверждения, печати и т.д.

4. По введенным данным начисляется заработная плата.

Подробнее об организации учета рабочего времени в программе смотрите в одноименной статье.

Существуют два метода оформления табеля учета рабочего времени:

1. При учете рабочего времени используется метод отклонений.

2. При учете рабочего времени используется метод сплошной регистрации

При учете рабочего времени используется метод отклонений

Для формирования табеля по унифицированной форме № Т-13 в программе используется отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) (Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13).

Для начисления зарплаты сотрудникам такой организации нет необходимости предварительно оформлять табель учета рабочего времени. Отчет Табель в организации принято формировать после начисления зарплаты за месяц.

Когда сотрудник не полностью отработал учетный период (месяц) по установленному графику рабочего времени, в табеле учета рабочего времени указывается код причины отклонения и продолжительность отклонения. Код причины определяется по виду начисления, которым в программе с помощью соответствующего документа зарегистрировано отклонение от графика работы. Для автоматического проставления кода в табеле у каждого вида начисления, вытесняющего по той или иной причине рабочее время по графику, на закладке Учет времени (Настройка – Начисления) в разделе Обозначения в учете времени и стажах указывается, как это начисление следует понимать для целей учета рабочего времени (заполнение поля производится выбором из справочника Виды использования рабочего времени (Настройка – Виды рабочего времени). Кроме того, в документах Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Командировка, Простой, отстранение от работы, Отсутствие с сохранением оплаты можно уточнить вид времени, который будет использоваться при заполнении табеля.

Для начисления оплаты по окладу пропорционально отработанным часам в программе может быть использован предопределенный вид начисления Оплата по окладу (по часам) (Настройка – Начисления). Для вида начисления Оплата по окладу (по часам) на закладке Учет времени установлен вид времени Рабочее время. При этом учитываются все виды рабочего времени, не только Явка.

Табель использования рабочего времени по форме № Т-13 формируется автоматически с помощью отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) на основании данных, имеющихся в информационной базе, в которой отражены все отклонения и произведены все начисления за текущий месяц.

1. Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13).

2. В поле Период укажите период, за который необходимо сформировать табель.

3. В поле Организация укажите организацию, по которой необходимо сформировать табель.

4. В поле Сотрудники выберите сотрудника (сотрудников), по которому необходимо сформировать табель.

5. Для редактирования полного перечня текущих настроек отчета нажмите на кнопку Настройки. В открывшейся форме выполняются настройки для построения отчета.

6. Сформировать.

Для учета использования рабочего времени каждому сотруднику ставится в соответствие его график работы. В дни, проработанные по графику, в табеле проставляется код Я, и продолжительность работы в часах. Выходные и праздничные дни по графику работы сотрудника отмечаются кодом В. Когда сотрудник отработал не полностью учетный период (месяц) по установленному графику (находился в отпуске, в командировке, болел и т.д.), в табеле учета рабочего времени указывается код причины отклонения и продолжительность отклонения. Если в течение месяца у сотрудника были внутрисменные отсутствия, то в табеле в одной ячейке могут быть указаны несколько кодов учета времени через дробь и продолжительность работы в часах по каждому виду времени тоже указываются через дробь.

При учете рабочего времени используется метод сплошной регистрации

Документ Табель предназначен для ввода фактически отработанного времени сотрудников при необходимости. Табель вводить необязательно. Заполнение документа отличается в зависимости от того, используется ли обособленные территории и/или условия труда или не используются.

Поскольку графики работы в подразделении могут не соблюдаться по причине, например, взаимной подмены сотрудников на разных территориях, учет рабочего времени ведется методом сплошной регистрации. В течение месяца табель заполняется вручную ответственным лицом. В начале следующего месяца заполненный табель передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.

В данной ситуации необходимо использовать уже документ Табель. Обратите внимание, если в программе в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) установлен флаг Проверять соответствие фактического времени плановому, то документ Табель (если есть отклонение от планового) не проведется, появится сообщение, что фактическое рабочее время не соответствует плановому (например, при попытке зарегистрировать с помощью документа Табель явку в выходной день по графику сотрудника или наоборот). Поэтому при учете рабочего времени методом сплошной регистрации необходимо снять данный флаг.

Зарплата – Табели.

1. В поле Месяц выберите месяц, за который необходимо сформировать табель (по умолчанию текущий месяц).

2. Укажите организацию, дату документа. Номер документа проставляется программой автоматически, ручные его корректировки настоятельно не рекомендуются, во избежание дальнейших проблем с нарушением автонумерации.

3. В поле Данные за укажите, за какой период необходимо сформировать табель (по умолчанию текущий месяц).

4. В полях С... По... автоматически отражается период начала и окончания формирования табеля.

5. Если в поле Данные за указать Произвольный период, тогда поля С... По... заполните вручную.

6. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флаг Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом.

7. Табличная часть документа заполнится буквенными обозначениями из справочника Виды использования рабочего времени (Настройка – Виды рабочего времени) и количеством часов, соответствующих графику работы и документов отклонений.

8. Изменение вида времени и количества часов в табеле произведите вручную в специальной форме Редактирование данных учета времени за день, которая открывается при нажатии на ссылку в ячейке дня.

9. По кнопке Т-13 можно сформировать и вывести на печать Табель учета рабочего времени (унифицированную форму № Т-13).

При расчете заработной платы за месяц фактически отработанное время определяется по табелю, т.е. на основании данных, зафиксированных документом Табель и с учетом зарегистрированных отклонений. Начисление заработной платы за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (Зарплата – Начисление зарплаты и взносов).