Электронные перевозочные документы в УТ

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это документ, который оформляется при передаче груза перевозчику для доставки грузополучателю. С 2022 года ЭТрН обязательна для многих категорий перевозок, а её формат утвержден приказом ФНС № ЕД-7-26/1065@. В процессе перевозки участвуют три стороны: грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. В этой инструкции вы узнаете, как настроить обмен ЭТрН в 1С, сформировать и отправить информацию грузоотправителя, обработать данные перевозчика и грузополучателя, а также отразить отклонения и завершить документооборот.

Настройка обмена ЭТрН в 1С

Прежде чем начать работу с ЭТрН, необходимо выполнить настройки обмена электронными документами. Это единый процесс для всех участников (грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя).

Настройка для грузоотправителя:

1. Перейдите в раздел «НСИ и Администрирование» - «Обмен электронными документами» - «Настройки ЭДО» - закладка «Настройки отправки документов».

2. Настройки задаются отдельно по каждому контрагенту. Проверьте наличие флага в строке «Электронные транспортные накладные».

3. В графе «Регламент ЭДО» уточните порядок обмена:   
   · «Ожидать ответную подпись» — установите обязательно. 
   · «Ожидать извещение о получении» — установите, если это предусмотрено договором с перевозчиком (п. 9 Приложения № 1 к Правилам обмена).

Аналогичные настройки выполняются для перевозчика и грузополучателя. Для автоматического создания документов по полученным ЭТрН на закладке «Настройки получения» выберите значение «Автоматически — Электронная транспортная накладная».

Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)

Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — это документ для оформления договоренностей между грузоотправителем и перевозчиком о перевозке груза. С 1 сентября 2026 года оформление заказов на перевозку в электронном виде стало обязательным.

В оформлении ЭТрН принимают участие все участники перевозки: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и экспедитор (если он привлекается). На каждом этапе участники формируют титулы — файлы обмена, из которых состоит ЭТрН.

Оформление ЭТрН грузоотправителем: формирование и отправка

Шаг 1: Создание документа. Оформление ЭТрН начинается на стороне грузоотправителя. Документ создается из документа «Реализация товаров и услуг» (раздел «Продажи» - «Документы продажи (все)»). В нижней части формы нажмите «Оформить ЭПД».

Если в системе включена опция «Задания на перевозку», ЭТрН оформляется из документа «Задание на перевозку» (раздел «Склад и доставка» -«Управление доставкой» - «Доставка»).

Шаг 2: Заполнение информации грузоотправителя. В открывшейся форме «Электронная транспортная накладная»:

• Все обязательные поля отмечены красной гиперссылкой. Большая часть данных заполняется автоматически из карточек организации, контрагента и документа реализации.

• На закладке «Сведения о грузе» проверьте наименование груза (по умолчанию «Товары народного потребления»), вес, объем, количество мест. Данные берутся из карточки номенклатуры и единиц измерения.

• Укажите сведения о перевозчике, водителе, транспортном средстве и отметку о приемке груза.

Шаг 3: Отправка. Нажмите «Отправить». Документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляется оператору ИСЭПД для передачи перевозчику и в ГИСЭПД. После отправки документ перемещается в папку «На контроле» списка «Текущие дела ЭДО».

Получение информации перевозчика и грузополучателя

В процессе перевозки грузоотправитель должен получить несколько файлов от других участников:

Получение электронных документов выполняется:

• по кнопке «Отправить и получить» из списка «Текущие дела ЭДО»;

• по кнопке «Получить» из формы просмотра файла ЭТрН.

После получения всех файлов в форме ЭТрН информационная лента покажет, что все этапы пройдены: Оформление - Погрузка - Приемка - Разгрузка.

Первичный учетный документ (опционально)

Если ЭТрН используется также как первичный документ для оформления услуги перевозки, грузоотправитель дополнительно:

1. Получает от перевозчика файл «Информация перевозчика об изменении финансового состояния».

2. Отправляет перевозчику извещение о получении.

3. Отправляет файл «Информация грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового состояния».

После этого обмен ЭТрН завершается, документ перемещается в папку «Ознакомиться» со статусом «Обмен завершен».

Оформление ЭТрН перевозчиком

Шаг 1: Получение информации грузоотправителя. Перевозчик получает файл ЭТрН (информация грузоотправителя) по кнопке «Отправить и получить». Документ отражается в папке «Подписать».

Шаг 2: Подтверждение принятия груза. Перейдите в форму Электронная транспортная накладная (двойным щелчком из графы «Отражение в учете»). Информационная лента показывает этап «Погрузка». Установите переключатель «Замечания при погрузке»:

• «Без замечаний» — отправьте ЭТрН (информация перевозчика о приеме груза к перевозке).

• «Есть замечания» — укажите несоответствия (дата, время, масса, количество мест) и отправьте с замечаниями.

• Для отказа от перевозки используйте кнопку «Отказаться от перевозки» с указанием причины.

Шаг 3: Опциональные действия. При необходимости перевозчик может:

• Внести информацию о переадресовке (по уведомлению от грузоотправителя или грузополучателя).

• Внести информацию о замене водителя/ТС (по своей инициативе).

Шаг 4: Подтверждение выдачи груза. После получения информации грузополучателя перейдите на этап «Разгрузка».

• Установите переключатель «Замечания при выгрузке» в положение «Без замечаний» или «Есть замечания».

• Отправьте файл «Информация перевозчика о выдаче груза грузополучателю».

• Если груз не выгружен, используйте кнопку «Не согласиться» с указанием причин.

• При частичной разгрузке используйте кнопку «Переадресовка» для указания нового адреса или грузополучателя.

Шаг 5: Выставление первичного документа (опционально). Используйте кнопку «Корректировка стоимости», чтобы сформировать и отправить «Информацию перевозчика об изменении финансового состояния». После получения подтверждения от грузоотправителя обмен завершен.

Оформление ЭТрН грузополучателем

Шаг 1: Получение информации. Грузополучатель получает файлы ЭТрН (информация грузоотправителя) и ЭТрН (информация перевозчика о приеме груза к перевозке). Они отражаются в папке «Подписать».

Шаг 2: Подтверждение приемки груза. Перейдите в форму Электронная транспортная накладная. Информационная лента показывает этап «Приемка».

• Установите переключатель «Результат приемки груза»:

•   «Принят» — заполните обязательные сведения (отмечены красной волнистой линией) и отправьте файл ЭТрН (информация грузополучателя).

•   «Не принят» — укажите причины отказа и отправьте уведомление.

Шаг 3: Получение информации перевозчика о выдаче груза. После того как перевозчик отправит подтверждение выдачи груза, грузополучатель получает соответствующий файл. ЭТрН перемещается в папку «Ознакомиться» со статусом «Обмен завершен».

Типовые ошибки при работе с ЭТрН

Электронные путевые листы

В дополнение к ЭТрН в 1С можно оформлять электронные путевые листы (раздел «Склад и доставка» - «Управление доставкой» - «Электронные перевозочные документы»). Оформление реализовано в виде помощника из нескольких шагов:

1. Основная информация: организация, вид перевозки, ТС, водитель, ответственные за медосмотр и техосмотр.

2. Медосмотр: вносит и подписывает медработник (штатный или сторонний). При отрицательном результате — кнопка «Медосмотр не пройден».

3. Техосмотр: аналогично, результат «Разрешен выпуск» / «Не разрешен».

4. Показания одометра при выезде — подписание и отправка.

5. Показания одометра при въезде — после возвращения ТС

После отправки формируется QR-код для ГИБДД, который можно отправить водителю на электронную почту.

Оформление электронной транспортной накладной в 1С — это многоэтапный процесс, в котором участвуют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Вы узнали, как настроить ЭДО с контрагентами, сформировать и отправить информацию грузоотправителя, обработать данные перевозчика и грузополучателя, отразить отклонения и завершить документооборот. Правильная настройка приглашений, проверка обязательных реквизитов и своевременное подписание документов гарантируют корректный обмен ЭТрН и соответствие требованиям законодательства. Используйте функционал электронных путевых листов для комплексного учета перевозок.

Ответы на вопросы/ Частые вопросы