Как работать с электронными перевозочными документами (ЭПД) в 1С: Розница и УНФ

С 1 сентября 2026 года вступает в силу Федеральный закон № 140-ФЗ, который делает обязательным применение электронных перевозочных документов (ЭПД) для всех участников коммерческих грузоперевозок. ЭПД — это цифровые аналоги бумажных транспортных документов, которые проходят через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), оператором которой является Минтранс России. В этой инструкции вы узнаете, как настроить работу с ЭПД в 1С:Розница и 1С:УНФ, какие документы оформлять и как использовать мобильное приложение для подписания документов в рейсе.

Что такое ЭПД и кому они обязательны с 1 сентября 2026 года

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это цифровые аналоги бумажных сопроводительных транспортных документов. С 1 сентября 2026 года в электронном виде обязательно оформлять:

1. Электронную транспортную накладную (ЭТрН) — основной документ, подтверждающий заключение договора автоперевозки.

2. Электронный заказ или заявку (ЭЗЗ) — документ для согласования условий доставки груза между грузоотправителем и перевозчиком.

3. Электронный путевой лист (ЭПЛ) — содержит информацию о водителе, маршруте и датах перевозки. Для перевозки алкогольной и спиртосодержащей продукции ЭПЛ обязателен с 1 сентября 2026 года.

ЭПД обязательны для грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов, если компания участвует в коммерческих грузоперевозках. Переход пока не требуется при доставке товаров своим транспортом покупателям-физлицам, для внутренних нужд бизнеса (например, перевозка между магазинами одной компании) и когда доставка входит в цену товара и не является отдельной услугой.

Начало работы с ЭПД в программе

Перед началом работы необходимо выполнить три подготовительных шага.

Шаг 1: Получение электронной подписи. Руководитель или ИП может бесплатно получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) в удостоверяющем центре ФНС или у доверенного лица. Другие сотрудники, подписывающие транспортные документы, могут получить УКЭП в коммерческих удостоверяющих центрах. Для подписания документов от имени организации у них должна быть машиночитаемая доверенность (МЧД).

Шаг 2: Подключение 1С-ЭДО и 1С-ЭПД. Взаимодействие между участниками перевозок осуществляется через операторов электронного документооборота «Калуга Астрал» или «Такском», которые также выступают в роли операторов ЭПД. Подключите сервис 1С-ЭДО, после чего станет доступен модуль 1С-ЭПД, встроенный в решения 1С:Розница и 1С:УНФ.

Шаг 3: Приглашение контрагентов. Отправьте приглашения к электронному документообороту контрагентам, участвующим в грузоперевозках. 

Создание и подписание документов на рабочем месте ЭПД

В разделе «Продажи» в группе «Доставка» становится доступна ссылка «Электронные перевозочные документы». По ссылке переходим в рабочее место «Электронные перевозочные документы».

В рабочем месте можно создать любые перевозочные документы: электронный заказ-заявку (ЭЗЗ), электронную транспортную накладную (ЭТрН) и электронный путевой лист (ЭПЛ). Также создание документов доступно в разделе «Компания», откуда можно быстро перейти к спискам документов каждого вида для проверки титулов и подписания.

Роли в оформлении ЭПД

Тип документа: заказ или заявка

• Заказ — подходит для нерегулярных перевозок.

• Заявка — является приложением к договору и уточняет детали конкретной перевозки в рамках действующего договора.

Документ можно создать как новый или на основании документов «Заказ покупателя», «Счет на оплату», «Расходная накладная» и «Заказ-наряд». В процессе оформления заказа-заявки задействованы две стороны: грузоотправитель и перевозчик. На каждом этапе формирования документа участники формируют титулы — файлы обмена, из которых состоит ЭЗЗ.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН)

Транспортная накладная — это документ, который в обязательном порядке оформляется при заключении договора перевозки груза автомобильным транспортом. С 1 сентября 2026 года оформление транспортных накладных в электронном виде стало обязательным для всех участников перевозок.

Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)

Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) — это документ для оформления договоренностей между грузоотправителем и перевозчиком о перевозке груза. С 1 сентября 2026 года оформление заказов на перевозку в электронном виде стало обязательным.

Электронную транспортную накладную можно создать на основании следующих документов:

• Расходная накладная

• Заказ-наряд

• Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ)

В оформлении ЭТрН принимают участие все участники перевозки: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель и экспедитор (если он привлекается). На каждом этапе участники формируют титулы — файлы обмена, из которых состоит ЭТрН.

Титулы ЭТрН при стандартной перевозке

Титулы отображаются в верхней части документа. Все участники могут видеть, на каком этапе сейчас находится перевозка. Пройденные этапы отмечаются желтым кругом, текущий — серым с желтой окантовкой, предстоящие — серым кругом.

Электронный путевой лист (ЭПЛ)

Электронный путевой лист (ЭПЛ) — вид электронного перевозочного документа, содержащий информацию о водителе и общие сведения о перевозке: груз, маршрут, даты начала и окончания. ЭПЛ оформляется на любое транспортное средство, используемое организацией или ИП, в том числе для собственных нужд.

ЭПЛ состоит из 6 титулов:

• Т1 — Основная информация о рейсе (оформляется диспетчером или собственником ТС)

• Т2 — Результат предрейсового медосмотра (оформляется медработником)

• Т3 — Результат техосмотра (оформляется механиком)

• Т4 — Показания одометра при выезде (оформляется ответственным сотрудником)

• Т5 — Показания одометра при заезде (оформляется после возвращения)

• Т6 — Результат послерейсового медосмотра (опционально, обязателен для пассажирских перевозок и перевозок опасных грузов)

На каждом этапе ответственное лицо подписывает свой титул УКЭП и отправляет данные через оператора. После отправки Т4 (показания одометра при выезде) формируется QR-код для ГИБДД, который можно отправить водителю на электронную почту.

Мобильное приложение 1С-ЭПД

Все участники перевозок от компании, например водитель, должны иметь возможность подписывать документы в рейсе. Для этого на транспортное средство устанавливается планшет или смартфон с мобильным приложением 1С-ЭПД.

Мобильное приложение 1С-ЭПД помогает водителям, механикам, медикам и другим ответственным сотрудникам оперативно вносить данные о перевозках без доступа к компьютеру. Приложение работает на устройствах с операционной системой iOS или Android. Сейчас приложение поддерживает работу с электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронным путевым листом (ЭПЛ).

Типовые ошибки при работе с ЭПД 

Переход на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года — это обязательное требование для всех участников коммерческих грузоперевозок. Вы узнали, как настроить работу с ЭПД в 1С:Розница и 1С:УНФ: получить электронные подписи, подключить 1С-ЭДО и 1С-ЭПД, отправить приглашения контрагентам, создать электронные заказ-заявки (ЭЗЗ), транспортные накладные (ЭТрН) и путевые листы (ЭПЛ). Правильная подготовка к переходу — получение УКЭП и МЧД, настройка обмена с контрагентами через операторов и использование мобильного приложения для подписания документов в рейсе — гарантирует соблюдение требований законодательства и ускоряет документооборот. Компании, которые начнут подготовку заранее, смогут не только избежать рисков и штрафов, но и получить практические преимущества: сокращение ошибок, снижение административной нагрузки и повышение управляемости логистических процессов.

Ответы на вопросы/ Частые вопросы