Доступ в 1С
Написать директору

На работе аврал: как рационально использовать рабочее время | Блог для бухгалтера

На работе аврал: как рационально использовать рабочее время

23.05.2017
1201

Подскажите, пожалуйста, давно ли вы посещали какой-либо тренинг или семинар, посвященный личной эффективности? Нет, в этом году еще не ходили? Может быть, у Вас на это просто нет времени, ведь на работе всегда какая-то суета? Слишком много вопросов и все же они не беспочвенны. Мы обратили внимание, что многие из наших коллег «настолько заняты» работой (и это при УСН доходы минус расходы со штатом 10 человек, например), что им просто не хватает сил выполнять свои бухгалтерские обязанности точно в срок. И вот спрашивается, мы ведь все люди, и чего у нас только нет в голове такого, что отвлекает и беспокоит нас без дела. С этим надо бороться и тут уж ничего не поделаешь. А иначе – хоть увольняйся иди.. Давайте посмотрим, что говорят и пишут психологи о нашей общей проблеме и как рекомендуют с ней бороться.

Выделяем проблемы

Разбирая данный вопрос ни в коем случае нельзя обойти стороной причины, по которым мы вечно чего-то не успеваем и при этом сильно устаем. При трезвом анализе ситуации становится очевидным следующее:

  • Не умеем разграничить важное от второстепенного

Без бдительности и концентрации в бухгалтерии делать нечего. Она требует внимания к мелочам, а когда речь заходит о каком-то нестандартном вопросе, то приходится еще некоторое время искать пути его решения, что также отнимает время. Проблема здесь заключается в том, что среди широкого перечня дел мы не всегда верно отделяем первостепенные от второстепенных. 

Иногда нам кажется, что все они в одинаковой степени важны, и что сделать их нужно было «уже вчера», однако, это в большинстве случаев ложное убеждение. Хоть и не каждый день, но обычно бухгалтер знает, какие задачи стоят перед ним на день в самом его начале. Именно на этом этапе можно спокойно обдумать, что требует к себе больших, а что – меньших усилий.

Совет

Как только пришли на работу, попили кофе, перебросились парой-тройкой фраз с коллегой, возьмите лист бумаги и вдумчиво напишите те задачи, которые вы должны выполнить именно сегодня. Глядя на готовый список, расставьте приоритеты и постарайтесь написать, сколько времени вы уделите каждому из них. Без плана на день будет сложно.

  • Форс-мажоры

Каждому бухгалтеру хорошо знакома примерно вот такая фраза от директора: «Елена Сергеевна! Зайдите на корпоративную почту, нам клиенты прислали договор на согласование. Проверьте его на условия, мы должны дать ответ через час! Там еще доп. соглашение они должны выслать. Если все нормально, оплатите их счет, пожалуйста». Представляете, а вы уже план составили, все распланировали таким образом, что, следуя графику, все бы успели. 

Совет

Когда распределяете приоритеты и время на выполнение задач, всегда оставляйте запас на подобного рода события. Ввиду этого лучше писать, что на проведение платежей вы намерены потратить 1 час, а не промежуток времени, например, с 11:00 до 12:00.

  • Навязчивые мысли

К сожалению, редко, кто может похвастаться таким жизненным кредо: «Дома я думаю о хозяйстве, а на работе – только о ней единственной». Как правило, эти мысли перемешиваются и доходят до состояния «однородной массы», как это иногда пишется в кулинарных рецептах. Сидя за компьютером, выполняя какое-то важное дело, разве не бывает так, что именно в этот момент мы подумали о чем-то совсем не относящемся к работе, которое заставляет нас беспокоиться?

И вот мы продолжаем сидеть за компьютером, не замечая, как уходят минуты, а иногда и часы в пустом времяпрепровождении. За это время много было сделано? Самое комичное то, что усталость и ощущение «тяжелого рабочего дня» никуда не уйдет, а только приумножится.

Совет

 Если в процессе работы вы о чем-то задумались, постарайтесь дать себе отчет в том, что выполнение очередной задачи приостановилось. Если этот момент упустить, то время будет лететь незаметно, а значит, и результативность дня резко упадет.

  • «Поглотители времени»

В психологии есть такой термин, как «поглотители времени». Если говорить об их общей массе, то это перечень тех раздражителей, которые сбивают нас с толку и мешают работать. К таким раздражителям можно отнести плохое настроение, лень, чувство голода, физическую утомленность, «витание в облаках» и все в том же духе. 

Между прочим, хочется обратить внимание на чувстве голода. Как известно, если человек привык, скажем, к регулярному завтраку и обеду, а тут вдруг по какой-то причине их пропустил, то вместо «дебета» и «кредита» мысли будут нацелены на то, чтобы найти себе пропитание. Звучит как-то не очень эстетично, однако, это правда, т.к. речь идет об инстинкте. 

Эта проблема в меньшей степени касается тех, кто не питается утром и днем – у них уже выработалась привычка и поэтому отсутствие завтрака и обеда не является для них чем-то из ряда вон выходящим.

Совет

Плохое настроение необходимо всеми силами перебороть, например, постепенно вовлекаясь в рабочий процесс, от физической утомленности поможет хороший сон на следующий день, а с голодом легко бороться припасенной в тумбочке «вкусняшкой» - ее тоже никто не отменял.

  • Темперамент

Всем хорошо известно, что психологи разделяют человеческие личности на холериков, сангвиников, флегматиков и меланхоликов. Как правило, личность каждого из нас не отнесена к какому-то отдельному типу – все в нас перемешано с преобладанием одного из них. 

Так, кто-то больше сангвиник и ему не должно быть сложно работать усердно, когда вокруг царит шум и гам. Кому-то, как флегматикам, легко выполнять большой объем работы, но в достаточно спокойной атмосфере. 

Важно понимать, что отношение к работе каждого из них имеет свои положительные и отрицательные стороны. Определите еще раз, кем вы являетесь, и постарайтесь создать вокруг себя комфортные условия работы. Без них говорить об эффективности использования рабочего времени не приходится.

Совет

Воспользуйтесь удобными сервисами, которых в интернете существует в большом количестве. 

Мнение руководства

Любой директор вне зависимости от того, каким уровнем работоспособности он отличается, всегда ожидает от своих сотрудников «выдающихся результатов» в рамках выполнения ими своих должностных обязанностей. В частности, мы переговорили с некоторыми из них и спросили, каким они хотят видеть своего бухгалтера. 

Обобщенно можно указать следующие два тезиса:

    По мнению самого обычного руководителя, бухгалтер – человек, который решает непонятные для него задачи совершенно непонятным ему способом. Для него совершенно не имеет значения, как и каким образом вы будете сдавать отчетность, платить налоги и оформлять на работу сотрудников. Ему важно знать, что денег потрачено немного, сотрудники оформлены, штрафы и пени не начислены Также директора хотят видеть профессионала, который на «заколдованном» языке (и только на нем) может дать объяснение тому, чем бухгалтер занимается в течение дня. «Елена Сергеевна, чем занимаетесь? – Формирую отчет СЗВ-К в ФСС. После этого буду делать уточненку к декларации по налогу на прибыль. – Все, понял, не отвлекаю».

Если сказать обобщенно, то директор ожидает увидеть в бухгалтере того профессионала, который:

  1. Сможет самостоятельно решить проблему

  2. Который не будет требовать помощи 

  3. Которого не придется искать где-то вне рабочего места. 

Осуществимо ли это? Предполагаем, что вполне.

Рекомендации к действию

На основании вышеизложенного хотим порекомендовать нашим клиентам по услуге «1С через интернет» повнимательнее отнестись к тому, как протекает их рабочий день. Спросите себя, почему декларацию по НДС вам приходится сдавать в самый последний момент, почему максимально оперативно вы делаете только ту работу, о которой вас персонально попросил руководитель, почему, придя на работу в 09:00, вы начинаете интенсивно трудиться только через час-полтора? 

Очень часто бывает так, что оказавшись за своим рабочим компьютером, мы не всегда понимаем осознанно, зачем мы здесь вообще находимся, для чего сюда пришли. Отсутствие осмысленного решения этого ребуса является преградой для эффективного распределения рабочего времени. Как только получится на него ответить, так сразу на ум придут пути решения сложившейся проблемы, и толчок к действиям не заставит себя долго ждать. 

Все мы устраивались на работу для того, чтобы обеспечить себя – это в первую очередь. Во-вторых, хотим развить свой деловой потенциал, набраться опыта. В-третьих, желаем удовлетворять и потешить амбиции. Сидя на работе без дела, когда их невпроворот, не поможет нам достичь хотя бы одной из этих целей. «Ленивая» работа – грядущее увольнение, Безделье – отсутствие развития, оно же – акт погребения собственного честолюбия глубоко под землю.

Рекомендуем нашим коллегам прислушаться к описанным выводам и сконцентрировать свои усилия на профессиональном росте. Причем не обязательно вертикальным, но горизонтальном – обязательно.

Вам может быть интересно:
Бухгалтерские помощники: выбираем справочно-правовую систему
Сегодня мы поговорим о том, какие бывают системы, и сделаем вывод, почему справочно-правовые системы...
02.05.2017
1707
Корпоративные табу с точки зрения Трудового Кодекса
У термина «табу» много определений. Одно из них - строгий запрет на что-либо с последующ...
07.04.2017
730
Личные девайсы работника: какие риски несёт работодатель
Представляют ли опасность устройства сотрудников, работающих удалённо, с точки зрения законодательст...
28.03.2017
1283
Налог на прибыль организаций: 10 ключевых изменений в 2017 году
Начало года охарактеризовано «временем перемен». По состоянию на I квартал 2017 года экс...
21.03.2017
1303
Особенности списания испорченного товара и материала
Любая организация, видом деятельности которой по ОКВЭД является торговля сталкивается с необходимост...
19.05.2017
1895
Подписка на новости Узнайте важную информацию первыми!
Поле email не должно быть пустым