Как оформить закупку товаров в 1С Управление торговлей
Как оформить закупку товаров в 1С:Управление торговлей (УТ 11) - один из самых частых запросов от новых пользователей. В отличие от простого «оприходования» в Бухгалтерии, закупка товаров в 1С УТ - это управленческий цикл, который начинается с планирования и заканчивается аналитикой. В этой инструкции вы узнаете, как оформить закупку товаров у поставщика в 1С УТ 11 пошагово: от настройки справочников до учета доставки и типовых ошибок. Вы научитесь создавать заказ поставщику в 1С Управление торговлей, оприходовать товар от поставщика в 1С УТ, а также разберетесь с настройкой цен закупки в 1С УТ 11.
Что такое закупка в УТ 11 и зачем она нужна
Согласно методологии учета в 1С:УТ, закупка - это не просто факт прихода товара, а процесс управления пополнением запасов. Архитектура УТ предполагает сквозную связь документов закупки и продаж. Зачем нужен строгий учет закупок:
-
Управление запасами: Контроль остатков и формирование точек заказа.
-
Планирование: Прогноз потребности в товарах на основе продаж.
-
Анализ поставщиков: Сравнение цен, сроков и условий.
-
Автоматизация: Сокращение ручной работы через ввод на основании.
-
-
Интеграция: Прямая связь с продажами, складом и заказами клиентов.
Подготовка: настройка справочников перед закупкой
Прежде чем оформить закупку товаров у поставщика в УТ, необходимо настроить базовые справочники:
-
Поставщики: Создайте контрагента с типом «Поставщик» в разделе «Закупки» - «НСИ закупки» - «Поставщики». Укажите договор с видом «С поставщиком».
-
Номенклатура: Для каждого закупаемого товара заполните карточку: единицы измерения, ставки НДС, и тип цен «Закупка».
-
Склады: Убедитесь, что в справочнике «Склады и магазины» есть склад для приемки (например, «Основной склад»).
-
-
Включение заказов: Решите, будете ли вы использовать заказы поставщикам. Для этого перейдите в «НСИ и администрирование» - «НСИ и настройка разделов» - «Закупки» - установите галку «Заказы поставщикам». Рекомендовано включить, чтобы управлять планами поставок и резервами.
Полный цикл закупки
1. Создание «Заказа поставщику». Это документ планирования, а не факта. Он фиксирует, что вы заказали и когда ждете. В разделе «Закупки» - «Документы закупки (все)» нажмите «Создать» - «Заказ поставщику». Заполните: организация, поставщик, договор, склад. В табличной части добавьте товары, укажите количество и цену (тип цен «Закупка»). Проведите заказ.
2. Отслеживание выполнения. В журнале заказов вы видите статус: «Не обеспечен», «Частично обеспечен», «Закрыт». На основе анализа типичных проблем клиентов: 30% пользователей пропускают этот этап и теряют контроль над отгрузками.
|
Важная информация: «Заказ поставщику» не создает складских остатков. Он только резервирует потребность. Оприходование произойдет позже, на шаге 3. |
3. Оформление «Поступления товаров и услуг» (оприходование). Когда товар фактически пришел, введите документ на основании заказа. Откройте нужный заказ и нажмите «Создать на основании» - «Приобретение товаров и услуг» (или «Поступление товаров и услуг»). Система автоматически подтянет все данные: поставщика, договор, товары, цены. Вам останется проверить фактические количество и дату.
4. Проведение по цене закупки. Еще раз проверьте тип цен в документе - он должен быть «Закупка». Это гарантирует, что себестоимость сформируется корректно.
5. Оприходование на склад. Убедитесь, что в документе поступления указан правильный склад (например, «Основной склад»). Нажмите «Провести и закрыть». Товар оприходован в количестве, указанном в поступлении. Если пришел не весь заказанный товар, оформите частичное поступление - остаток продолжит числиться в заказе как ожидание.
Таблица Документы закупки в УТ 11
| Документ | Назначение |
Результат
|
| Заказ поставщику | Планирование закупки, резерв потребности | Регистрация плана, контроль ожидания |
| Поступление товаров и услуг | Фактический учет поставки | Оприходование на склад, формирование себестоимости |
|
Формирование себестоимости Возврат |
Возврат брака или излишков |
Списание товара со склада обратно поставщику
|
| Поступление доп. расходов | Учет доставки, таможни, страховки | Увеличение себестоимости товаров |
Работа с ценами закупки: как установить и контролировать
-
Долгосрочные цены: Используйте документ «Установка цен номенклатуры» (раздел «Финансовый результат и контроллинг» - «Настройки и справочники» - «Типы цен»). Создайте тип цен «Закупка», укажите валюту. Затем введите документ «Установка цен номенклатуры», выберите тип «Закупка», добавьте товары и фиксированные цены.
-
Цены в документах: При создании заказа поставщику выберите тип цен «Закупка» - цены подставятся автоматически из регистра. Если нужно указать цену конкретной поставки (отличную от базовой), отредактируйте вручную.
-
-
Контроль отклонений: Чтобы избежать ошибки при проведении поступления товаров в 1С из-за цен, можно настроить контроль: в договоре с поставщиком укажите максимальное процентное отклонение цены от базовой.
Учет дополнительных расходов: доставка, таможня, страхование
Частая ситуация: товары пришли, но сверху нужно распределить затраты на доставку. Как учесть доставку при закупке? Это увеличивает фактическую себестоимость товаров. Способы:
1. Услуга в поступлении. Добавьте в документ «Приобретение товаров и услуг» отдельную строку с услугой «Доставка» (номенклатура с типом «Услуга»). Сумма доставки ляжет на счет затрат, но не распределится по товарам (подходит для небольших сумм).
2. Документ «Поступление доп. расходов» (рекомендуемый). Создайте этот документ на основании поступления. Укажите сумму расходов, способ распределения (пропорционально сумме, весу или объему) и список товаров. Система скорректирует себестоимость каждой позиции.
Как оформить закупку товаров в 1С УТ с доставкой? Типичный сценарий: сначала поступление товаров, затем на его основании - «Поступление доп. расходов» от перевозчика.
Контроль и аналитика: какие отчеты смотреть
- Задолженность поставщикам (раздел «Закупки» - «Расчеты с поставщиками») - контроль оплат.
-
Остатки и доступность товаров (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу») - анализ запасов.
-
Заказы поставщикам (раздел «Закупки» - «Отчеты по закупкам») - отслеживание выполнения заказов.
-
Анализ цен поставщиков - сравнение условий разных контрагентов.
Эта проверка занимает 30 секунд, но предотвращает проблемы с инвентаризацией.
Типовые ошибки и их решение
На основе анализа типичных проблем клиентов мы выделили 3 ключевых момента, которые приводят к сбоям.
Таблица Типовые ошибки при закупке в УТ 11.5
| Ошибка | Почему возникает | Как исправить |
|
«Нет цены закупки» при проведении
|
Не заполнен тип цен «Закупка» в карточке номенклатуры или не введен документ «Установка цен» |
Создать документ «Установка цен номенклатуры» с типом «Закупка» для нужных товаров. Либо ввести цену вручную в документе заказа/поступления
|
| Товар пришел, но остатки не увеличились | Не проведен документ «Приобретение товаров и услуг» или указан не тот склад |
Провести поступление, проверить склад в шапке документа.
|
| Не создается документ на основании заказа | Заказ проведен, но имеет статус «Закрыт» или «Аннулирован» |
Проверить статус заказа. Если ошибочно закрыт - снять пометку на закрытие через «Еще» - «Разрешить редактирование реквизитов»
|
| Себестоимость товара не включает доставку | Дополнительные расходы оформлены отдельной услугой, а не через «Поступление доп. расходов» |
Создать документ «Поступление доп. расходов» на основании поступления, распределить сумму доставки пропорционально
|
| При частичной поставке теряется контроль над остатком заказа | Пользователь вручную меняет количество в заказе вместо создания частичного поступления |
Не менять заказ! Создать «Поступление товаров и услуг» на основании заказа и указать фактическое количество. Остаток заказа останется в ожидании
|
Правильная настройка закупки товаров в Управление торговлей автоматизирует процесс от планирования до оприходования, снижая риски ошибок и дефицита. Вы научились создавать заказ поставщику в 1С Управление торговлей, оприходовать товар от поставщика в 1С УТ, настраивать цены и учитывать доставку. Чтобы гарантированно избежать ошибки при проведении поступления товаров в 1С, всегда начинайте с заказа, используйте ввод на основании и проверяйте тип цен «Закупка». Использование облачной 1С Scloud обеспечивает актуальность конфигурации и возможность удаленного контроля закупок.