Увольнение в середине месяца: как рассчитать выплаты, аванс и учесть отпуск авансом

Рассказываем, как провести увольнение в середине месяца, если сотрудник уже получил аванс за первую половину месяца, а также отгулял отпуск «вперед». В нашей статье вы найдете инструкцию, правила удержания выплат, таблицы, примеры и порядок корректировки отчетности по НДФЛ и взносам.

Почему на увольнении в середине месяца бухгалтеры чаще всего ошибаются

Заявление об увольнении сотрудника на столе — и спокойный рабочий день бухгалтера превращается в головоломку. Одно дело — просто посчитать отработанные дни, и совсем другое — осознать, что пару дней назад сотрудник уже получил аванс, а сумма окончательного расчета неожиданно уходит в минус.

С этой ситуацией рано или поздно сталкивается каждый из бухгалтеров: нужно судорожно сопоставлять начисления, ломать голову над переплаченными отпускными, сверять лимиты удержаний и при этом успеть вовремя выдать расчетный листок (ст. 136 ТК РФ) и закрыть все выплаты день в день (ст. 140 ТК РФ), чтобы не «схватить» штраф от ГИТ.

Основная головная боль — понять, хватает ли итоговой зарплаты и компенсации за отпуск, чтобы перекрыть выданный аванс. А если человек успел отгулять отпуск «вперед», расчет и вовсе превращается в высшую математику с НДФЛ и взносами. Успокойтесь. В этой статье мы разложим весь алгоритм по шагам, чтобы вы могли спокойно, быстро и без ошибок закрыть расчет с увольняющимся сотрудником.

Правовая база: что говорит трудовое законодательство

Когда происходит увольнение в середине месяца, бухгалтеру — особенно начинающему — легко растеряться среди формул и расчетов. Главное правило здесь — с самого начала опираться на нормы закона. Разберем законодательный фундамент, чтобы вы точно знали, на какие статьи и официальные разъяснения ссылаться при оформлении выплат и удержаний.

Понимание этих законодательных рамок позволит вам уверенно действовать даже в сложных случаях и защитит компанию от штрафов трудовой инспекции.

Семь шагов к безупречному расчету при увольнении в середине месяца

Чтобы расчет при увольнении не вызывал путаницы, разберем порядок действий бухгалтера. Этот алгоритм поможет быстро сориентироваться, когда происходит увольнение в середине месяца. Базовый расчет выплат проходит в пять быстрых шагов.

Шаг 1. Рассчитайте зарплату за отработанные дни. Формула: 

Оклад ÷ Рабочие дни в месяце х Отработанные дни

Шаг 2. Определите СДЗ. По Постановлению № 540 с применением коэффициента 29.3.

Шаг 3. Посчитайте стаж для отпуска. Менее 15 дней в месяце — отбрасываем, 15 и более дней — округляем до полного месяца (2.33 дня отпуска за месяц).

Шаг 4. Рассчитайте компенсацию (КНО). Умножьте СДЗ на количество неотгулянных дней.

Шаг 5. Оформите документально. Выдайте расчетный листок (ст. 136 ТК РФ) и оформите записку–расчет (форма Т-61) в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).

На заметку: Подробный разбор формул, правил округления и наглядные примеры расчета КНО вы можете прочитать в нашей статье «Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении без ошибок и штрафов».

Самое интересное начинается, когда у сотрудника есть аванс за первую половину месяца или отгулянный авансом отпуск.

Шаг 6. Сравните итоговый расчет с выданными суммами. Сопоставьте все начисления и выплаты к моменту ухода.

Формула: (Зарплата за отработанные дни + КНО) – Выплаченный аванс – Сумма за неотработанные дни отпуска.

• Сценарий 1 (Начисления > Выплат). Доплатите сотруднику разницу при окончательном расчете.

• Сценарий 2 (Выплаты > Начислений). Образовался долг работника. Это часто происходит, если аванс переведен в твердой сумме, либо сотрудник успел отгулять отпуск «вперед».

Шаг 7. Удержите переплату за аванс и отпуск авансом. Если суммы выплат превысили начисления, сделайте все по букве закона — выдержите лимит 20%. Если долг больше 20%, остаток сотрудником вносится добровольно в кассу/на счет компании. Если сумму долга простить — спишите ее на прочие расходы.

Нужна помощь с расчетами в 1С?

Эксперты Scloud помогут быстро и без ошибок провести любой шаг расчета увольнения в 1С.

Получить консультацию

Сравнение методов: какой аванс спасает бухгалтера от переплат

Половина путаницы с расчетами при увольнении в середине месяца происходит из-за того, как именно в компании изначально привыкли считать аванс за первую половину месяца. Для начинающего бухгалтера это часто становится прозрением: оказывается, сам формат аванса может либо создать проблему на пустом месте, либо полностью ее предотвратить. Посмотрим на два метода глазами практика.

Метод 1. Фиксированный аванс (например, 50% от оклада). Кажется очень удобным: поставил в программе галочку, и она каждые полмесяца начисляет ровно половину оклада. Но представьте ситуацию: сотрудник с 1-го по 12-е число брал за свой счет или болел, вышел 13-го, 20-го получил аванс в 50%, а 26-го решил уволиться. Что получается? Человек получил аванс за полмесяца, а реально отработал всего несколько дней. При окончательном расчете возникнет гигантская переплата (долг), удерживать которую вам придется с заявлениями и лимитами в 20%, а возможно, и спорами.

Метод 2. Пропорциональный аванс (за фактически отработанное время). Здесь берется аванс пропорционально отработанному времени — смотрите в табель с 1-го по 15-е число и начисляете деньги строго за те дни и часы, которые человек реально отработал.

Совет. Отказывайтесь от фиксированных процентов в пользу пропорционального расчета. Это избавит вас от 90% неприятных разговоров с увольняющимися сотрудниками о возврате переплат.

Особый случай: как рассчитать переработки при увольнении в середине месяца

А теперь разберем еще одну «любимую» бухгалтерскую задачу — переработки (сверхурочные часы), если человек увольняется до окончания учетного периода. Бухгалтеры, особенно начинающие, часто совершают здесь две ошибки: либо вообще забывают посчитать переработку (думая, что учетный период еще не закрыт), либо пытаются брать норму рабочего времени за весь полный год/квартал. И то, и другое приводит к штрафам. Давайте разберем правильный алгоритм.

1. Рассчитайте индивидуальную норму часов. Забудьте про норму за весь период учета. Вам нужна норма часов строго с начала учетного периода до дня увольнения включительно.

Пример. Учетный период — год. Сотрудник увольняется 15 апреля. Вы берете производственный календарь и складываете норму рабочих часов за январь, февраль, март и первые 15 дней апреля. Это и есть индивидуальная норма сотрудника.

2. Сравните с табелем. По табелям считаете, сколько часов человек отработал по факту за этот же отрезок времени (с 1.01 по 15.04). Если фактические часы > индивидуальной нормы — у вас образовалась переработка (сверхурочные). Оплачивайте ее по нормам ст. 152 ТК РФ.

Бывает и обратная ситуация: по графику человек отработал меньше индивидуальной нормы. Тут смотрите на причину ( ст. 155 ТК РФ):

• виноват работодатель — доплачивайте до среднего заработка за время, отработанное по факту;

• виноват сотрудник — платите только за реально отработанные часы

Запомните. Все переработки при увольнении в середине месяца рассчитываются и выплачиваются в день увольнения (ст. 140 ТК РФ), не дожидаясь конца года или квартала!

Переплата за отпуск авансом: что делать с отчетами по НДФЛ, взносам и налогу на прибыль

Теперь перейдем к еще одной из острых тем. Представьте картину: у вас происходит увольнение в середине месяца, вы поднимаете документы и видите, что сотрудник уже отгулял полные 28 дней отпуска, т. е. отпуск был взят авансом. А теперь он уходит, отработав в текущем месяце всего несколько дней.

Вы считаете финальный расчет при увольнении и понимаете: заработанной за эти дни зарплаты не хватает, чтобы перекрыть долг за неотработанные дни отпуска. Посмотрим, как же правильно рассчитать этот долг, соблюдая все законодательные нормы, а главное — что потом делать с налоговой отчетностью. А вопрос — что делать, если аванс больше зарплаты при увольнении — становится не просто риторическим, а реальной задачей.

Часть 1. Как рассчитать долг за отпуск и забрать деньги без нарушений. Прежде чем корректировать отчетность, нужно правильно определить сумму переплаты.

• Посчитайте долг за неотработанные дни. Формула простая: 

Неотработанные дни отпуска х СДЗ

Важный нюанс. СДЗ берется именно тот, по которому сотруднику изначально рассчитывали и выплачивали эти отпускные, а не текущий на момент увольнения.

• Удержите переплату с учетом лимитов по ст. 138 ТК РФ от суммы на руки.

В определениях Верховного Суда РФ от 05.02.2018 № 59-КГ17-19, от 14.03.2014 № 19-КГ13-18 установлено, что взыскание оплаты через суд за неотработанный отпуск, отгулянный авансом, необоснованно.

Часть 2. Корректировка НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль. Итак, сумма за неотработанные дни отпуска удержана (полностью или частично), а остаток, допустим, именно списан. Как это отразится на отчетности? Нужно ли бежать и сдавать кучу уточненок? Разберем каждый налог.

1. НДФЛ. Поскольку работник вернул часть отпускных (или вы удержали их из расчета), его доход в текущем месяце уменьшился. Нужна ли уточненка 6-НДФЛ за прошлый период? Нет, не нужна. Минфин и ФНС здесь единодушны: в периоде выплаты отпускных ошибки не было, Уменьшение дохода и сторнирование НДФЛ делайте в месяце увольнения.

2. Страховые взносы. Нужна ли уточненка по РСВ? Ее сдавать точно не придется. Минфин (письмо от 26.07.2018 № 03-15-06/52554) здесь полностью на вашей стороне: когда сотрудник уходил в отпуск, отпускные получены обоснованно, так что удержание при увольнении — это не ваша ошибка, а просто новое обстоятельство. А раз руководство решило простить увольняемому этот долг и отпустить с миром, то и пересчитывать вовсе ничего не придется — оставляете все как есть.

3. Налог на прибыль. Невозвращенная сумма неотработанных отпускных не учитывается в расходах при расчете налога на прибыль, так как у этих расходов нет экономического обоснования. Вы списываете долг в бухгалтерском учете на счет 91.2, но для целей налогообложения прибыли эту сумму не учитываете.

Часто задаваемые вопросы