С 1 сентября 2026 года оформление электронных перевозочных документов для ряда перевозок будет проходить по новым правилам. Что изменится в работе с эклектронной транспортной накладной (ЭТрН) и как правильно ее заполнить — рассказываем в статье.
ЭТрН: что это такое
ЭТрН — это накладная, с помощью которой оформляют перевозку в цифровом виде. В ней собраны сведения о грузе, участниках перевозки и ее условиях. Каждый участник заполняет свою часть документа и подписывает ее электронной подписью. В результате все необходимые данные хранятся в одном месте, а обмен документами между сторонами становится проще.
Основные задачи, которые решает ЭТрН в 1С и в целом:
-
оформление перевозки груза в электронном формате;
-
ускорение и упрощение документооборота между всеми звеньями перевозки;
-
сокращение бумажного документооборота и снижение вероятности ошибок.
ЭТрН передается через систему ЭДО и привязана к ГИС ЭПД. Все данные хранятся в единой цифровой системе, что делает процесс прозрачным для каждой из сторон.
ЭТрН: новый стандарт для перевозок
Что изменится с сентября 2026 года
На первый взгляд до вступления новых требований еще достаточно времени, однако переход на электронный формат затрагивает не только оформление документов, но и привычные рабочие процессы. Компаниям потребуется заранее проверить, как сейчас организована работа с перевозочными документами, настроить необходимые инструменты и определить порядок действий сотрудников. С сентября начнут действовать положения закона № 140-ФЗ, согласно которым использование ЭПД станет обязательным для предусмотренных участников перевозки. Поэтому подготовку к изменениям лучше провести заранее, чтобы к моменту вступления новых правил в силу не пришлось менять процессы в срочном порядке.
Кто должен перейти на ЭПД
Переход на электронный формат касается всех участников, которые задействованы в оформлении перевозки. В их числе грузоотправители, перевозчики, грузополучатели и экспедиторы. При этом обязанность определяется не сферой деятельности или организационно-правовой формой компании, а ее ролью в конкретной перевозке. Поэтому одна и та же организация в разных ситуациях может выступать в разных ролях.
Кто освобожден от перехода
Переход на электронный формат распространяется не на все перевозки, из закона ряд исключений. В частности, требование не применяется к физическим лицам, которые перевозят личные вещи без заключения договора перевозки или транспортной экспедиции. Отдельные правила предусмотрены и для международных перевозок: при работе с иностранными контрагентами, а также при каботажных перевозках, которые выполняют перевозчики из стран ЕАЭС. В таких случаях использование бумажных документов, согласно проекту ID 166281, планируют сохранить.
Что еще важно учитывать
Для международных маршрутов также важно учитывать особенности оформления документов на разных участках пути. На трансграничной части перевозки применяются соответствующие международные документы и соглашения — CMR, AWB, ЦИМ/СМГС или двусторонние договоренности между странами. При этом после пересечения границы, если перевозка продолжается по территории России, на этом участке документы оформляются по российским правилам электронного документооборота.
Настройка ЭДО для ЭТрН
Информация из ЭТрН поступает в государственную информационную систему — ГИС ЭПД, оператором которой выступает Минтранс России. Через нее строится документооборот между участниками грузоперевозки, а также оператором ЭДО.
ГИС ЭПД — это единая база, где обрабатываются и хранятся данные по электронным перевозочным документам. Контролирующие органы, например ГИБДД, могут проверить информацию о перевозке. Схема работы простая: участник перевозки отправляет документ через оператора ЭДО, а тот передает его в ГИС ЭПД.
Переходный период действует до 1 сентября 2026 года — в это время разрешено использовать как бумажные, так и электронные версии накладных.
Как оформить ЭТрН в 1С-ЭПД
Рассмотрим схему заполнения для участников перевозки. Инструкция укажет место каждого звена и последовательность работы с документом.
Для начала разберемся, какие документы входят в ЭТрН. Накладная формируется из отдельных цифровых частей — титулов, которые последовательно заполняют и подписывают участники. Основной комплект включает четыре титула, но в отдельных случаях могут использоваться дополнительные.
ЭТрН — грузоотправитель
Грузоотправитель оформляет ЭТрН и заполняет первый титул всеми обязательными реквизитами, предусмотренными правилами, согласно Постановлению Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200. В числе таких сведений:
-
участники перевозки и их основные реквизиты;
-
сведения о договоре, на основании которого осуществляется перевозка;
-
данные о транспортном средстве и водителе, который выполняет перевозку;
-
основные характеристики и описание перевозимого груза;
-
сопроводительные документы, если их наличие предусмотрено для конкретного вида груза или перевозки.
Как подписать ЭТрН в 1С? После заполнения первого титула грузоотправитель нажимает «Отправить» и подписывает накладную при помощи УКЭП. Затем документ передают оператору ЭДО для дальнейшего обмена с перевозчиком и ГИС ЭПД.
ЭТрН — грузополучатель
Какова процедура для грузополучателя? Он получает груз и аналогично подписывает титул приемки. В этом разделе он указывает реальное количество принятого груза и его состояние, фиксирует даты и время прибытия под выгрузку и завершения выгрузки (как плановые показатели, так и фактические). Если были составлены акты расхождения, грузополучатель указывает сведения о них в титуле.
ЭТрН — грузоперевозчик
На заключительном этапе грузоперевозчик заполняет титул 4 и подписывает его электронной подписью. Если при проверке документа обнаружились расхождения или замечания к сведениям, которые указал грузополучатель, их также необходимо отразить в соответствующих полях. После внесения всех необходимых данных и подписания титула оформление завершается, а обмен документом между участниками перевозки окончен.
Инструкция: как создать ЭТрН в 1С:Бухгалтерия
Ниже рассмотрим, как создать электронную транспортную накладную в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.
Как включить ЭТрН в 1С? Перед началом работы важно подготовить систему к обмену электронными документами. Сначала проверьте, подключены ли УКЭП и выбран оператор ЭДО, через которого будет проходить обмен. Также необходимо убедиться, что данные всех участников перевозки указаны корректно и они готовы получать и подписывать электронные документы. Такая предварительная настройка поможет избежать ошибок на этапе создания ЭТрН.
Проверить, готов ли контрагент к обмену ЭПД, можно непосредственно в настройках электронного документооборота. Для этого откройте раздел «Администрирование», перейдите в пункт «Обмен электронными документами» и выберите «Настройки ЭДО». Здесь можно посмотреть текущие параметры обмена и убедиться, что взаимодействие с нужными контрагентами настроено корректно.
После принятия приглашения статус контрагента изменится на «Принято», что означает подтверждение подключения к обмену. На этом этапе рекомендуем дополнительно проверить настройки, чтобы убедиться, что все параметры указаны корректно. Откройте карточку контрагента и проверьте, что для него активирован обмен ЭПД.
После завершения всех необходимых настроек можно переходить непосредственно к оформлению ЭТрН. Для этого в 1С откройте раздел «Продажи», затем перейдите в «Доставка» и выберите пункт «Электронные перевозочные документы».
На этом этапе важно учитывать одно из ключевых изменений в порядке оформления перевозки. С 1 сентября 2026 года перед созданием ЭТрН необходимо сначала сформировать документ «Электронный заказ (заявка)». Он нужен для передачи перевозчику основных сведений о предстоящей перевозке и служит отправной точкой для дальнейшего оформления документов.
Если у вас остались вопросы по работе в 1С, обратитесь за консультацией к специалистам Scloud. Мы поможем разобраться с функционалом, настройками и решением конкретных задач в программе.
Оформление ЭЗЗ при создании ЭТрН
ЭЗЗ — документ для запроса перевозчику транспорта с необходимой грузоподъемностью для перевозки груза по заданному маршруту.
ЭЗЗ состоит из двух титулов и может быть оформлен как «Заказ» или «Заявка»:
-
«Заказ» нужен при отсутствии договора перевозки с перевозчиком;
-
«Заявка» оформляется при наличии договора, при этом поле «Договор» обязательно для заполнения.
После создания ЭЗЗ заполняются данные «Заказчик» и «Грузополучатель».
В документе нужно указать время подачи транспорта, место подачи, а также адреса пунктов погрузки и выгрузки. При вводе адресов можно воспользоваться встроенным классификатором. Для нескольких точек маршрута задается планируемое время прибытия на каждую из них.
После заполнения основных данных вносятся сведения о грузе.
При выборе «Вид тары» можно использовать встроенный классификатор. Также необходимо указать вес и габариты груза для корректного выбора транспорта.
Параметры транспортного средства рекомендуем заполнять через собственный классификатор, удобный для работы с партнерами.
После заполнения данных нажмите «Отправить», затем для передачи документа выберите «Выполнить обмен».
Получив ЭЗЗ, перевозчик принимает его или отклоняет, если не может выполнить перевозку, например из-за отсутствия подходящего автомобиля. Если перевозка подтверждена, перевозчик заполняет сведения о водителе и транспорте и отправляет документ грузоотправителю с помощью «Отправить» и «Выполнить обмен».
Когда перевозчик подтверждает ЭЗЗ, грузоотправитель создает ЭТрН на его основании. Все заполненные ранее сведения подставляются в документ автоматически.
Остается указать «Грузополучатель» и заполнить данные о передаче груза перевозчику: его фактическом состоянии и состоянии тары. Завершается этап подписанием грузоотправителем первого титула — передачи груза к перевозке.
После приемки груза грузоотправитель подписывает второй титул, подтверждая внесенные сведения. Если в процессе приемки возникают расхождения или другие замечания, их можно указать непосредственно в документе. Далее грузоперевозчик проверяет информацию и принимает решение по перевозке: подтверждает ее и продолжает оформление либо отказывается от выполнения перевозки, если не может ее осуществить.
В ходе перевозки при изменении условий может потребоваться внести соответствующие корректировки в документ. Например, при необходимости можно менять пункты «Переадресовка» или «Замена водителя», чтобы актуальные сведения о перевозке отражались в ЭТрН.
Для удобства предъявления документа контролирующим органам ЭТрН также формирует динамический QR-код. Его передают водителю в виде файла на смартфон, где код можно показать при проверке даже без интернета. Распечатывать QR-код не нужно.
По прибытии груза грузополучатель проверяет его и вносит информацию о приемке в третий титул. Если принять груз невозможно, в документе указываем причину отказа. После этого титул подписывается электронной подписью. На завершающем этапе грузоперевозчик оформляет и подписывает четвертый титул. Если у него есть возражения по замечаниям, которые указал грузополучатель, он может отразить причины своего несогласия в документе. После подписания всех необходимых данных оформление перевозки считается завершенным.
Подытожим
Оформление ЭТрН в 1С состоит из нескольких последовательных этапов. Сначала настраивают обмен ЭПД, затем создают ЭЗЗ, на его основе оформляют накладную и организуют обмен документами с остальными участниками перевозки. При этом все основные действия можно выполнять непосредственно в привычной среде 1С. Сервис 1С-ЭПД обеспечивает передачу документов в ГИС ЭПД и помогает выстроить электронный документооборот без необходимости переходить между разными системами.
При подключении сервиса важно не только выполнить первоначальную настройку, но и проверить корректность обмена с контрагентами, а также порядок подписания и передачи документов. Если на любом из этих этапов возникают сложности, специалисты Scloud помогут подключить 1С-ЭПД, настроить документооборот и разобраться с работой в сервисе. Это позволит заранее подготовить систему к работе с ЭПД и избежать проблем при оформлении документов.
