С 1 сентября 2026 года вступают в силу новые правила для всех, кто занимается коммерческими перевозками. Главное изменение — полный отказ от бумаги и переход на электронные перевозочные документы. В статье разберем ключевые моменты: на кого распространяется требование, какие санкции вводят за несоблюдение, в чем суть роуминга между операторами электронного документооборота и как организовать процесс в привычной среде 1С с помощью сервиса 1С-ЭПД.
Что меняется с сентября 2026 года
С первого взгляда кажется, что в запасе еще много времени. Но переход на цифровую логистику — процесс небыстрый, и готовиться к нему лучше заранее. Уже с сентября 2026 года в полную силу заработают нормы закона № 140-ФЗ, которые сделают электронные перевозочные документы обязательными для сферы перевозок. Бумажные транспортные накладные уходят в прошлое, а путевые листы — по выбору (кроме маркированного алкоголя, где ЭПЛ обязателен).
Грузоотправители, перевозчики, получатели и экспедиторы — никто не останется в стороне. При этом неважно, чем занимается компания. Важно, какую роль она выполняет в перевозке. Если вы отправитель, получатель, перевозчик или экспедитор — вы обязаны перейти на электронные документы, даже если логистика не ваш основной бизнес.
На кого требование не распространяется
Среди тех, кого обязательный переход на электронные документы не затрагивает, три категории.
-
Обычные граждане. Если человек везет личные вещи без договора перевозки или экспедирования — электронные документы не нужны.
-
Сделки с иностранцами и каботаж перевозчиков из ЕАЭС. Минтранс планирует сохранить бумажный формат для таких случаев, согласно проекту с ID 166281.
-
Международные рейсы на трансграничном участке. За пределами России действуют международные нормы:
-
CMR — для автомобильных перевозок;
-
AWB / e-AWB — для авиаперевозок;
-
ЦИМ / СМГС — для железнодорожных перевозок;
-
двусторонние соглашения между странами.
При этом на внутрироссийском отрезке маршрута электронный формат применяется в общем порядке.
Какие документы становятся электронными
Реформа затронет не пару привычных форм, а практически весь пакет документов, который сегодня сопровождает грузоперевозку. С сентября 2026 года закон предписывает перевести в электронный вид пять основных типов документов: перевозочные заказы и заявки, транспортные накладные, грузовые авианакладные, железнодорожные накладные и экспедиторскую документацию. По факту это означает, что цифровым становится весь жизненный цикл груза — от первой заявки на перевозку и до конечной отметки о приемке.
Как происходит обмен документами между разными системами
Если грузоотправитель и перевозчик работают у разных операторов ЭДО — проблема решается роумингом. Документы автоматически проходят через ГИС ЭПД от одного оператора к другому. Никаких ручных настроек.
Цепочка выглядит так:
-
Грузоотправитель формирует и подписывает документ в своей системе (например, 1С-ЭПД).
-
Его оператор проверяет документ и отправляет в ГИС ЭПД.
-
ГИС ЭПД сама находит оператора контрагента и передает ему документ. Но для начала обмена с новым контрагентом, который работает через другого оператора ЭДО, нужно отправить ему приглашение.
-
Оператор контрагента доставляет документ получателю.
Роуминг — это зона ответственности операторов и ГИС ЭПД. Пользователю не нужно думать о маршрутах и совместимости систем.
Ответственность и штрафы за нарушения
Переход на электронные документы — это не только про удобство, но и про новые риски. Штрафы за ошибки или игнорирование требований могут быть весьма ощутимыми для бизнеса. Давайте разберемся, за что именно наказывают и сколько придется заплатить.
Штрафы для экспедиторов
Начнем с главного. Статья 11.14.3 КоАП РФ охватывает три вида нарушений для экспедиторов. Первый и самый очевидный — работа без регистрации в реестре экспедиторов. Штрафы здесь серьезные, и они заметно вырастают при повторном нарушении.
|
Нарушение |
Для кого |
Штраф |
|---|---|---|
|
Первое |
Граждане |
3 000 – 5 000 рублей |
|
Первое |
Юрлица |
100 000 – 300 000 рублей |
|
Повторное |
Граждане |
5 000 – 10 000 рублей |
|
Повторное |
Юрлица |
50 000 – 1 000 000 рублей |
Штрафы для перевозчиков
С перевозчиками ситуация пока не такая однозначная. С 1 сентября 2026 года прямого административного штрафа для компаний за бумажную транспортную накладную не предусмотрено — соответствующие поправки в КоАП еще не приняты, и их сроки на момент публикации не определены. Следите за изменениями: как только появятся новые составы нарушений, бизнесу нужно будет оперативно перестроить процессы.
Откладывать переход на электронные перевозочные документы на последний месяц не стоит — лучше подключить 1С-ЭПД уже сейчас. Решение работает внутри вашей 1С: формируйте, подписывайте УКЭП и отправляйте электронные накладные контрагентам, отслеживая путь груза от погрузки до приемки.
Как пользоваться сервисом 1С-ЭПД в 1С:Бухгалтерии
Подключение 1С-ЭПД к 1С нужно, чтобы формировать, подписывать и отправлять транспортные накладные и путевые листы прямо из привычной программы, не заводя отдельный личный кабинет оператора и не дублируя данные вручную. Электронные перевозочные документы поддержаны в программах:
- 1С:Бухгалтерия
- 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0
- 1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8
- 1C:Управление нашей фирмой
- 1С:Розница 3.0
- 1С:Управление холдингом
- 1С:Управление производственным предприятием 1.3
- 1C:ERP:Управление предприятием 2.5
- 1С:ERP:Управление холдингом
- 1С:Комплексная автоматизация
- 1C:Управление торговлей
- 1C:Управление автотранспортом
- 1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП
Сейчас мы покажем, как работать с электронными документами с помощью сервиса в 1С на примере программы 1С:Бухгалтерии предприятия.
Как работать с ЭПД в 1С
Для начала убедитесь, что в вашей программе подключен сервис 1С-ЭДО — именно через него идет обмен с государственной информационной системой ЭПД.
Дальше нужно наладить связь с контрагентами: отправьте и примите приглашения на обмен электронными документами для всех сторон перевозки, с которыми планируете работать. Подробная инструкция по отправке приглашений есть в нашем самоучителе.
После этого выполните настройку обмена ЭПД непосредственно в вашей базе 1С.
Настройка обмена с ГИС ЭПД
Откройте раздел «Администрирование», перейдите к обмену электронными документами и выберите настройки ЭДО. Найдите в списке нужного контрагента и дважды щелкните по нему. Останется только проставить флажки в блоке отправки документов: сопроводительная ведомость, заказ-наряд и электронная транспортная накладная.
Эту процедуру необходимо повторить для каждого контрагента, с которым вы планируете обмениваться электронными перевозочными документами.
Как устроена электронная транспортная накладная
Весь процесс запускается из учетной системы грузоотправителя. Он формирует накладную в 1С и направляет ее перевозчику вместе с получателем. Дальше программа наглядно ведет документ по всем стадиям, четко разделяя действия и ответственность каждой из трех сторон: кто отгружает, кто везет и кто принимает груз.
Чтобы создать новую ЭТрН, откройте список документов «Электронные транспортные накладные» и нажмите кнопку «Создать».
После нажатия «Создать» откроется форма документа, и вы окажетесь на первом этапе — «Оформление». На этом шаге грузоотправитель указывает все необходимые данные о планируемой перевозке. Поля, обязательные для заполнения, помечены красным подчеркиванием.
Как только все внесено — жмите «Отправить». Это не разовая операция, а обязательное действие для каждого этапа рейса: только так данные уходят оператору и другим участникам процесса. При отправке документ подписывается УКЭП отправителя и тут же «улетает» в систему. Дальше, по мере движения груза, отправителю будут приходить сведения от перевозчика и получателя.
После этого документ пройдет необходимые этапы, а успешно завершенные будут подсвечиваться желтым.
На этапе «Погрузка» перевозчик проверяет данные накладной и отмечает, есть ли замечания. Если есть — ниже указывает фактические сведения. Здесь же можно отказаться от перевозки кнопкой «Отказаться от перевозки». Когда информация о приеме груза отправлена, становятся доступны кнопки «Переадресовка» и «Замена водителя или ТС» — они находятся в верхней части формы.
В системе предусмотрен отдельный этап под переадресовку. Сначала перевозчик получает уведомление об изменении маршрута — его направляет либо грузоотправитель, либо грузополучатель. Способ оповещения стороны выбирают сами: это может быть почта, СМС или иной согласованный вариант. Получив сигнал, перевозчик правит данные в транспортной накладной и отправляет актуальную информацию и отправителю, и получателю.
Смена водителя либо транспортного средства оформляется через отдельный этап «Замена». Инициатива здесь полностью за перевозчиком — он корректирует электронную транспортную накладную и направляет актуальные сведения обеим сторонам: и грузоотправителю, и грузополучателю.
На этапе «Согласование оплаты» грузоотправитель проверяет данные от перевозчика, и если все верно — подтверждает, если нет — нажимает кнопку «Не согласиться».
На этапе «Разгрузка» грузополучатель принимает груз, перевозчик подтверждает передачу и при наличии фиксирует замечания. Если перевозчик отказывается разгружать груз, он нажимает «Не согласиться» и указывает причину отказа.
После того как перевозчик отправил данные о выдаче груза, он может внести сведения о «Переадресовке» (при частичной отгрузке) или «Корректировке стоимости» — соответствующие кнопки находятся в верхней части формы.
Процедура переадресовки или возврата ложится на плечи перевозчика: он меняет в документе пункт назначения и получателя, а при возврате в поле нового получателя указывает грузоотправителя. Когда дело доходит до приемки, у получателя два пути — зафиксировать успешное получение либо выставить мотивированный отказ. Отследить, на каком этапе находится документ, можно в любой момент: все статусы собраны в колонке «Состояние ЭДО» общего реестра электронных транспортных накладных.
Что такое электронная сопроводительная ведомость
Этот документ оформляют, когда контейнер — пустой или с грузом — нужно снять с машины для погрузки, а также при возврате порожней тары. Круг участников здесь стандартный, как и в электронной транспортной накладной: в процессе задействованы отправитель, перевозчик и получатель груза. Для тех, кто хочет глубже вникнуть в нюансы работы с контейнерами и заказ-нарядами, есть подробная инструкция в самоучителе от Scloud.
Подытожим
Скоро электронные перевозочные документы станут единственным легальным форматом для всех участников грузоперевозок по России. Исключения единичны и не спасут бизнес от штрафов: для водителей суммы небольшие, а вот компаниям и экспедиторам ошибки обойдутся в крупные суммы. Система роуминга между операторами через ГИС ЭПД уже работает — технических барьеров для перехода практически не осталось.
А если возникнут сложности с тем, как именно выставлять и подписывать электронные перевозочные документы в 1С, куда нажимать и как не пропустить важные этапы — вам помогут консультанты Scloud.
