Оформление нового сотрудника требует строгого соблюдения сроков и правил, иначе компании грозят крупные штрафы. В инструкции подробно рассказали, как оформить прием сотрудника на работу в 2026 году: от сбора документов до уведомления государственных инстанций.
Какие документы нужны для приема на работу
Перечень обязательных документов для приема на работу установлен статьей 65 ТК РФ. Базовый комплект выглядит стандартно для большинства случаев: человек предъявляет паспорт, страховое свидетельство СНИЛС, а также документ, подтверждающий его трудовой стаж. В зависимости от того, какой вариант ведения трудовой истории выбран самим работником, это может быть либо привычная бумажная книжка с внесенными записями, либо выписка из электронного формата, если человек ранее уже перешел на цифровой учет.
Дополнительные документы могут понадобиться в зависимости от статуса сотрудника или сферы деятельности.
|
Документ |
Для кого |
|---|---|
|
Военный билет. |
Для военнообязанных и призывников. |
|
Диплом об образовании. |
Для специалистов, которым нужна спецподготовка. |
|
Справка об отсутствии судимости. |
Например, для преподавателей и воспитателей. |
|
Медицинская книжка. |
Например, для работников общепита. |
|
Согласие родителей. |
Для несовершеннолетних. |
|
Патент, РВП или вид на жительство. |
Для иностранных граждан. |
Требовать документы, не связанные с работой, запрещено, если иное не предусмотрено отдельными федеральными законами.
Особые категории работников: отличия в оформлении
Не все сотрудники принимаются на работу по единому стандартному алгоритму. Для некоторых категорий граждан Трудовой кодекс и смежные законы устанавливают особые правила — где-то меняется перечень документов, где-то вводятся ограничения по условиям труда или специфические сроки отчетности. Рассмотрим пять самых распространенных случаев.
Совместители
Это сотрудники, у которых уже есть основное место работы, а в вашей компании они трудятся в свободное время. Не путайте с совмещением: при совмещении человек выполняет дополнительные обязанности в той же организации и в свое рабочее время, а при совместительстве оформляется на отдельную должность, работает в другие часы и получает отдельную зарплату.
Совместительство разрешено только с 18 лет, и если сотрудник на основной работе занят во вредных или опасных условиях, привлекать его к такой же работе по совместительству нельзя, согласно статье 282 ТК РФ.
Подробнее о том, как оформить совместителя в 1С, читайте в инструкции от экспертов Scloud.
Иностранные граждане
Для иностранных работников законодательство устанавливает квоты — предельную долю, которую они могут занимать в штате российской компании в зависимости от сферы деятельности. Превышение этого лимита, как и прием на работу мигранта без необходимых разрешительных документов, влечет за собой крупные штрафы для работодателя.
Перед оформлением трудового договора проверьте, соблюдены ли квоты в вашей организации, и запросите у кандидата все документы, подтверждающие его право работать в России: патент, разрешение на работу или вид на жительство — в зависимости от его статуса.
Несовершеннолетние сотрудники
В 2026 году для приема на работу несовершеннолетних достаточно письменного согласия одного из родителей или законного представителя — разрешение органов опеки не требуется.
При этом для сотрудников сохраняются строгие ограничения по продолжительности рабочих часов в неделю, установленные статьей 92 ТК РФ:
-
до 16 лет — не более 24;
-
16 – 18 лет — не более 35.
Кроме того, работодатель обязан убедиться, что предлагаемая работа не вредит здоровью и нравственному развитию подростка. Поэтому несовершеннолетних нельзя привлекать к ночным сменам, работам во вредных условиях, к деятельности, связанной с реализацией алкоголя и табака.
Сезонные работники
Сотрудников, принимаемых на временные работы в рамках определенного сезона, оформляют по срочному трудовому договору. В нем в обязательном порядке фиксируют основание — «для выполнения сезонных работ», — а также четко прописывают срок действия: либо конкретные даты, либо период, привязанный к климатическому сезону.
По общему правилу продолжительность такой работы не превышает шести месяцев. Однако для отдельных отраслей действуют свои нормативы — отраслевые соглашения могут устанавливать более длительные сроки. Поэтому перед оформлением стоит свериться с актуальными правилами для вашей сферы деятельности.
Дистанционные работники
Удаленная занятость закреплена в отдельной главе 49.1 ТК РФ. Ключевая особенность такого формата — гибкий график: сотрудник самостоятельно определяет режим работы и отдыха, если в трудовом договоре не установлены конкретные часы. Если работодателю важно, чтобы работник был на связи в определенное время, это условие необходимо прописать в договоре.
В каких сферах обязательно нужен медосмотр
Статья 220 ТК РФ обязывает работодателя организовывать предварительные и периодические медосмотры для целого ряда категорий персонала. В частности для тех, кто:
-
трудится во вредных или опасных условиях;
-
управляет транспортом;
-
работает в пищевой промышленности или общепите;
-
работает в торговле;
-
обслуживает водопроводные сооружения;
-
является сотрудником медицинских;
-
работает в детских учреждениях.
Плюс ко всему этот перечень не является закрытым, поскольку законодательство относит к обязательным осмотрам и другие категории работников, если их обязанность прямо прописана в отраслевых федеральных законах.
Прием на работу: пошаговая инструкция
Чтобы правильно оформить нового сотрудника и не пропустить ни одного обязательного этапа, следуйте этой инструкции.
Соберите необходимые документы
Полный перечень бумаг, которые должен представить соискатель, мы разобрали в блоке «Какие документы нужны для приема на работу» — вернитесь к нему, чтобы ничего не упустить.
Оформите письменное согласие на обработку персональных данных
Если вы планируете передавать личную информацию сотрудника третьим лицам (например, бухгалтеру на аутсорсинге), необходимо заручиться его письменным разрешением.
Удостоверьтесь в добросовестности соискателя
Проверьте подлинность предъявленных документов, убедитесь, что кандидат не находится в розыске и не имеет ограничений на занятие данной должности (по возрасту, состоянию здоровья или закону).
Организуйте медицинский осмотр
Для некоторых категорий работников предварительный медосмотр является строго обязательным: это касается занятых во вредных производствах, сотрудников общепита, педагогов, врачей, а также всех несовершеннолетних. Расходы на обследование берет на себя компания.
Ознакомьте сотрудника с внутренней документацией
Перед стартом работы сотрудник должен быть ознакомлен под роспись с правилами распорядка, положением об оплате, инструкциями по охране труда и другими локальными актами предприятия. Также в обязательном порядке проводится вводный инструктаж по технике безопасности.
Подпишите трудовой договор
Чтобы корректно составить трудовой договор, образец вы можете посмотреть в постановлении Правительства РФ № 858 «О типовой форме трудового договора для микропредприятий». Документ составляется в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон. В нем прописываются должностные обязанности, размер заработной платы, режим работы и другие обязательные условия.
По соглашению сторон в договор можно включить дополнительные пункты, например, испытательный срок. Часто возникают вопросы: «Можно ли не указывать испытательный срок в договоре?» — да, можно, это право, а не обязанность работодателя. Или: «Обязателен ли испытательный срок для сотрудников?» — нет, законодательство не обязывает его устанавливать.
Подготовьте распоряжение о зачислении в штат
Хотя законодательство не требует обязательно издавать приказ о приеме на работу по форме Т-1, многие компании все равно оформляют его для внутреннего контроля и удобства ведения кадрового учета.
Уведомите государственные органы
После оформления нового сотрудника работодатель обязан направить уведомления в следующие инстанции.
-
Социальный фонд России (СФР). Подается форма ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме.
-
Военный комиссариат. Уведомление подается в военкомат по адресу регистрации сотрудника. Срок уведомления военкомата о приеме на работу — 5 дней с даты приема, исчисляется в календарных днях.
-
Территориальный орган МВД. При приеме иностранного гражданина уведомление подается в течение 3 рабочих дней с даты заключения договора (как трудового, так и ГПХ).
Сделайте отметку в трудовой книжке
Если у сотрудника бумажная трудовая книжка, внесите запись о приеме в раздел «Сведения о работе» в течение пяти рабочих дней с даты приказа. Запись заверяется подписью и печатью (при наличии). Если сотрудник перешел на электронную трудовую, запись вносить не нужно — ее сделает СФР на основании поданной формы ЕФС-1 при приеме сотрудника.
С 2021 года для граждан, которые устраиваются на работу впервые, оформляется только электронная трудовая книжка — бумажный вариант не заводится. Для остальных работников бумажный вариант сохраняется, если они ранее выбрали этот способ ведения и не подавали заявление о переходе на электронный формат. При этом сотрудник вправе в любой момент изменить решение и перейти на ЭТК, подав соответствующее заявление работодателю.
Ответственность работодателя за нарушения
За ошибки при оформлении сотрудников и нарушение трудового законодательства предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Размеры штрафов зависят от статуса нарушителя и тяжести проступка.
|
Нарушение |
Штраф для должностных лиц |
Штраф для организации |
|---|---|---|
|
Допуск к работе без оформления, а также подмена трудового договора ГПХ. |
От 10 000 до 20 000 рублей. |
От 50 000 до 100 000 рублей. |
|
Задержка зарплаты, невыплата расчетных. |
От 10 000 до 20 000 рублей. |
От 30 000 до 50 000 рублей. |
|
Прочие нарушения (не выдали трудовую, не ознакомили с документами). |
От 1 000 до 5 000 рублей. |
От 30 000 до 50 000 рублей. |
При повторном нарушении в течение года штрафы значительно возрастают. Чтобы избежать их, достаточно соблюдать сроки, правильно оформлять документы и своевременно сдавать отчетность — а автоматизация кадрового учета в 1С:Зарплата и упраление персоналом поможет в этом.
Подытожим
Прием сотрудника — это ответственный процесс, который требует внимания к деталям и четкого соблюдения всех процедур. Каждый этап, от сбора документов до уведомления государственных органов, имеет свои сроки и нюансы. Ошибка на любом из них может обернуться штрафами и претензиями со стороны контролирующих органов. Чтобы минимизировать риски, важно тщательно проверять пакет документов, своевременно сдавать отчетность и правильно заполнять все кадровые бумаги. Внимательное отношение к оформлению новых сотрудников — залог спокойной работы компании и отсутствия проблем с трудовой инспекцией.
А для более глубокого погружения в кадровые вопросы у нас есть инструкции «Прием сотрудника на работу в 1С 8.3» и «Прием на работу в ЗУП». В них подробно расписаны самые важные аспекты оформления сотрудника в 1С.
