Как настроить резервирование товаров в 1С и автоматизировать работу с запасами? В статье рассказываем, как закреплять товары за заказами, контролировать остатки и управлять обеспечением в 1С:Управление торговлей. Также разберем, как добавить возможность резервирования в 1С:Бухгалтерия предприятия с помощью расширения и упростить работу с товарами без перехода на другую конфигурацию.
Что такое резервирование товаров и зачем оно нужно
Резервирование товаров — это инструмент, который позволяет закрепить определенное количество товара за конкретным заказом. Зарезервированный товар остается доступным для учета, но уже не может быть использован для других заказов. Резервировать можно не только товары, которые находятся на складе, но и ожидаемые поступления от поставщиков или товары, находящиеся в пути.
Резервирование необходимо для того, чтобы:
-
обеспечить наличие товара для клиента;
-
предотвратить повторную продажу зарезервированных товаров;
-
сократить количество ошибок при отгрузке;
-
контролировать движение товаров на складе;
-
эффективнее планировать запасы;
-
повысить качество обслуживания клиентов.
Пример. На складе находится 100 пар наушников, но клиент оформил заказ на 10. После выполнения операции «Заказ клиента», резервирование этих 10 пар происходит за данным заказом. Для других покупателей остается доступно 90 пар наушников.
Что важно учитывать при резервировании товаров
Правила резервирования товаров зависят от особенностей работы каждой компании. Организация самостоятельно определяет условия создания резерва, период его действия и порядок снятия с учетом своей специфики и потребностей клиентов. Закон РФ «О защите прав потребителей» не устанавливает строгих сроков резервирования. При организации процесса важно учитывать несколько факторов.
-
Актуальность резервов. Необходимо регулярно проверять созданные резервы и своевременно освобождать товары, которые больше не нужны для выполнения заказов.
-
Сроки выполнения заказов. Период резервирования должен соответствовать планируемой дате отгрузки, чтобы товар был доступен клиенту в нужный момент и не занимал склад без необходимости.
-
Оборачиваемость товаров. Для продукции с высоким спросом слишком длительное резервирование может привести к тому, что другие покупатели не смогут приобрести доступный товар.
-
Контроль остатков. При управлении запасами важно учитывать не только общее количество продукции на складе, но и товары, которые уже закреплены за заказами.
Настройка резервирования в 1С
Возможности резервирования товаров зависят от используемой конфигурации 1С. В 1С:Управление торговлей данный механизм является встроенным и позволяет закреплять товары за определенными заказами.
Для работы с резервами в 1С:УТ используются документы:
-
«Заказ на перемещение»;
-
«Заказ клиента»;
-
«Заказ на сборку (разборку)»;
-
«Заказ на внутреннее потребление».
Итак, как настроить резервирование? Это обеспечивается путем включения использования заказов перед началом. Для этого нужно перейти в раздел «НСИ и администрирование», открыть «Продажи».
Там следует активировать параметр «Использование заказов».
В программе предусмотрено три варианта использования заказов.
-
Заказ как счет. Самый простой режим работы. Заказ используется только для оформления продажи, а резервирование и управление состоянием товаров недоступны.
-
Заказ только со склада. Позволяет назначать заказу определенное состояние, например резерв или отгрузку. При этом выбранное состояние применяется сразу ко всем товарам в заказе, а установить разные действия для отдельных позиций нельзя.
-
Заказ со склада и под заказ. Наиболее функциональный вариант. Он позволяет задавать состояние отдельно для каждой позиции в заказе.
Можно настроить обеспечение для каждой позиции отдельно. Для этого добавьте товары в заказ, нажмите кнопку «Обеспечение» и выберите нужный вариант.
Если компания работает с несколькими складами, может потребоваться настройка приоритета складов. 1С позволяет определить порядок, в котором будут использоваться доступные остатки при обеспечении заказов.
Для управления обеспечением используются следующие варианты состояний товара.
|
Состояние |
Описание |
|---|---|
|
«Отгрузить» |
Товар закрепляется за заказом и доступен для немедленной отгрузки. |
|
«Резервировать» |
Товар фиксируется за заказом, но не может быть отгружен до изменения состояния. |
|
«Резервировать по мере поступления» |
Товар будет автоматически закреплен за заказом после поступления на склад. |
|
«К обеспечению» |
Товар не резервируется, но формируется потребность для дальнейшей закупки. |
|
«Не обеспечивать» |
Товар не резервируется и не участвует в формировании потребности. |
Если вам интересно, как включить резервирование в 1С:Бухгалтерия предприятия, то стандартного механизма резервирования товаров нет, так как конфигурация в первую очередь ориентирована на ведение бухгалтерского и налогового учета. При этом многие компании продолжают использовать ее как основную учетную систему и хотят управлять запасами более гибко, не переходя на другую конфигурацию.
Для таких задач можно использовать расширение «Резервирование товаров» от Scloud, которое добавляет в привычную среду 1С:БП возможность закреплять продукцию за заказами, контролировать свободные остатки и учитывать зарезервированные товары.
Использование расширения позволяет расширить функциональность программы без перехода на другую конфигурацию, сохранив текущие настройки учета и привычные процессы работы пользователей. После установки расширения резерв товаров в 1С выполняется через следующие документы:
-
«Счет покупателю»;
-
«Реализация (акты, накладные, УПД)».
Как автоматизировать резервирование товаров в 1С
Автоматизация резервирования отвечает за корректное управление складом. 1С конфигурация напрямую влияет на возможности автоматизации.
-
В 1С:Управление торговлей резервирование товаров выполняется через механизм обеспечения заказов. Пользователь создает документ «Заказ клиента», добавляет необходимые товары и выбирает способ их обеспечения. В зависимости от настроек можно зарезервировать товар из текущих складских остатков или обеспечить его за счет будущих поступлений.
После проведения заказа система автоматически учитывает зарезервированные позиции и обновляет информацию о доступности товаров. Проверить состояние запасов поможет отчет по остаткам в резерве 1С «Остатки и доступность товаров», где отображаются общий остаток, количество в резерве и свободный остаток. При оформлении отгрузки резерв снимается автоматически. -
В 1С:Бухгалтерия предприятия автоматизировать резервирование товаров можно с помощью расширения «Резервирование товаров». Оно добавляет возможность закреплять товары за заказами, контролировать наличие, резерв и свободные остатки без перехода на другую конфигурацию.
Работа с резервами выполняется через документы «Счет покупателю» и «Реализация (акты, накладные, УПД)». При проведении счета товар автоматически устанавливается в резерв, а при оформлении реализации резерв снимается. Также расширение позволяет отслеживать созданные резервы с помощью специального отчета и получать актуальную информацию о движении товаров.
Подробнее о настройке и работе с расширением можно узнать в нашей инструкции.
Подведем итоги
Резервирование товаров помогает упорядочить работу с запасами, закреплять продукцию за конкретными заказами, контролировать остатки и снижать риск ошибок при отгрузке. Благодаря автоматизации сотрудники могут быстрее обрабатывать заказы, а клиенты — получать товары в нужные сроки.
