Как правильно списывать материалы в 1С:Бухгалтерия

Как списывать материалы в 1С? С таким вопросом чаще сталкиваются начинающие бухгалтеры. В статье разберем, как это сделать, правильно и законно, на примере 1С:Бухгалтерия. Вы узнаете, для чего нужна эта операция, каковы причины для списания, какими документами оформляется, дадим пошаговую инструкцию.

Списание материалов: что это и зачем оно нужно

Для начала нужно разобраться — для чего нужно списание. Списание материалов — это бухгалтерская операция, которая отражает факт использования материалов в производстве, для собственных нужд, при продаже или по другим причинам. Проще говоря, материалы «снимают» с баланса организации, потому что их использовали.

Почему так важно вовремя и правильно списывать материалы?

• Точный учет. Без списания будет неверная информация о запасах на складе. В учете материалы числится, а физически их нет.

• Формирование себестоимости. Стоимость использованных материалов — это часть затрат, которые формируют себестоимость продукции или услуг. Правильно списать — значит корректно рассчитать стоимость произведенного товара.

• Налоговый учет. Между налогооблагаемой базой по налогу на прибыль и списанием материалов прямая зависимость. Не списали — стоимость занизили, следовательно занизили и расходы, что ведет к переплате налога с прибыли.

Выходит, что списать материалы — это не просто соблюсти формальность. Это значит правильно вести бухгалтерский и налоговый учет.

Причины и документы для списания материалов

Материалы — это запасы предприятия по бухучету согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы» (п. 3). По чьему-либо желанию или распоряжению просто взять и списать материалы нельзя — это всегда следствие каких-либо действий в деятельности предприятия. 

Перестают запасы быть активами организации, а значит подлежат списанию, по следующим причинам (п. 41 ФСБУ 5/2019):

• Хозяйственные нужды. Когда материалы используются для нужд самой компании (покупка канцтоваров для офиса, чистящих средств для уборки, строительных материалов для мелкого ремонта);

• Порча или моральный износ. Если материалы пришли в негодность (истек срок годности, повреждены) и не могут быть использованы;

• Кража или недостача. В случае инвентаризации может быть выявлена недостача. После внутреннего расследования материалы списываются;

• Безвозмездная передача. Передача материалов другой организации без оплаты.

К списанию не относится (п. 42 ФСБУ 5/2019):

• использование в производстве;

• выпуск продукции;

• отгрузка покупателю до момента признания выручки.

Для каждой причины нужен свой документ.

• Требование-накладная. Это основной документ, используемый для списания на хозяйственные нужды.

• Акт о списании материалов. Используется для списания материалов, которые пришли в негодность или по другим причинам (утилизации).

• Передача материалов в эксплуатацию. Для малоценных предметов, которые списываются сразу после выдачи в пользование, например, спецодежды.

Подготовка к списанию материалов

Прежде чем перейти к созданию документа списания, убедитесь, что все готово.

• Созданы номенклатурные позиции. Все материалы должны быть заведены в справочнике «Номенклатура».

• Материалы оприходованы. На складе должны числиться те материалы, которые собираетесь списывать. Проверить можно по ОСВ счета 10 и соответствующим субсчетам к нему.

• Есть основание для списания. Основание — одна из причин, перечисленных в п. 41 ФСБУ 5/2019.

Если все эти условия выполнены, можно приступать к работе в программе.

Инструкция как списывать материалы в 1С

Рассмотрим, как списывать материалы на примере 1С:Бухгалтерия. Например, в компании все отделы подали заявки на канцелярские скрепки. Компания их закупила. 

Материалы спишутся на счет 20, 25 или 26 — в зависимости от того, какие виды запасов списываются.

Недостача или брак по результатам инвентаризации оформляется иначе. Сначала создается документ «Инвентаризация товаров»: вкладка «Склад» — Инвентаризация. Затем на его основании оформляется «Списание товаров, материалов».

Для учета спецодежды и инвентаря в 1С:Бухгалтерия на вкладке «Склад» есть специальный раздел «Спецодежда и инвентарь». Порядок оформления списания этих запасов, какими именно документами вы можете уточнить у специалистов по работе в 1С компании Scloud. Они также подскажут, где в 1С списание материалов происходит в других конфигурациях.       

Подытожим

Разобрались, как списывать материалы в 1С, где в 1С списание материалов происходит и как это делать правильно. Как видите, это несложная, но очень важная операция. Главное — внимательно заполнять все поля и понимать, на какой счет относятся затраты. Если остались вопросы, не стесняйтесь задавать их специалистам компании Scloud. Консультанты отвечают любому обратившемуся пользователю 1С. Помните, что правильный учет — это залог успешной работы любого предприятия.