Регистрация переработок

Начисление оплаты за переработку в повышенном размере

Пример

Сотруднику установлен сменный график с суммированным учетом рабочего времени (сутки через двое).

Учетный период - квартал. Оплата сотруднику производится по часовой тарифной ставке, которая составляет 600 руб. В 1 квартале 2022 г. сотрудник отработал 720 часов, из них 96 часов в праздничные дни, которые уже были оплачены в повышенном размере. Норма рабочего времени согласно производственному календарю - 446 часов (454 часов - 8 часов, так как сотрудник 10 февраля. находился в отпуске без сохранения заработной платы.) При подсчете переработок норма определяется по производственному календарю.

Ниже приведем выдержки из регистра Отработанное время по сотрудникам.

Необходимо рассчитать часы переработки сотрудника за 1 квартал 2022 г. и начислить ему оплату за переработку.

Локальным нормативным актом организации установлено, что часы переработки оплачиваются за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Настройка вида начисления и графика работы сотрудника

Для возможности регистрации переработок и расчета доплаты за переработки (сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени) в настройке параметров расчета зарплаты (Настройка - Расчет зарплаты - Настройка состава начислений и удержаний) - Почасовая оплата установите флаги Применение почасовой оплаты (т.к. переработки оплачиваются в часах) и Переработки при суммированном учете времени. В результате установления флагов и сохранения настройки в программе будет доступен документ Регистрация переработок, с помощью которого регистрируются переработки. А в плане видов начислений (Настройка - Начисления) будет доступен для использования вид начисления Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени для расчета доплаты за переработки в документе Начисление зарплаты и взносов. Данный вид начисления уже настроен и готов к использованию.

Так выглядит уже имеющееся в программе начисление Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени. В нем основной интерес представляет формула расчета.

При ведении непрерывного производственного процесса в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не всегда может быть соблюдена установленная для сотрудников еженедельная норма рабочего времени - 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ). В таких случаях вводятся сменные графики с суммированным учетом рабочего времени. Положения ст. 104 ТК РФ разрешают при суммированном учете устанавливать норму рабочих часов не для недели, а для учетного периода, которым может быть месяц, квартал или другие периоды (но не более года). Общее количество рабочих часов за учетный период должно соответствовать норме времени по производственному календарю.

В программе в графике суммированного учета времени работы сотрудника имеется возможность выбрать другие варианты определения нормы при регистрации переработки и дальнейшем расчете ее доплаты. В нашем примере при расчете доплаты за переработку норма рабочего времени в учетном периоде определяется по умолчанию - по производственному календарю.

Дополнительная оплата за переработки производится из расчета за первые два часа не менее чем в полуторном размере, а за последующие часы - не менее чем в двойном (ст. 152 ТК РФ). При расчете используется часовая тарифная ставка сотрудника.

Для сотрудников, основная оплата которым начисляется по месячной тарифной ставке (должностной оклад), производится пересчет ставок.

Пересчет дневной тарифной ставки (стоимость дня) в часовую (стоимость часа) осуществляется путем деления дневной ставки на длительность рабочего дня. Длительность рабочего дня в этом случае определяется делением количества часов в неделе по графику работы сотрудника на 5 (для пятидневки и сменного графика) или на 6 (для шестидневки).

Пересчет месячной тарифной ставки в часовую (стоимость часа) осуществляется путем деления месячной тарифной ставки на количество рабочих часов в месяце, за который рассчитывается оплата.

Для сотрудников, труд которых оплачивается исходя из месячной тарифной ставки, расчет часовой тарифной ставки для начисления доплаты за переработку может производиться:

• исходя из месячной нормы времени по графику сотрудника. При этом варианте часовая ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на количество рабочих часов в месяце выполнения сверхурочных работ, ночных работ и т.п. по графику работы сотрудника. Данный порядок можно установить, если месячная норма по графикам сотрудников не превышает месячную норму по производственному календарю

• исходя из среднемесячной нормы рабочего времени (определяемой автоматически по данным заполненного производственного календаря как 1/12 годовой нормы). При этом варианте часовая ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на среднее количество часов в месяце за год

• исходя из месячной нормы времени по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели, установленной для графика сотрудника. При этом варианте часовая ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на количество рабочих часов в месяце по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели.

Нормативный порядок пересчета месячной тарифной ставки (должностного оклада) в часовую ставку (стоимость часа) в настоящее время не урегулирован, поэтому программа поддерживает три варианта расчета:

• Среднемесячное количество часов (дней) в месяце

• Норму времени по графику сотрудника

• Норму времени по производственному календарю.

Вариант алгоритма пересчета устанавливается в настройке параметров расчета зарплаты в разделе При пересчете тарифной ставки сотрудника в стоимость часа (дня) использовать (Настройка – Расчет зарплаты). Выбранный вариант используется для всех расчетов (например, расчет оплаты за работу в выходные и праздничные дни, доплаты за работу в ночные часы и др.), связанных с пересчетом месячной тарифной ставки в часовую или дневную, и распространяется на все организации, учет по которым ведется в информационной базе.

Кроме того, вариант алгоритма пересчета месячной тарифной ставки в часовую или дневную можно установить индивидуально для каждого сотрудника в документах, таких как Прием на работу (Прием на работу списком) (Кадры – Приемы, переводы, увольнения), Кадровый перевод (Кадровый перевод списком) (Кадры – Приемы, переводы, увольнения), Восстановление в должности (Кадры – Все кадровые документы) - Оплата труда в поле Порядок пересчета. По умолчанию указывается порядок перерасчета, который установлен в настройках параметров расчета зарплаты.

По умолчанию в качестве тарифной ставки сотрудника при пересчете используется ставка его основного (повременного) начисления, например, оклада по дням. А если помимо оклада сотруднику назначена, например, надбавка, то она при пересчете учтена не будет, и, например, доплата за работу в ночные часы будет рассчитана только исходя из оклада сотрудника. При этом если надбавка рассчитывается процентом, то, напротив, процент может быть применен к доплате за работу в ночные часы, и в итоге сумма рассчитанной надбавки и доплаты за ночные часы даст ожидаемый результат.

Однако методика расчетов, применяющаяся на предприятии, может не допускать такого способа расчета, или же вообще надбавка, как и оклад, может назначаться сотруднику суммой.

В таком случае в программе можно использовать при расчетах так называемую совокупную тарифную ставку, которая будет учитывать не только оклад сотрудника, но и любые другие начисления, назначенные сотруднику в плановом порядке. Причем, такие плановые начисления должны иметь показатели в формуле, которые необходимо выбрать в настройке. Для этого в настройках расчета зарплаты (Настройка - Расчет зарплаты) выберите показатели, используемые в начислениях, которые требуется учитывать при пересчете тарифной ставки сотрудника. Например, процент или сумму ежемесячной премии (Показатели, определяющие состав совокупной тарифной ставки).

Но если в качестве показателя, определяющего состав совокупной ставки сотрудника, выбран процентный показатель, то из состава расчетной базы начисления, в котором этот показатель используется, может потребоваться исключить начисления, при расчете которых производится перерасчет ставки.

Если при назначении сотруднику плановых начислений среди них окажутся несколько начислений, в которых используются показатели, выбранные как составляющие его совокупную тарифную ставку, то в документе появится возможность ее указать.

После выбора показателей необходимо перерасчитать ФОТ (Зарплата - Пересчет планового ФОТ). Размер совокупной тарифной ставки определяется программой автоматически как вклад в ФОТ таких начислений. При необходимости ее можно отредактировать. В дальнейшем именно размер такой совокупной тарифной ставки будет использоваться при расчете начислений, расчет которых требует пересчета ставки.

По желанию сотрудника переработка вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ). Для реализации данной возможности в настройке расчета зарплаты (Настройка - Расчет зарплаты - Настройка состава начислений и удержаний) - Учет отсутствий установите флаги Отгулы и В том числе внутрисменные, если отгулы предоставляются в течение рабочей смены.

Регистрация переработки

Регистрация переработанных часов при суммированном учете рабочего времени производится с помощью документа Регистрация переработок. Документ необходимо вводить в конце месяца окончания учетного периода, до начисления зарплаты за этот месяц. В нашем примере - в конце 1 квартала 2022 г., т.е. в марте.

1. Зарплата - Регистрации переработок.

2. Создать.

3. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, необходимо выбрать ту организацию, в которой оформлен сотрудник (сотрудники).

4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. Эта дата отразится в печатной форме приказа на оплату переработок для сотрудников, работающих по графику с суммированным учетом рабочего времени.

5. Поле Подразделение заполняется, если требуется зарегистрировать переработки сотрудникам конкретного подразделения. В нашем примере поле заполнять не нужно.

6. В поле Период с... по... укажите вручную учетный период, за который будут автоматически рассчитаны часы переработок и впоследствии будет начислена доплата за них. В нашем примере - с января 2022 г. по март 2022 г.

7. Табличную часть документа можно заполнить автоматически всеми сотрудниками, работающими по графикам суммированного учета рабочего времени по кнопке Заполнить, либо в режиме подбора сотрудников по кнопке Подбор, либо путем добавления по одному сотруднику по кнопке Добавить. При заполнении автоматически производится расчет.

• Отработано: Всего - определяются фактически отработанные сотрудником часы за учетный период по фактически выполненным начислениям за отработанное время. При этом, поскольку последний месяц учетного периода при заполнении табличной части еще не рассчитан, выполняется его предварительный расчет, причем с учетом неутвержденных документов-отклонений (отпуска, больничные, командировки и т.п.), т.к. часто на момент регистрации переработок документы-отклонения еще не рассчитаны и не утверждены расчетчиком. В нашем примере сотрудник отработал в 1 квартал 2022 г. 590 часов в т.ч. в праздн. - определяются часы, отработанные сотрудником за учетный период в государственные праздники, на которые выпала его смена. Поскольку такие часы уже автоматически оплачиваются в повышенном размере (доплатой), оплачивать их повторно как часы переработки не требуется. Данные в колонке заполняются в справочных целях, используются при печати приказа, а непосредственно в расчете не участвуют.

• Норма - определяется норма за учетный период согласно настройке, указанной в графике работы сотрудника в разделе При подсчете переработок определять норму по, за вычетом невыходов. В нашем примере - по производственному календарю, невыходов у сотрудника было 8 ч. (10 февраля сотрудник находился в отпуске без сохранения заработной платы, часы считаются из расчета 8 ч/день). За 1 квартал 2022 г. норма составляет 446 часов (454 часов - 8 часов)

• Уже оплач. по повыш. тарифу - определяются часы, оплаченные сотруднику за учетный период в повышенном размере. При работе по графику с суммированным учетом невозможно сказать определенно, в какие именно часы сотрудник переработал сверхурочно. Поэтому также невозможно точно сказать, сколько именно переработок (сверхурочных часов) пришлось на уже оплаченные в двойном размере праздничные часы. Пользователю предоставляется возможность самостоятельно определить, сколько именно из переработанных часов пришлось на праздничные. Эти часы как сверхурочные оплачены не будут: при подсчете часов переработок, подлежащих оплате, они вычитаются. Если переработки требуется оплачивать без их учета, то данные в колонке можно обнулить. В нашем примере в повышенном размере оплачено 96 часов (36 + 8 + 52).

• Всего к оплате - определяются часы переработки как разница между нормой за учетный период, фактически отработанным временем и уже оплаченным временем по повышенному тарифу. В нашем примере - 178 часов (720 часов всего отработанных - 446 часа по норме - 96 часов отработанных в праздничные дни)

• Оплата: х1,5 и х2 - определяются часы переработки к оплате. Поскольку законодательство не содержит положений о том, сколько часов переработок оплачиваются не менее чем в полуторном размере, а сколько – не менее чем в двойном, по умолчанию все часы переработок заполняются в колонку для их полуторной оплаты. Часы двойной оплаты необходимо выделить самостоятельно в соответствии с принятой на предприятии методикой. Если все часы принято оплачивать, например, одинаково, или в каком-то другом размере, то можно внести соответствующие изменения в формулу начисления доплаты переработок. По этой же причине имеется возможность редактирования, как нормы, так и фактических часов, при их редактировании в табличной части пересчитывается количество переработанных часов. В нашем примере локальным нормативным актом организации установлено, что часы переработок оплачиваются за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. В нашей ситуации делим полученное количество дней к оплате - 74 на общее количество смен - 59, чтобы получить часы переработки за одну смену (74 / 59 = 1,25). Если, как в нашем случае, данное число меньше 2-х, вся сумма часов оплачивается по тарифу 1,5х, если больше - разница этой суммы и 2 дополнительно считается по двойному тарифу.

• Рассчитываем количество смен к оплате: 178 - 30 х 2 = 118 смен будут оплачены по двойной ставке, 30 х 2 = 60 смен будут оплачены по полуторной ставке.

• в колонке Способ компенсации - выберите способ компенсации переработки (в нашем примере - Повышенная оплата). Если используется возможность регистрации отгулов, то вместо оплаты часов переработки можно зарегистрировать их для последующего предоставления отгулов, выбрав способ компенсации Отгул.

• Поле Руководитель и его должность автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа на оплату переработок для сотрудников, работающих по графику с суммированным учетом рабочего времени.

• Провести. Для формирования печатной формы приказа на оплату переработок используйте кнопку Приказ на оплату.

Расчет и начисление оплаты за переработку в повышенном размере

Зарегистрированные часы переработок оплачиваются в последнем месяце учетного периода (в нашем примере - в марте 2022 г.) с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (Зарплата – Начисление зарплаты и взносов).

1. Для автоматического заполнения документа Начисление зарплаты и взносов используйте кнопку Заполнить или кнопку Подбор.

2. При заполнении документа в табличную часть - Начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке, а также и доплата за переработку.

По условиям нашего примера локальным нормативным актом организации установлено, что часы переработок оплачиваются за первые два часа не менее чем в полуторном, за последующие часы – не менее чем в двойном размере.

Часовая тарифная ставка сотрудника составляет 250 руб. Сотрудник переработал в 1 квартале 2022 г. 11 часов.

Оплата за переработку начисляется в составе основной оплаты за отработанное время в одинарном размере (вид начисления Оплата по часовому тарифу), т.к. работа сотрудника в 1 квартале 2022 г. производилась согласно графику его работы, а также начисляется доплата - повышенная оплата за переработку (вид начисления Доплата за переработки при суммированном учете рабочего времени)

Итого Доплата за переработки при суммированном учете времени составит ( 60 х 0,5 + ( 178 - 60 ) х 1) х 600 = 88800 руб.

Начисление оплаты за переработку без повышенной оплаты и предоставление дополнительного выходного дня

Если оплата за переработку производится без повышенной оплаты и предоставляется дополнительное время отдыха, то переработка в программе будет оплачена в одинарном размере при начислении зарплаты с помощью основного вида оплаты сотрудника.

В программе будет учтена информация о часах накопленных отгулов. Эту информацию можно будет использовать при последующем предоставлении отгула.

Регистрация переработки

Регистрация переработанных часов при суммированном учете рабочего времени производится с помощью документа Регистрация переработок (Зарплата - Регистрации переработок). Документ необходимо вводить в конце месяца окончания учетного периода, до начисления зарплаты за этот месяц.

В случае с предыдущей ситуацией и применением отгулов вместо повышенной оплаты документ Регистрация переработок будет выглядеть так:

Расчет и начисление оплаты за переработку без повышенной оплаты

В данной ситуации оплата за переработку не начисляется, т.к. сотрудником сделан выбор о предоставлении именно отгула вместо повышенной оплаты.

Регистрация дополнительного времени отдыха

Зарегистрировать фактическое предоставление дополнительного времени отдыха (отгула) можно документами:

1. Отгул (Кадры - Отгулы или Зарплата - Отгулы).

2. Отгул списком (Кадры - Все кадровые документы или Все отсутствия сотрудников, Зарплата - Все начисления).

3. Отпуск (Кадры – Отпуска или Зарплата – Отпуска - Дополнительные отпуска, отгулы), если сотрудник решил присоединить дни отгула к отпуску.

Т.к. законодательство не содержит положений о переводе накопленных часов отгулов в дни, в программе продолжительность фактически предоставляемого отгула не поставлено в жесткую зависимость от ранее накопленного. Предполагается, что пользователь самостоятельно принимается решение, в счет скольких ранее накопленных дней или часов отгула предоставляется фактический отгул. При предоставлении отгула вместе с отпуском количество предоставляемых дней отгула по умолчанию заполняется всеми накопленными сотрудником отгулами. При этом перевод накопленных часов отгула в дни производится по принципу день за 8 часов. При необходимости количество как предоставляемых, так и списываемых дней и часов можно изменить вручную.

Отгулы в соответствии со статьями 152 и 153 ТК РФ не подлежат оплате. Отгул, предоставленный по Трудовому кодексу, – это просто перенос времени отдыха. Сотруднику оплачивается однократно время, которое он отработал вне графика, а в другое время предоставляется отдых. Однако существуют и иные трактовки вопроса оплаты отгула и других дней в месяце, когда он предоставляется. Так, в письме Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1 говорится, что день отдыха, предоставленный в соответствии со ст. 153 ТК РФ, должен исключаться из нормы рабочего времени. При этом зарплата в этом месяце должна выплачиваться в полном объеме. В письме Минтруда России от 11.03.2013 № 14-2/3019144-1157 сказано, что в данной ситуации размер месячного оклада уменьшен не будет, но вопрос об одновременном уменьшении нормы рабочего времени не затрагивается. В письме Минтруда России от 20.07.2015 № 14-1/В-541 и вовсе говорится, что за месяц, в котором сотрудник взял отгул, нужно заплатить оклад полностью, но при этом сотрудник отработает на один день меньше нормы.

Основными регуляторами в документе Отгул являются два поля Предоставить отгул и В счет отработанных ранее дней.

Первый влияет на отражение времени отгула в табеле как Дополнительные неоплачиваемые выходные (НВ), второй – на то, сколько именно дней/часов будет списано из зарезервированного за сотрудником.

Для примера выше при зарезервированных документом Регистрация переработок 178 часов вводится документ Отгул с такими полями:

В этой ситуации из резерва накопленных отгулов сотрудника будут списаны 24 часа, это будет соответственно зафиксировано в табеле.

Проверить остатки зарезервированных часов отгула можно отчетом Кадры – Отчеты по кадрам – Остатки отпусков.

В программе регистрация фактического отгула и ее влияние на расчет заработной платы аналогично регистрации отпуска без сохранения заработной платы. В месяце регистрации отгула фактически отработанное время будет уменьшено на время отгула, норма времени при этом не изменится, что отразится в расчете повременной оплаты труда в этом месяце.

В программе можно выполнить настройки при которых будет уменьшена норма рабочего времени в месяце, когда сотрудник использует отгул. Для этого нужно сформировать документ Индивидуальный график (Зарплата – Индивидуальные графики). При этом на день отгула следует запланировать выходной день.

Выбор пользователем такого варианта влечет ряд последствий:

1. Отличие общего заработка у сотрудников с разной формой оплаты труда. Окладники будут получать полный оклад в том месяце, когда используют отгул, в то время как сдельщики и поденщики все равно получат только фактически заработанные суммы.

2. Зависимость общего заработка окладника от количества отгулов: например, в месяце 20 рабочих дней, у сотрудника накопилось 20 отгулов. Если сотрудник использует 19 отгулов, то, отработав 1 день, он получит полный оклад. Однако если он решит отгулять все 20, то заработка за этот месяц не будет вовсе, ведь при уменьшении нормы на число отгулов мы получим 0.

3. Уменьшение нормы рабочего времени при сохранении оклада ведет к завышению среднего заработка.

Начисление оплаты за переработку в повышенном размере при увольнении сотрудника

Дату увольнения сложно совместить с датой окончания учетного периода сотрудника, работающего по графику с суммированным учетом рабочего времени. Поэтому при увольнении может возникнуть необходимость оплатить сотруднику часы переработки, как в нашем примере. Расчет часов переработок в документе Увольнение выполняется аналогично расчету в документе Регистрация переработок, т.е. документ Регистрация переработок для расчета и регистрация часов переработок вводить нет необходимости. Период, за который рассчитываются часы переработок, в документе Увольнение, определяется автоматически.

Таким образом, окончательный расчет сотрудника в связи с увольнением, в том числе и начисление оплаты за переработку с начала года производится с помощью документа Увольнение (Зарплата - Все начисления - Создать - Увольнение).

При заполнении документа - Условия увольнения поле Сверхурочные часы х1,5 автоматически заполняется ранее неоплаченными часами переработки.

На вкладке Начисления и удержания - Начисления автоматически производится расчет и начисление оплаты за переработку.