Рекомендации по ведению учета
-
Контролировать последовательность начислений и выплат, вводить документы по датам в хронологии.
-
Проводить начисления не заранее, а только перед непосредственной выплатой.
-
Не пересчитывать и не перепроводить документы после их выплаты
-
После начисления ЗП не вводить межрасчетные документы за этот же месяц. В случае необходимости, предварительно отменить проведение начисления ЗП
-
Плановая дата выплаты должна совпадать с фактической
-
По возможности контролировать чтобы аванс не оказывался больше зарплаты (ввод неявок задним числом)
-
При сторнировании начислений проверять суммы в учете НДФЛ
Общая схема исправления учета НДФЛ
Данный вариант исправления подходит для исправления большинства ситуаций. ВНИМАНИЕ! Не забудьте сохранить резервную копию базы перед началом исправлений.
1. Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты. Распроводим все ведомости до первой проблемной.
2. Начисления - Все начисления. Также распроводим начисления авансов и начислений зарплаты до проблемного месяца.
3. Проверяем корректность исчисленного НДФЛ пользуясь данными о налоговой базе из отчета Анализ НДФЛ по месяцам.
4. Если исчисленный налог рассчитан неверно, заходим в документы начислений и нажимаем кнопку Пересчитать налог.
5. Далее выделяем в соответствующей ведомости проблемных сотрудников и нажимаем кнопку Обновить налог.
6. Проверяем отчетом, равна ла в данном месяце сумма удержанного налога налогу исчисленному.
7. Если равенства нет, удаляем и заново подтягиваем в ведомость проблемных сотрудников. При необходимости после перезаполнения сохранить сумму выплаты не меняем общую сумму выплаты в ведомости! Это приведет к тому, что программа пропорционально изменит в расшифровке ВСЕ составляющие выплаты, включая и сумму выплаченного аванса. Проваливаемся в расшифровку (пустое поле справа от суммы выплаты) и там по кнопке Добавить добавляем строку с заполненным сотрудником подразделением и разницей между вновь сформированной суммой и фактически прошедшей по банку, чтобы выйти на последнюю в итоге.
8. Действия 2-7 повторяем по всем последующим начислениям и ведомостям последовательно, проводя их в хронологическом порядке.
Откуда берутся движения по НДФЛ в программе
В программе ЗУП цепочка НДФЛ состоит из двух элементов:
Документ начисления, он же документ-основание (Начисление за первую половину месяца, Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный и.т.д.) - Ведомость на выплаты (Ведомость в банк, на счета, в кассу).
Движения исчисления НДФЛ в регистрах создаются документами-основаниями (Премия, Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный и.т.д.), движения по удержанию НДФЛ выполняются документами Ведомости, Операция учета НДФЛ, Начисление дивидендов.
Также не следует забывать, что если данные переносились из другой программы, например из ЗУП 2.5 в ЗУП 3, информация о движениях исчисленного и удержанного налога старых периодов будет содержаться в специальных документах переноса (Администрирование – Переносы данных). Как правило, документы переносов, которые содержат движения регистров по этому налогу, так и называются – НДФЛ. Любые документы начислений и выплат, введенные параллельно с периодами перенесенных данных, создадут дублирующие движения по НДФЛ.
Чем отследить неверные движения
Сразу скачать настроенный вариант отчета можно здесь:
В программе открываем обычный отчет Налоги и взносы - Отчеты по налогам и взносам - Анализ НДФЛ по месяцам, затем в его форме нажимаем Еще - Варианты отчета - Обновить из файла - и выбирается этот архив. После этого мы получаем расширенную версию отчета.
Как созданный отчет отображает движения НДФЛ (пример исправления учета)
Мы получили отчет, который достаточно подробно выводит информацию как по сотрудникам, так и по конкретным документам, делающим те или иные движения по НДФЛ. Он отразит нам какие документы в каком месяце налогового периода сделали те или иные движения по НДФЛ.
Разберем ситуацию с зарплатой и отпускными января отдельного сотрудника с использованием такого отчета. Все ведомости в примере были фактически оплачены, поэтому суммы выплат нам надо будет в ведомостях сохранить.
Суммы фактических выплат соруднику по январским начислениям:
· 29107,46 – отпускные 13.01
· 14074,47 – аванс 20.01
· 71394,06 – конечная зарплата 05.02
Видим, что по отпускным имеется недоудержанный налог, исчислено 4482, удержано 4156. Распроводим все документы начислений и ведомостей до отпуска (это необходимо делать, так как в них могут содержаться перерасчеты предыдущих периодов). Сверяем налоговую базу с суммой исчисленного налога – верно.
В ведомости на выплату отпуска нажимаем Обновить налог по сотруднику. Ничего не меняется. При этом сумма к выплате и сумма налога вместе дают 33263,46, что меньше, чем исчисленная по документу-основанию Отпуск 35873,46.
Значит, имела место недоплата. Запоминаем сумму к выплате 29107,46, затем удаляем и подтягиваем сотрудника в ведомость заново. Теперь сумма к выплате 31391,46. Проваливаемся в расшифровку выплаты (поле справа от поля К выплате). Добавляем там строку с сотрудником подразделением и отрицательной суммой - 2284.
Налог теперь удержан верно (так как в выплате учлась вся налоговая база по документу-основанию). Разница между этими суммами 2284.
Теперь нам надо внсти исправления в ведомость так, чтбы сохранить сумму выплаченной зарплаты и корректно учесть всю сумму НДФЛ к удержанию. Проваливаемся в расшифровку выплаты справа от поля К выплате и добавляем там новую строку с ФИО сотрудника, его подразделением и отрицательной суммой разницы - 2284. Сумма к выплате стала соответствовать фактической. А налог при этом не изменился (так как суммы, внесенные без документа-основания не изменяют налоговую базу и затем производится обратный перерасчет в следующих ведомостях).
Проводим нашу ведомость, формируем заново отчет для проверки. Теперь налог по отпуску удержан полностью.
Далее перезаполняем и проводим начисление аванса. Налог поменялся.
Затем также перезаполнением проверяем ведомость на аванс. Точно так же, внесением дополнительной строки в расшифровку выплаты добиваемся ее соответствия фактической выплате.
Затем пересчитываем НДФЛ сотрудника в конечном начислении зарплаты. В нашем случае он измениться не должен, так как начисленные суммы в целом не менялись, а стало быть не изменилась и налоговая база.
Последний шаг – ведомость на выплату зарплаты.
Запоминаем фактическую сумму к выплате 71394,06 и заново подтягиваем сюда сотрудника. Теперь сумма 67735,06 (разница 3659). Вносим эту разницу отдельной строкой в расшифровку выплаты (справа от поля К выплате). Сумма к выплате сохранена.
Проводим ведомость, формируем отчет. Как видим, суммы начислений остались теми же, а исчисленный и удержанный ведомостями налог изменился.
Проверяем корректность исчисления и удержания налога нарастающим итогом, умножая налоговую базу нас ставку:
110720,52 * 0,13 = 14394.
Наиболее частые причины несовпадения сумм исчисленного и удержанного налога и советы по исправлению
В ведомости суммы выплаты сотруднику есть, но отсутствует на документ-основание
Т.е., сумма получается выданной безосновательно и пока она для программы считается просто переплатой/недоплатой без ссылки на конкретный документ-основание и месяц выплаты, ни о каком корректном удержании НДФЛ речи идти не будет. С таких сумм НДФЛ не удерживается. Любой факт выдачи денег в программе без привязанного документа-основания подразумевает их дальнейший вычет из зарплаты сотрудника в следующем же месяце. Сам факт корректной выплаты (например, премии с авансом) никак не отменяет и не заменяет необходимости верного оформления этой выплаты в программе. А проверить это вы сможете, дважды щелкнув на пустое поле в ведомости справа от суммы выплаты и провалившись в расшифровку выплаты. Если колонка Документ-основание пуста, значит, такая строка выплаты не сделает никаких движений по удержанию НДФЛ.
Исправление: Два пути.
1. Заново подтянуть сотрудника еще раз в ведомость. Если помимо данной ведомости ошибок нет, он должен подтянуться с привязкой к нужному документу-основанию и налогом. Если же он не подтягивается, а налог удержать все же надо, используем второй вариант.
2. Провалиться сразу в пустующее поле Документ-основание и выбрать его. Например, мы знаем, что данная сумма, это выплата по отпуску. Проваливаемся, выбираем тип документа Отпуск – программа при этом даст нам выбрать из списка конкретный документ отпуска. После чего нажимаем внизу Ок, выходим из расшифровки и нажимаем в ведомости кнопку Обновить налог.
Некорректное отражение в ведомости на конечную выплату суммы уже выплаченного аванса
Большинство ошибок имеют причину в некорректном заполнении Ведомости.
Ведомость (за исключением авансовых) должна:
· Содержать сумму НДФЛ
· Содержать в расшифровке ссылку на документ-основание (их может быть несколько (Начисление зарплаты, Премия и.т.д.) и тот самый вид дохода, который используется в документе, который рассчитал этот налог
· В расшифровке суммы НДФЛ должна быть на ИФНС (самая последняя колонка)
· Если был выплачен аванс, в расшифровке суммы на конечную выплату должна быть отдельная строка аванса с отрицательной суммой.
Когда аванс был выплачен, а в конечной ведомости расшифровка содержит только сумму к текущей выплате:
· Программа уменьшит НДФЛ пропорционально сумме выплаты
· НДФЛ удержанный рассчитается не со всей суммы а лишь с суммы выплаты без учета аванса
· В Ведомости за следующий месяц попадут суммы не своего периода.
· В Ведомости за следующий месяц будет сумма прошлого периода, которая не попала в прошлую Ведомость за вычетом НДФЛ
Правильным будет такой набор строк в расшифровке:
· Строка с документом-основанием и с отрицательной суммой уже выплаченного аванса
· Строка (строки) с документом-основанием с полной суммой причитающихся доходов за вычетом НДФЛ
Исправление:
1. Быстро: Вручную добавляем в расшифровку выплаты в ведомости нужную строку отрицательной суммы аванса, а в строке с документом-основанием для выплаты изменяем сумму выплаты на полную за вычетом НДФЛ.
2. Точно. При распроведенных последующих ведомостях (чтобы исключить их возможное влияние) заново подтягиваем сотрудника в данную. Проверяем корректность суммы и ее расшифровку.
Правки начислений задним числом
В документе начислений задним числом уже после заполнения ведомости были внесены изменения, а ведомость по сотруднику не перезаполнили и НДФЛ там не обновился.
Исправление: заходим в ведомость и обновляем налог для данного сотрудника. Если он уже не был скорректирован программой в последующих ведомостях, он изменится согласно тем правкам, которые были внесены в документ-основание.
Налог был исчислен по одной ИФНС, а удержан по другой
Ситуация актуальна для организаций, которые либо имеют обособленные подразделения, либо в середине года просто меняли ИФНС и что-то оформили в программе неверно.
Исправление: Проверив в каких месяцах и по каким документам имеется расхождение, делаем следующее:
1. Проверяем в настройках имеющихся регистраций ИФНС с какого месяца они будут применены к конкретному подразделению/всей организации. Если этот месяц указан неверно, то дальнейшие действия успехом не увенчаются.
Для проверки зайдите в Настройка – Организации (Реквизиты организации) – вкладка Основное – и проверьте ссылку История изменений на предмет месяца перехода, если был переход с одной ИФНС на другую. То же самое проверьте в карточках обособленных подразделений.
2. Все затронутые ошибкой документы начислений просто перепроводим, этого достаточно для обновления привязки к нужной ИФНС.
Единственная проблема может возникнуть с документами Увольнение, которые на сегодняшний день будут блокироваться отчетами СЗВ-ТД и, соответственно, не дадут изменить в себе никаких движений по НДФЛ, если он был в них исчислен, пока, не будут распроведены отчеты СЗВ-ТД.
3. Документы ведомостей перепровести недостаточно, привязку к ИФНС нужно обновить внутри них, и есть два пути.
Первый: заходим в каждой ведомости в расшифровку каждой суммы, удержанной не туда и в самом конце находим колонку Регистрация в налоговом органе. Выбираем в ней правильную ИФНС, проводим документ.
Второй: Выделяем в ведомости строки с проблемными доходами и нажимаем кнопку Обновить налог. ИФНС по таким доходам сменится на правильную, но, учтите, что это может привести к изменению удержанного налога, если присутствовали иные проблемы с его удержанием.
Несоответствие дат предполагаемой выплаты в документе-основании и ведомости
Так, налог с премии, в документе которой указана дата выплаты 15 марта, не будет удержан ведомостью с датой 10 марта. Программа не сможет произвести выплату раньше начисления, соответственно, и налог по конкретному документу-основанию удержать не сможет. Причем в этой ситуации, программа даже не скорректирует вам данную сумму НДФЛ в следующих месяцах.
Исправление: Исправляем либо дату выплаты, указанную в документе-основании, либо дату ведомости с выплатой по нему, чтобы устранить конфликт с выплатой до начисления
ВАЖНО: в данный момент даже дата выплаты, большая, чем дата предполагаемой выплаты, будет приводить к некорректному расчету НДФЛ в следующем месяце, поэтому следите за их точным совпадением.
Движения налога продублированы другими документами помимо ведомостей и документов начислений
Уже есть документы Администрирование – Перенос данных (НДФЛ) или Налоги и взносы - Операция учета НДФЛ, в которых есть либо движения исчисления налога, либо движения удержания, либо внесены данные по регистрам НДФЛ, и эти движения накладываются на движения документов, которые вы сами создаете в программе. Как правило, отчет Анализ НДФЛ по месяцам, который мы настроили ранее, без труда эти документы покажет, и останется лишь выбрать, какие движения оставить, а какие удалить.
