Специфика ведения бизнеса в нынешних реалиях наглядно демонстрирует тот факт, что своего клиента необходимо искать. Он не всегда хочет обращаться за товарами и услугами сам, ему, как говорится, нужно «особое приглашение», он ждет для себя «специальных условий», «персонального отношения» и много чего еще из той же серии. Бывает и такое, что продать товар или услугу без личного присутствия представителя компании достаточно сложно. Собственно, поэтому многие организации готовы платить своим сотрудникам за то, чтобы те выезжали в командировки, общались с потенциальными клиентами и заключали договоры непосредственно на месте.
Мы писали несколько заметок о том, что является командировкой, а что относится к деловой поездке, о том, с какими рисками сталкивается компания, которая предпринимает определенные шаги для развития сети продаж в регионах. Однако ни в одной из этих заметок мы не упомянули главного – в чем могут обвинить бухгалтера, если тот курировал командировку сотрудника в другой регион или даже страну? Давайте поговорим об этом более подробно.
(с заполнения унифицированной формы № Т-9 и начинаются путешествия всех командированных. Корректное заполнение формы – это первое правило, которым должен руководствоваться бухгалтер)
Любая командировка – это не только определение целей и задач, поставленных руководством для сотрудника, но и подготовка необходимых документов. Как мы можем увидеть это из формы № Т-9, бухгалтеру необходимо указать сведения о служебном задании, а также о количестве дней, в течение которых сотрудник фактически будет отсутствовать на своем рабочем месте. Именно последнее и является причиной множества конфликтов, возникающих между бухгалтером, работником и их директором. Дело в том, что никто доподлинно не может знать, насколько успешно пройдет командировка, придется ли задержаться, находясь вдали от дома, если возникнет какое-либо обстоятельство «непреодолимой силы». Кстати, под этими «обстоятельствами» мы не подразумеваем наводнения, цунами, техногенные катастрофы и прочие события стихийного масштаба – все может оказаться гораздо проще.
В сети нам попалось множество статей, где юристы, специализирующиеся на трудовом праве, учили бухгалтеров и их руководителей применять дисциплинарные наказания в адрес командированных работников за то, что те нарушают трудовую дисциплину. В частности, очень много статей посвящено случаям, когда командированные работники появлялись на встречах с клиентами в нетрезвом виде, уходили в запой, не выходили на связь, не возвращались на работу в указанные сроки, а потом требовали от работодателей выплату не только «суточных», но и должностного оклада. Не зная, что делать, бухгалтера в этих случаях не платили за «просроченные» дни, а потом «нарывались» на претензии со стороны ГИТ.
Материальный ущерб компания может понести отовсюду. То штраф выпишут за некорректное заполнение декларации, то доп. соглашения к договору не окажется, то товар будет продан цене, ниже закупочной по ошибке менеджера. Не сокращать, а оптимизировать расходы нужно даже очень крупным предприятиям. Аренда программы 1С – это серьезное подспорье в решении данного вопроса. Выбрав оптимальный комплект программы, можно платить только за то, что действительно пригодится в работе. Рекомендуем убедиться в этом самостоятельно!
В чем дело?
Перед тем, как принять решение о количестве денег, которые необходимо начислить работнику случае нарушения трудовой дисциплины в командировке, необходимо учесть несколько факторов:
-
Согласно абзацу 3 пункта 11 Положения о служебных командировках, работодатель не имеет права не платить «суточные» ни при каких обстоятельствах. То же самое правило распространяется и на случаи, когда сотрудник отсутствует на рабочем месте по неуважительной причине;
-
Теоретически сотрудника можно уводить за нарушение трудовой дисциплины во время командировки, но проблема заключается в том, что это можно будет сделать только по истечение двух недель (после прохождения испытательного срока) и только после соответствующего уведомления работника. Пожалуй, в этом случае можно не платить должностной оклад. В остальном, у работодателя не будет основания считать дополнительные дни командировки прогулом.
-
«Суточные» должны выплачиваться сотруднику не за рабочие, а за календарные дни. Следовательно, если дни задержки приходятся на праздники или на выходные, то эти они также должны оплачиваться, еще и по более высокой ставке.
Представим себе ситуацию, когда в ООО «Омега» генеральный директор принял решение направить сотрудника в другой регион для выполнения своих служебных обязанностей, в частности, для участия в выставке и налаживания отношений с потенциальными заказчиками. Бухгалтер организации готовит документы, в связке с менеджером по персоналу, приобретает авиа-билеты, а далее они оба отпускают сотрудника «в добрый путь» на 7 календарных дней. В течение этого периода менеджер поддерживал связь и с директором, и с менеджером по персоналу, отчитываясь о проделанной в командировке работе. На восьмой день компания ожидала увидеть его на рабочем месте, но тот в офисе так и не появился. Дозвониться до менеджера получилось только на следующий день. В ходе телефонного разговора он сообщил, что не успел попасть на обратный рейс, а то, что не отвечал на звонки, он объясняет «плохим самочувствием».
Через доверенные каналы удалось выяснить, что в последний день выставки менеджер «заработался» так, что вместе с будущим клиентом провел весь вечер в баре, где изрядно «перебрал» горячительных напитков. Благо, у него получилось достичь с потенциальным заказчиком нужных договоренностей – формально он свою работу выполнил. Из-за того, что менеджер не успел на самолет, его билет «сгорел», и теперь ему необходимо вернуться обратно другим рейсом. Бухгалтер, руководствуясь положением о служебных командировках, приобретает билет на самолет, после чего менеджер благополучно отправляется в город присутствия компании. Директор, не зная о нюансах «положения» делает выговор бухгалтеру и требует его возместить материальный ущерб за приобретение дополнительного билета.
В описанной нами ситуации бухгалтер остается «крайним» за то, что потратил лишние деньги, однако его вины в этом нет. По правилам организации командировок работодатель обязан обеспечить сотрудника всем необходимым (в том числе покупкой второго билета) для того, чтобы тот смог прибыть на свое рабочее место. Следовательно, требовать от сотрудника или бухгалтера возмещать понесенные затраты незаконно. При этом руководитель организации по своему усмотрению может привлечь работника к дисциплинарной ответственности в виде выговора, правда, такой порядок действий редко практикуют в отечественных компаниях.
Еще варианты
Помимо описанной нами ситуации может получиться так, что бухгалтер осознавая необходимости приобрести еще один билет за место просроченного, попросту этого не делает в силу личной неприязни к сотруднику. Подобный случай произошел у одной из наших коллег:
«Наш инженер уехал в Калининград для пуско-наладки оборудования, которое мы продали местному заказчику. По договоренности с работником, он должен был пробыть в командировке 21 календарный день. На деле получилось, что он задержался там на 14 дней больше. Билеты были у нас куплены заранее без права обмена или возврата и поэтому билет на самолет обратно сгорел. Наш директор в это время сам по семейным обстоятельствам выехал из страны и не имел возможности курировать данный вопрос. Пришлось нам с инженером самостоятельно выходить из этого затруднительного положения. Наш специалист неоднократно обращался ко мне с просьбой, приобрети новый билет, но я не могла на это согласиться – мне нужно было разрешение от директора. В итоге получилось так, что рассерженный инженер за свой счет добрался до города и остался на меня обижен. Я ему объяснила, что все делала по закону, хотя сама сейчас понимаю, что была неправа. Более того, я не выплачивала ему «суточные», за что тоже виновата. Потом, когда директор уже приехал, мы урегулировали ситуацию и потраченные на дорогу деньги мы инженеру вернули. Однако после этого случая директор меня попросил уйти по собственному желанию. Вроде бы ничего плохого не хотела, а так получилось»…
Пример этих ситуаций наглядно показывает необходимость действовать в рамках закона. В то же время для этого необходимо закон знать. С этим, к сожалению, бывают и такие проблемы…
(грамотная последовательность действий заинтересованных лиц от согласования командировки до ее окончания)
Выводы
На основании всего вышеизложенного мы можем прийти к следующим выводам:
-
При любых обстоятельствах сотрудника необходимо «вернуть» на свое рабочее место даже в том случае, если тот по своей вине не смог прибыть на работу из командировки в срок;
-
Бухгалтеру желательно согласовывать любые действия, связанные с командированным сотрудником, если есть какие-то сомнения;
-
Если специфика работы компании предполагает периодичную отправку сотрудников в командировки, необходимо подробно изучить нормативную базу по этому вопросу.
Желаем Вам успехов!
