ЭЦП в работе дистанционного сотрудника: плюсы и минусы для обеих сторон

Электронная цифровая подпись постепенно становится неотъемлемой частью ведения бизнеса. Если еще 5-6 лет назад ее использование было прерогативой юридических лиц, то сейчас эта услуга стала доступной и обычным гражданам, кто хочет обратиться на портал государственных услуг, кому необходимо дистанционно заверить документы по недвижимости, оформить заявку на кредит, не выходя из дома и т.д. Однако наибольшую популярность

ЭЦП приобретает в области дистанционной работы, что позволяет сотруднику и его работодателю беспрепятственно решать производственные задачи, обмениваться электронными документами и вести полноценное сотрудничество без нарушения трудового и налогового законодательства. Как это осуществляется на практике, настолько ли весомы плюсы от такой работы, существуют ли очевидные минусы – об это поговорим далее в нашей статье.

Правовое регулирование

В прошлом году мы уже писали несколько заметок о том, как могут и как должны взаимодействовать дистанционные сотрудники со своим работодателем, как принять меры по недопущению компрометации внутренних документов, где на то время подробно разобрали предписания ТК РФ по этому вопросу. Однако время не стоит на месте и поэтому наше динамично меняющееся законодательство дает нам новые решения для старых задач.

Если мы с вами говорим именно о дистанционной работе, т.е. той, где сотрудник не «приписан» к юридическому адресу организации и фактически выполняет свои должностные обязанности на дому, то эту форму трудовых взаимоотношений регулирует глава 49.1 ТК РФ. В ней нас преимущественно интересует часть 1 статьи 312.1 ТК РФ, на основании текста которой работник и его работодатель имеют возможность обмениваться документами посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

В рамках данного регламента, смеем предположить, обе стороны трудового договора могут исключить необходимость личных встреч друг с другом для решения производственных вопросов.

Далее обращает на себя внимание часть 4 статьи 312.1 ТК РФ, которая вещает нам о возможность сторон обмениваться электронными документами, не прибегая, например, к «физической» почте. К слову сказать, еще несколько лет назад этот пункт отсутствовал в Трудовом кодексе, что в последствии становилось основанием для трудовых споров. В силу различных обстоятельств работодатели часто требовали от своих дистанционных подчиненных необходимости передать готовую работу (к примеру, электронный макет здания) именно на физическом носителе (флешке, диске и т.д.). Доставить его работодателю можно было или посылкой, или же лично явиться в офис компании.

Конечно, это создавало множество неудобств и недопонимание между сторонами. Благо, сейчас эта проблема решена. Помимо этого часть 4 статьи 312.1 ТК РФ предполагает необходимость сторон подписывать документы и локальные акты с помощью ЭЦП, а если выразиться более точно, то с помощью КЭП (квалифицированная электронная подпись).

Использование цифровой подписи при обмене электронными документами обязательно, однако стороны по обоюдному согласию могут продолжить работу в «классическом» формате путем подписания бумаг вручную. На основании этих данных можно сделать вывод, что правовое регулирование этого вопроса в России на сегодняшний день проработано в достаточной мере.

Необходимость «белого» оформления

Если говорить открыто, то ни для кого ни секрет, что большинство дистанционных сотрудников еще несколько лет назад работало «неофициально». Причин для этого было множество.

Во-первых, львиная доля работодателей намеренно приглашала фрилансеров для участия в проектах на внештатной основе с целью уклонения от уплаты налогов.
Во-вторых, сами фрилансеры не хотели обременять себя лишними обязательствами перед своими заказчиками и быть «подневольными», если так можно выразиться.
В-третьих, большинство предложений на рынке фриланса носит непостоянный, разовый характер, ввиду чего заниматься оформление документов для обеих сторон было делом весьма затруднительным.
В-четвертых, при условии официального оформления «дистанционщика» по трудовому договору или ГПХ, их бы приходилось регулярно «увольнять» каждый раз после завершения работы над очередным проектом. В общем, трудностей было предостаточно – об этом нам рассказали клиенты по услуге «Аренда 1С».

При этом нельзя сказать, что на сегодняшний день ситуация сильно изменилась. Да, по-прежнему очень много фрилансеров продолжает работать «в черную», но немалое число средних и крупных заказчиков вынуждены выводить их в правовое поле. Мы писали о том, насколько велики шансы у малого бизнеса пережить проблемы с «обналом» и пришли к выводу, что большинство работников придется оформлять «по белому». Это правило касается и фрилансеров. Собственно, поэтому знание правил получения и использования ЭЦП будут весьма кстати.

Совсем забыли сказать! Среди наших коллег бухгалтеров тоже много «дистанционщиков»! Удобный с точки зрения организации труда формат работы станет еще более комфортным с 1С Онлайн. Почему? Потому что с помощью своего логина и пароля можно получить доступ ко всем необходимым базам 1С для эффективного решения производственных задач. Зайдите, пожалуйста, и убедитесь сами.

Теперь рассмотрим способы получения электронной цифровой подписи…

Для того, чтобы иметь возможность подписывать документы цифровой подписью, работник должен самостоятельно принять меры по обеспечению себя ЭЦП. Данное правило не регулируется ни одним законом, но он, по сути, и не нужен. Дело в том, что процесс оформления подписи достаточно строг и требует личного участия физического лица на всех тапах ее оформления. Со своей стороны опишем последовательность действий, которую придется пройти каждому:

Первым делом необходимо обратиться в один из многочисленных центров, предлагающий услуги по оформлению ЭЦП. Если говорить не в масштабах всей страны, а в рамках даже одного города, то таких организаций будет большое множество. Среди различных вариантов лучше выбрать именно тот, который будет приемлем по цене (подпись одна и та же, почему различаются цены – не понятно. Может, берут больше за скорость оформления)?
Выбрав нужную организацию, можно по телефону или путем отправки электронного сообщения известить центр о своем намерении получить ЭЦП. При связи с менеджером желательно объяснить ему, для каких целей требуется подпись (на тот случай, если вы пока не знаете ее предназначения);
Далее менеджер отправляет счет на выбранный комплект, который желательно оплатить в максимально короткие сроки (можно даже отправить платежку – так будет еще быстрее). Дополнительно в письме менеджеры запрашивают сканы ИНН, СНИЛС, а также паспорта с фотографией;
После того, как оплата поступит на р/c юридического лица и сканы документов будут отправлены, может пройти около 8 часов. После этого клиенту будет отправлен бланк заявления на получение ЭЦП;
Бланк содержит в себе вводные сведения о физическом лице (ФИО, номер СНИЛС, ИНН, номер телефона и паспортные данные). Его необходимо прислать в хорошем качестве (как и предыдущие сканы);
Если все благополучно, спустя сутки на номер телефона должна прийти СМС с подтверждением того, что Удостоверяющий центр одобрил заявление и выпустил цифровую подпись. Далее нужно подъехать в офис компании с паспортом, СНИЛС и оригиналом заявления;
Непосредственно в офисе по факту предоставления вышеуказанных документов человеку будут переданы договор, акт выполненных работ и флеш-носитель (если сертификат подписи будет храниться на нем. Это обсуждается в ходе первичного разговора);
На этом этапе можно задать вопросы о том, как начать пользоваться подписью, как отправлять подписанные документы и прочие смежные вопросы.
Затем при первом использовании подписи необходимо настроить свой компьютер. Процедура достаточно проста – необходимо зайти в свой личный кабинет на сайте сервиса и следовать инструкциям. В итоге в браузере компьютера появятся необходимые расширения;
Важно помнить, что хранить сертификат подписи на флешке гораздо удобнее, чем на одном компьютере. С помощью носителя можно пользоваться подписью с любого устройства. Без нее процесс подписания документов на других устройствах может усложниться.

Плюсы и минусы использования ЭЦП

На первый взгляд может показать, что использование в работе цифровой подписи настолько совершенный процесс, что он не имеет никаких сложностей. Во многом, это соответствует действительности, но не во всем.

Во-первых, следует учитывать тот факт, что за ЭЦП приходится платить и не один раз. Самая простая КЭП для физического лица в зависимости от региона может стоить от 1000 до 4000 рублей при первичной оплате счета. Данная стоимость предполагает ее сопровождение центром в течение 12 месяцев.
Во-вторых, сертификат подписи может утратиться (сломался компьютер, потерялась флешка). Да, его можно восстановить, но опять-таки, это деньги и потраченное время. В-третьих, не все цифровые подписи предполагают возможность визуального оформления на бумаге (на документе просто не будет видна отметка). Если в этом есть необходимость, можно обратиться в сервисный центр для консультации, но там посоветуют скачать специальное программное обеспечение – это тоже хлопоты.

С точки зрения работодателя, проблем меньше, но тоже есть. К примеру, в некоторых организациях типовая форма трудового договора с работниками не подразумевает правок. В том случае, если в ней не прописана возможность использования сторонами ЭЦП – это будет являться нарушением. Теоретически, договор можно исправлять, но у нас в стране бывает всякое…

Также есть случаи, когда ИФНС не признает использование цифровой подписи физическими лицами. Чем они руководствуются, не понятно. Да, свою правоту можно доказать, но опять-таки это хлопоты. Во всем же остальном применение электронных цифровых подписей можно назвать очень удобным решением.

Благодарим за внимание и до скорого!