Финансовый блог

Законы регулярно обновляются. Руководителю и бухгалтеру необходимо быть в курсе всего.
Блог Scloud позволяет быть в курсе всех самых последних изменений.


Начать
работу
14 дней в подарок

Объяснительная или разговор «по душам»: выбираем, что лучше

18.01.2018
56

И то, и то работает. Все зависит от человека

Нередко мы пополняем страницы Финансового блога статьями о взаимоотношениях работодателя с его подчиненными. Как оказывается, не только сугубо практичные стороны работы, но и неформальная часть деловых отношений оказывает влияние как на результативность одного взятого специалиста, так и на общие показатели всей компании. 

Сегодня мы поговорим о достаточно банальной ситуации, когда сотрудник в чем-то провинился перед организацией и ее руководству требуется как-то подействовать на его поведение. К наиболее популярным формам относится требование написать объяснительную или же разговор, что называется, «по-душам». Наша цель – понять, что лучше и к какой ситуации больше всего подходит.

Забегая немного вперед, скажем, что многое зависит от самого виновного, от особенностей его психики и воспитания.

Правовые основы vs Психологическое воздействие

В диалоге с нашими клиентами по услуге «1С Онлайн» мы часто слышим о том, что работодатель недоволен своими сотрудниками. То подчиненные часто опаздывают, то работу свою качественно не выполняют, то что-то еще из этой же серии. Отталкиваясь от статьи 129 ТК РФ, директора или специалисты по персоналу требуют от «нарушителей порядка» написать объяснительную. 

По незнанию, особенно молодые работники, иногда выказывают недовольство, говорят, мол, почему от меня что-то требуют писать и раскаиваться, когда я сам вслух заявляю о том, что поступил неправильно? Вероятно, им невдомек, что письменная форма объяснений необходима компании для того, чтобы в дальнейшем у нее было основание применить более строгие формы дисциплинарных взысканий, таких как выговор или увольнение «по статье».

Образец объяснительной записки

(в нормативной базе не существует унифицированной формы объяснительных, поэтому каждая компания создает бланки на свой манер, к примеру, как этот)

Однако будете неверным утверждать, что российские компании требуют от сотрудников писать объяснительные только лишь для того, чтобы у них была реальная возможность со временем уволить «неугодных». 

Здесь важно учитывать и «психологическую составляющую», т.е. ту сторону вопроса, которая оказывала бы превентивное воздействие на нарушителя порядка. Представим себе пример: В компании ООО «Горячий Лед» директор строго относится к тем, кто регулярно опаздывает на работу. Он обратился к начальнику кадровой службы с распоряжением брать у любого опоздавшего на работу лица (будь то руководитель или линейный работник) объяснительную записку, где тот во всех подробностях обязан описать причины своего опоздания. 

В случае, если автор записки не пообещает в ней больше не совершать этот или тому подобный поступок, ее попросту не примут и заставят переделывать. Понятно, что подобный подход в большей степени направлен на дальнейшее недопущение проступка, но настолько ли хорошо это работает? Мы изучили то, что люди пишут на форумах, как комментируют смежные с этой темой новости и пришли к выводу, что данный метод они находят действенным. В качестве аргумента в пользу этого мнения высказывается то, что опоздавшему сотруднику обязательно будет стыдно. 

Не последнюю роль в этих объяснительных записках с обещанием «никогда не буду» является и общественное порицание. Вот, что нам рассказал клиент по услуге «Аренда 1С» о правилах, заведенных в их компании:

«Мы тоже требуем с работников, писать объяснительные. Причем нам не так важно, насколько именно работник опоздал, стал ли он звонить своему руководителю с предупреждением о том, что задерживается. 

Нам важно искоренить опоздания, как явление. Кроме этого, мы требуем писать объяснительные еще и за «слишком частое курение», за разговоры по телефону в рабочее время и т.д. Хочу заметить, что это действительно работает. Дисциплина у нас укрепилась, но при этом ускорилась текучка кадров. Если раньше люди работали у нас в среднем по 1 году, то сейчас этот срок составляет 6-7 месяцев. Что делать именно с этим, я пока не знаю».

А оно действительно… На наш взгляд, то, что происходит в этой организации – это вполне естественный процесс. Желая оказать психологическое воздействие на персонал, компания не учла и того нюанса, что людям, возможно, будет проще покинуть текущего работодателя и устроиться туда, где к опозданиям относятся более лояльно при сохранении привычного уровня заработной платы. 

Почему бы и нет? Пожалуй, именно здесь, как нигде в другом месте, был важен разговор «по-душам», о котором мы писали выше.

Что ж, такое бывает, когда работник увольняется или же вы сами «просите» его об этом. Подготовить кадровые документы, а также грамотно отразить все операции, поможет доступ к 1С онлайн. Разнообразие продуктов и опций позволяют клиентам подобрать оптимальный комплект для работы и неплохо сэкономить на его обслуживании.

Разговор «по душам»

Дамы и господа, мы живем в России и это очень важно понимать, выбирая подход во взаимодействии с провинившимся работником. Объяснительные – это, конечно, хорошо, но никто не отменял диалога, даже спора, в котором, как известно, рождается истина. Дело в том, что большинство наших людей лучше понимают слова и поступки, нежели «какие-то бумажки». Назвать объяснительную неким «официальным» документом в полной мере нельзя (нет, конечно, это официальная бумага, но смысл здесь немного в другом). 

Когда работодатель, борясь с нарушениями дисциплины, ограничивается одними бумагами, он непроизвольно устанавливает барьер между собой и тем, кого заставляет отчитываться. Требовать писать объяснительные записки – это право компании, но никак не обязанность. Следовательно, можно опустить данную процедуру, если на то есть желание и понимание такой необходимости. Возьмем в качестве примера вымышленный диалог между директором небольшой компании и заядлым «гулякой»:

- Саша, я не просто так тебя вызвал к себе. Скажи, пожалуйста, что у тебя случилось?

- Ничего, Павел Геннадьевич, все нормально.

- Видишь ли, я стал замечать, что ты очень часто стал опаздывать. Может, у тебя какие-то проблемы? Я могу тебе в чем-то помочь?

- Нет, нет, Вы что, Павел Геннадьевич… Просто с утра очень много пробок. Я езжу на общественном транспорте и часто застреваю на дороге.

- Это да, Саш, пробки уже достали… Вот, смотри, у нас, как ты знаешь, работает в общей сложности 42 человека в офисе. Кстати, а ты где живешь?

- На Ивановской…

- На Ивановской… Хорошо. Так вот, у нас работает 42 человека и каждый из них, в том числе и я, считаем своим долгом, приходить на работу даже не к 09.00, а к 08.50. Для чего? Для того, чтобы успеть включить компьютер, привести себя в рабочее состояние, кто любит чай-кофе пить, еще раньше приходят. В любом случае, стараются приехать пораньше. Ты живешь на Ивановской, тебе сколько времени требуется на дорогу с пробками?

- Я считал, что 50 минут.

- Молодец, хорошо, что считал. Смотри, если бы ты вышел, скажем, не в 8.20, а в 07.50, то за эти 30 минут ты смог бы нивелировать проблему с пробками, понимаешь? Это очень просто и мы все так делаем, поэтому приходим вовремя.

- Да, конечно, можно.

- Вот, поэтому я тебя и спросил, может тебе что-то мешает это сделать?

- Нет, нет, ничего не мешает.

- Хорошо. Если ничего не мешает, то в этот раз я хочу попросить тебя написать объяснительную – это для наших кадровиков для отчетности – и иди спокойно работай. Я очень надеюсь на то, что мы с тобой нашли общий язык и такого не будет. Понимаешь, если мы все будем опаздывать, то компания перестанет получать прибыль, и мы попросту закроемся. Мы договорились?

- Договорились.

Вот такой пример незамысловатого диалога может стать основой для разговора с подчиненным «по-душам». Понятное дело, что для крупной организации сделать что-то подобное будет непросто. Во-первых, у непосредственного руководителя на это просто не хватит времени, во-вторых, брать объяснительные – это гораздо легче. Но эффективно ли? 

На наш взгляд, наиболее оптимальная форма воздействия на подчиненного – это разговор, но с элементом «официальности» (объяснительную можно взять 1-2 раза, но сопроводив ее беседой). В этом случае, адекватный человек поймет, что ситуация с опозданиями, курением, разговорами по телефону и т.п. является серьезным нарушением, и что гораздо лучше лишний раз избегать подобных разговоров с начальством, ибо так и до увольнения дело может дойти…

Объяснительная записка

(что только не пишут в объяснительных… И смех, и грех)

Коллеги, важно понимать одну простую вещь. Даже если специфика работы вашей организации или же предпочтения руководителя сводятся к тому, что писать объяснительные записки нужно и необходимо, очень важно не довести этот процесс до состояния «порчи бумаги», когда одна записка следует за другой и в итоге проблема не решается. 

Более того хочется сказать, в этом случае утрачивается сам смысл этих объяснительных в качестве превентивной меры воздействия и в качестве основания для последующего увольнения. Если нет возможности или желания отказываться от этой методики, введите тогда регламент по количеству записок перед увольнением. Люди хотя бы сами будут держать в голове, что «ошибиться» можно без особых последствий только несколько раз.

Благодарим за внимание и до скорого!

Вам может быть интересно:
Подписка на новости Узнайте важную информацию первыми!
Поле email не должно быть пустым

Написать директору