В бизнесе ежедневно проводятся сотни операций — отгрузки, оплаты, возвраты. Чтобы избежать ошибок и путаницы в учете, используют акт сверки взаиморасчетов. Этот документ выполняет роль финансового «детектора лжи», помогая выявлять и устранять любые расхождения между вашими данными и данными контрагентов. В статье представлен наглядный гайд, как сделать акт сверки с контрагентом в 1С на примере 1С:Бухгалтерии.
Зачем нужен акт сверки с контрагентом
Перед тем, как разбираться — как происходят взаиморасчеты, надо четко понимать: что такое акт сверки и зачем этот документ вообще нужен.
1. Контроль взаиморасчетов с партнерами.
-
У предпринимателя часто множество партнеров: кто-то покупает, кто-то продает.
-
Все операции фиксируются в вашей и в контрагентской бухгалтерии.
-
На практике суммы могут не совпадать из-за ошибок ввода данных или неправильного учета оплат.
В этом случае и помогает акт сверки. Взаиморасчеты дают возможность сверить данные бухучета: у вас и вашего контрагента.
2. Выявление и устранение расхождений.
-
Акт сверки показывает все операции (отгрузки, оплаты, возвраты) за определенный период.
-
Итоговое сальдо позволяет понять, кто и сколько должен на конец периода.
-
По акту сверки легко определить, в какой операции возникла ошибка, что помогает избежать споров и судебных разбирательств.
Акт сверки используется не только для контроля взаиморасчетов, но и для решения других задач.
3. Дополнительные цели использования.
-
Подтверждение задолженности при получении кредита.
-
Документальное подтверждение долга в суде: подписание акта должником признает долг.
-
Прерывание срока исковой давности для взыскания долга (три года), так как отсчет срока начинается заново.
Подготовка к составлению акта сверки
Перед составлением акта сверки важно подготовиться. Это снижает риск ошибок и ускоряет процесс, включая выбор периода, проверку документов и определение инициатора.
Определите период сверки. Обычно акты составляются за месяц, квартал или год — это позволяет контролировать учет и вовремя выявлять ошибки. Крупные поставщики, особенно работающие с отсрочкой платежа, часто прописывают в договорах с покупателями периодичность составления актов и сроки их подписания. Также указывается, что если акт не подписан или не представлены разногласия от второй стороны в установленный срок, он считается согласованным.
Проверьте необходимые документы. Акт сверки в программах 1С формируется автоматически, но на основании данных, внесенных в базу. Поэтому важно убедиться, что все операции корректно отражены в системе. Проверка выполняется на основе следующих документов:
-
товарным накладным или УПД;
-
актам выполненных работ/оказанных услуг;
-
платежным поручениям (и выпискам по банковским счетам);
-
чекам и квитанциям.
Выберите контрагента и инициатора. Рекомендуется проводить сверку со всеми партнерами — это помогает снизить риск ошибок в учете. Инициатором может выступать как вы, так и контрагенты. Чтобы избежать дополнительных согласований, лучше заранее закрепить порядок инициирования сверки в договоре.
Инструкция: как сделать акт сверки
Теперь перейдем к главному — разберем, как составить акт сверки взаиморасчетов на примере программы 1С:Бухгалтерии
Формирование акта сверки в 1С. Разбираемся, как сверить контрагента. Для этого перейдите на вкладку «Покупки» или «Продажи», затем откройте раздел «Расчеты с контрагентами» и выберите пункт «Акты сверки расчетов». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма для заполнения документа.
Заполнение обязательных полей. Чтобы корректно сформировать акт сверки взаиморасчетов, укажите основные данные.
-
Контрагент. Выберите нужного партнера, а 1С автоматически подтянет его реквизиты.
-
Договор. Либо выберите нужный, а если хотите сверку по всем договорам этого контрагента, оставьте поле пустым.
-
Период. Укажите дату начала и окончания периода.
-
Счета учета расчетов. На одноименной вкладке есть список счетов. Выберите те, по которым будете сверяться.
Автоматическое формирование акта. Нажмите кнопку «Заполнить» и выберите, формировать акт только по данным вашей организации или с учетом данных контрагента. Во втором случае информация в документе будет отражена с обеих сторон, что упрощает сверку.
В конце каждой таблицы программа автоматически рассчитывает начальное и конечное сальдо. Это позволяет сразу увидеть расхождения и проверить корректность данных.
Печать и отправка акта. Распечатайте акт, нажимая «Печать». Программа отобразит унифицированную форму.
Смотрите видео, где наши эксперты объясняют, как правильно формировать акт сверки и работать со счетами.
Акт сверки печатают в двух экземплярах: один для себя, другой для контрагента. Подпишите оба экземпляра, поставьте печать и отправьте контрагенту. Партнер сверит данные акта со своим учетом. Если они совпадут, он подписывает оба экземпляра, ставит свою печать и отправляет один экземпляр вам обратно.
Если ваш контрагент не согласен с вашими цифрами, он отразит это на своей половине акта. Тогда в акте сверки возникают расхождения. Свяжитесь с контрагентом и выясните, в чем причина. После исправления ошибки акт сверки можно переделать.
Как делается акт сверки взаиморасчетов в разных ситуациях
Акт сверки взаиморасчетов можно использовать в разных ситуациях, в зависимости от вида отношений и задач. Он помогает контролировать расчеты не только с партнерами, но и по договорам займа, при расторжении соглашений или для сверки с налоговыми органами.
Сценарии применения акта сверки и особенности его заполнения
|
Сценарий сверки |
Счета 1С |
Рекомендации |
|
Покупатели и поставщики |
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». |
Сверяйте операции по счетам. |
|
Договоры займа |
58 «Финансовые вложения», 66, 67 «Расчеты краткосрочным/долгосрочным по кредитам и займам». |
Указывайте сумму займа, даты и суммы платежей, начисленные и уплаченные проценты. |
|
Расторжение договора |
Все счета по договору. |
Составляйте акт за весь период действия договора или только за последний, неохваченный сверками период. |
|
Сверка с налоговой инспекцией |
В зависимости от налога. |
Налоговая инспекция предоставляет акт с начислениями и платежами. При расхождениях предоставляйте свои документы и инициируйте уточнение. |
Акт сверки: не формальность, а финансовый порядок
Акт сверки взаиморасчетов помогает не только выявлять ошибки в учете, но и укреплять партнерские отношения, снижая риск финансовых споров и недопонимания. Регулярное проведение сверок — ключ к финансовой стабильности вашей компании.
Независимо от того, как составляется акт сверки — вручную или с помощью программы 1С — главный принцип остается неизменным: точность, внимательность и готовность к диалогу. При возникновении вопросов по формированию актов или работе с 1С рекомендуем обращаться к специалистам.
