Проведение спецоценки

Кто должен проводить спецоценку

Спецоценку должны проводить все организации в отношении всех рабочих мест, кроме:

• надомников

• дистанционных работников

• лиц, работающих у граждан, которые не являются ИП.

С 08.01.2019 спецоценку в отношении работников законно зарегистрированных религиозных организаций можно не проводить.

Соответствующие изменения были внесены в ч. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда"

Спецоценку необходимо проводить не реже, чем каждые 5 лет. Срок исчисляется с момента утверждения отчета о проведенной спецоценке.

Освобожденные от спецоценки

В соответствующем письме Минтруд России фактически освободил работодателей с нормальными условиями труда от проведения плановой спецоценки. Министерство напомнило, что в отношении мест с нормальными условиями труда работодатель обязан подать декларацию соответствия условий труда госнормативам (далее – декларация). Действует такая декларация 5 лет, после чего срок продлевается еще на 5 лет.

Исключение составляют случаи:

• когда на производстве произошел несчастный случай (за исключением несчастных случаев по вине третьих лиц)

• когда у работника, трудящегося на "безопасном" рабочем месте появилось профзаболевание, причиной которому были вредные (опасные) условия труда

• когда на "безопасном" рабочем месте при проверке условий охраны труда обнаружились вредные (опасные) условия труда.

По мнению Минтруда России, на 5 лет продлевается не только срок действия декларации, но и срок проведения очередной плановой спецоценки. При этом документально подтверждать продление такого срока от работодателя не требуется.

Напомним, что плановая спецоценка проводится не реже чем один раз в 5 лет, если иное не установлено Федеральным законом (Далее - Закон № 426-ФЗ). Пятилетний срок исчисляется со дня утверждения работодателем отчета о проведении спецоценки. Получается, что если за 5 лет на местах с нормальными условиями труда не произошло несчастного случая (к примеру), то спецоценку по таким местам можно не проводить еще 5 лет.

Непроведение спецоценки

За непроведение спецоценки налагается административный штраф:

• на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей

• на ИП – от 5 000 до 10 000 рублей

• на организации – от 60 000 до 80 000 рублей.

Если нарушение будет обнаружено повторно в течение года с момента наложения административного взыскания, штрафы возрастают:

• на должностных лиц – от 30 000 до 40 000 рублей

• на ИП – от 30 000 до 40 000 рублей

• на организации – от 100 000 до 200 000 рублей

В том числе малые и микропредприятия, в том числе и в отношении временных (сезонных) рабочих мест.

И даже те организации, у которых менее 5 лет назад была проведена аттестация рабочих мест.

Распространение спецоценки по рабочим местам

В отношении абсолютно всех рабочих мест необходимо провести специальную оценку (в том числе бухгалтера и руководителя). Послабление есть в том, что среди аналогичных рабочих мест (например, все сотрудники бухгалтерии, работающие в одном или в схожих кабинетах) можно оценить только 20%, но не менее 2.

• Спецоценку вакантных рабочих мест проводить не нужно (письмо Минтруда России от 14.03.2016 № 15-1/ООГ-1041). Т.к. на этом рабочем месте штатные производственные (технологические) процессы не осуществляются.

• Если у ИП хотя бы один работник, с которым заключен трудовой договор, то спецоценку проводить нужно.

• Если ИП заключает с физическими лицами только гражданско-правовые договоры, или у него вообще нет работников, то спецоценка не нужна.

• Если в организации единственный работник-генеральный директор (он же учредитель), то спецоценку нужно проводить, если с ним заключен трудовой договор. Если обязанности ген.директора возложены приказом, то можно обойтись без спецоценки.

Какие классы устанавливаются

Классы вредности условий труда устанавливаются по результатам специальной оценки условий труда.

• 1 класс – оптимальные условия труда

• 2 класс – допустимые условия труда

• 3 класс – вредные условия труда (подклассы-3.1-3.4-определяются последствиями для организма работника)

• 4 класс – опасные условия труда

Какие гарантии полагаются

Согласно Трудовому кодексу работникам полагается:

• сокращенная продолжительность рабочего времени (не более 36 ч в неделю)

• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (не менее 7 календарных дней)

• повышенный размер оплаты труда (не менее 4% тарифной ставки (оклада)).

• Кроме того, бесплатно по установленным нормам молоко или другие равноценные пищевые продукты, которые можно заменить денежной компенсацией по заявлению работника, если это предусмотрено трудовым(коллективным) договором согласно ст. 222 ТК РФ).

• На работах с особо вредными условиями труда предоставляется бесплатно по установленным нормам лечебно-профилактическое питание. ч. 2 ст. 222 ТК РФ

Бесплатная выдача молока производится в соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.03.08 № 168) в зависимости от действующих вредных факторов. Перечень утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 16.02.09 № 45н,-химические, биологические, физические (излучение).

Гарантии при разных классах спецоценки условий труда

• класс 1(оптимальные) и класс 2(допустимые) - гарантии не полагаются

• подкласс 3.1 - работнику полагается только повышенный размер оплаты труда

• подкласс 3.2 - работнику полагается повышенная оплата труда, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

• 3.3, 3.4, 4 - все три гарантии

Гарантии предоставляются вне зависимости от нахождения должности в Списке 1 или Списке 2 приведенных в постановлении Правительства РФ.

Страховые взносы по доптарифам

Необходимость платить взносы по доптарифам возникает, если должность поименована в Списке 1 или в Списке 2 в постановлении Правительства РФ от 16.07.2014 № 665.

Результаты спецоценки влияют только на тариф взносов, по которому их нужно исчислять.

Когда должность физлица не содержится ни в одном из Списков, то обязанности облагать выплаты взносами по доптарифам тарифам не возникает. Итоги спецоценки при этом не имеют значения.

(См. письма Минфина России от 24.05.2018 № 03-15-06/35161, от 23.10.2017 № 03-15-06/69113, от 24.03.2017 № 03-15-06/17278).

Если работодатель провел спецоценку условий труда, то взносы нужно рассчитывать по данным доптарифам.

Таким образом, на обязанность платить пенсионные взносы по доптарифам влияет занятость сотрудника на "вредных" работах, а итоги спецоценки влияют на конкретный размер доптарифа.

Из этого следует:

• если сотрудник занят на "вредных" работах и по результатам спецоценки условия труда на его рабочем месте признаны вредными либо опасными, работодатель должен исчислить взносы по доптарифам из п. 3 ст. 428 НК РФ

• если сотрудник занят на "вредных" работах и по результатам спецоценки условия труда на его рабочем месте признаны допустимыми либо оптимальными, работодатель не уплачивает взносы по доптарифам, поскольку тариф в подобном случае равен 0% (п. 3 ст. 428 НК РФ)

• если сотрудник не занят на "вредных" работах, взносы по доптарифам не исчисляются, причем вне зависимости от итогов спецоценки,

Это подтвердил Минфин России письмом от 14.11.2018 № 03-15-06/82053. Ведомство ранее публиковало такие же разъяснения

Для расчета взносов на ОПС по доптарифам предельный размер базы не применяется.

Если спецоценка не проводилась, взносы нужно рассчитывать по тарифу:

• 9 процентов – если сотрудник занят на работах с вредными условиями труда и в горячих цехах, а именно: когда его должность поименована в Списке № 1

• 6 процентов – если сотрудник занят на работах с тяжелыми условиями труда и иных работах. В частности, когда его должность поименована в Списке № 2

Если работодатель провел спецоценку, то в зависимости от класса (подкласса) условий труда на рабочем месте сотрудника взносы с начисленных ему сумм необходимо исчислять по следующим доптарифам.

Необходимо настроить в программе

• надбавку за вредность

• дополнительный отпуск

• сокращенный график

• (при необходимости) выдачу молока в натур.форме и денежной компенсации. С 1 января 2017 г. они не облагаются страховыми взносами. Для целей налогообложения прибыли расходы в виде компенсации стоимости молока, подлежащего выдаче работникам в соответствии с законодательством, относятся к расходам на оплату труда.

• Доходы в виде стоимости молока, выдаваемого работникам в дни, когда они не заняты на работах с вредными условиями труда, облагаются НДФЛ и страховыми взносами как доходы, полученные в натуральной форме.

• взносы по доптарифам (при ведении Штатного расписания-в позиции штатного расписания, иначе-в справочнике Должности - на вкладке Дополнительно )

Каким отчетом проверить корректность начисления взносов вообще и по спецоценке в частности.

Налоги и взносы - Проверка расчета взносов, Налоги и взносы(кратко).

Регламентированный отчет Расчет по страховым взносам - Проверка контрольных соотношений.

В каких разделах каких регламентированных отчетов отражается спецоценка?

1. Соответствие условий труда (Все - По получателям - Другие получатели - либо Все - По категориям - Отчетность в фонды)-в отношении тех рабочих мест, для которых:

• не выявлены вредные факторы

• условия труда по результатам исследований (испытаний) и измерений вредных и (или) опасных производственных факторов признаны оптимальными или допустимыми, за исключением указанных здесь.

2. 4-ФСС (Таблицу 5 необходимо заполнить вручную)

3. Расчет по страховым взносам (Приложение1 к Разделу 1 Подраздел 1.3.2. поле 002 необходимо заполнить вручную, остальное автоматически), В Разделе 3 Таблица 3.2.2. будет заполнена автоматически

Если вредные и (или) опасные производственные факторы на рабочем месте не выявлены, условия труда на данном рабочем месте признаются допустимыми, а исследования (испытания) и измерения вредных и (или) опасных производственных факторов не проводятся.

В таком случае организацией как работодателем производится декларирование соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда. Форма декларации и порядок ее предоставления в государственную инспекцию труда по местонахождению работодателя утверждены Приказом Минтруда. При заполнении декларации следует принимать во внимание карту специальной оценки условий труда конкретного рабочего места, которая является частью отчета о проведении специальной оценки условий труда. Учет рабочих мест ведется работодателем самостоятельно с учетом требований трудового законодательства.