Как оформить командировку в 1С:ЗУП?

Как оформить командировку одного сотрудника

Пример

Сотрудник организации ООО Конфетпром Калугин В.Н. направляется в служебную командировку с 12 по 15 сентября 2022 г. Необходимо оформить командировочные и приказ о направлении сотрудника в командировку.

Для регистрации командировочных сумм, периода командировки и оформления соответствующего приказа по унифицированной форме № Т-9 предназначен специализированный документ Командировка. Данный документ становится доступным, если пользователем с полными правами в настройках расчета зарплаты (Настройка - Расчет зарплаты - Настройка состава начислений и удержаний - Учет отсутствий) была выбрана соответствующая возможность - установлен флаг Командировки (и флаг В том числе внутрисменные).

Документ Командировка регистрирует период нахождения сотрудника в командировке и начисляет сохраняемый средний заработок за это время.

Кадры - Командировки или Главное - Все отсутствия сотрудников.

Для регистрации и расчета оплаты командировки сотрудника необходимо в настройках расчета зарплаты (Настройка - Расчет зарплаты - Настройка состава начислений и удержаний - Учет отсутствий) установить флаг Командировки (и флаг В том числе внутрисменные).

В результате настройки в списке видов начислений (Настройка - Начисления) будет создан вид начисления Командировка (и Командировка (внутрисменная)), настройки которого (которых) необходимо проверить, а также будет доступен специализированный документ Командировка, с помощью которого регистрируется и рассчитывается оплата за время командировки.

Три варианта расчета командировки:

1. Рассчитать целиком в текущем документе

2. Рассчитать переходящий период командировки с авансом и зарплатой - в виде начисления Командировка должен быть установлен флаг Начисляется при расчете первой половины месяца. Оплату переходящих командровок можно будет рассчитать в конце каждого месяца, а не в конце срока.

3. Рассчитать командировку с авансом и зарплатой – расчет всей суммы командировки производится в документах аванса и зарплаты.

Для последних двух вариантов необходимо установить соответствующий флаг в начислении Настройка - Начисления - Командировка

После выполнения этой настройки аванса и проведения документа Командировка, суммы командировки будут рассчитываться и отражаться в документах начислений за первую половину месяца и зарплаты за месяц:

Удобен этот вариант тем, что все начисленные суммы/НДФЛ/взносы - находятся одном документе

Некоторое неудобство в том, что в ведомостях аванса и конечной выплаты в расшифровке выплат для сотрудника не будет разбивки по суммам собственно командировки и сумм в документе начисления аванса/зарплаты (в нашем примере оклада).

Как оформить командировочные в особых территориальных условиях?

Если сотрудник, работающий в одних особых территориальных условиях, направляется в командировку в местность с другими территориальными условиями или без особых территориальных условий, и этот факт должен быть учтен в стаже для ПФР, то - Стаж ПФР следует задать значение территориальных условий на период командировки в поле Территориальные условия. Если сотрудник, имеющий основания для льготного пенсионного обеспечения (доступно, если в настройке учетной политики организации (Настройка - Организации - заклада Учетная политика и другие настройки - Учетная политика) установлен флаг Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию), направляется в командировку, период которой не должен включаться в льготный стаж, то следует установить флаг Не включать период в стаж для досрочного назначения пенсии.

Чтобы удалить сторнирующие записи (если они есть) - Еще – Разрешить редактирование сторнирующих строк

После этого строку можно будет удалить.

Как оформить командировку списка сотрудников

Документ Командировка группы (Зарплата - Командировки - Создать Т-9а или Главное - Все отсутствия сотрудников - Создать) предназначен для того, чтобы сформировать приказ на командировки нескольких сотрудников сразу (по форме № Т-9а).

В табличной части документа перечисляются сотрудники, которые направлены в командировку по кнопке Добавить или Подбор (если условия командировки нескольких сотрудников одинаковы или похожи, то новые строки в табличную часть удобнее добавлять копированием).

Для завершения оформления командировок следует оформить документы Командировка в соответствии с указанными условиями. Для ввода документов по всем командировкам одновременно следует воспользоваться ссылкой Оформить недостающие отсутствия под табличной частью.

По ссылке Оформить отсутствие... из строки табличной части можно оформить только указанную в этой строке командировку (открывается специальная форма, аналогичная форме документа Командировка на одного сотрудника).

Как оформить командировочные, если день командировки приходится на выходной?

Если сотрудник, находясь в командировке, в выходной не работает и не совершает при этом отъезд или приезд, этот день оплачивать не нужно.

Согласно ст. 113 ТК РФ работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещается, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Но если технология работы предусматривает работу и в выходные (например, непрерывное производство), то можно прописать в приказе на командировку дни работы в выходные или праздники. Возможен выход на работу в выходные и в случае, заранее не предусмотренном в документах на командировку, если это обусловлено производственной необходимостью.

Оплата работы в выходные дни в командировке отражается в документах на командировку и в рабочем графике сотрудника. Рассчитывается по среднему заработку, если это предусмотрено положением об оплате труда или другим правоустанавливающим документом на предприятии.

Если же работа в выходные дни не была первоначально предусмотрена, то расчет работы в выходные, праздничные дни во время командировки может производиться в соответствии с трудовым законодательством РФ (см. п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). За работу в выходной сотруднику начисляется заработная плата не менее чем в двойном размере - в соответствии со ст. 153 ТК РФ.

Т.е. оплата за выходной в командировке в программе ЗУП может производиться одним из вариантов.

В размере двойного тарифа (или одинарного тарифа с последующим отгулом)

Если принято решение выходной в командировке оплачивать в размере двойного тарифа или с предоставлением отгула, необходимо:

1. Рассчитать документ Командировка, указав дни фактического нахождения с учетом выходных.

2. Документ рассчитает по среднему только рабочие дни.

3. Создать документ Работа в выходные и праздники, в нем указать дни или часы работы в выходные и способ компенсации - двойная оплата или отгул. Оплата будет рассчитана в документе Начисление зарплаты и взносов

4. Для регистрации отгула использовать документ Отгул.

Подключить использование документа Работа в выходные и праздники дни можно в разделе Настройка - Расчет зарплаты - Настройка состава начислений и удержаний - Прочие начисления - установить флаг Работа в праздничные и выходные дни.

А возможность учета отгулов включается на вкладке Учет отсутствий.

Документ Работа в выходные и праздники находится в разделе Зарплата.

В размере среднего заработка, как и остальные дни командировки

Порядок действий:

1. Создать документ Индивидуальный график, в котором указать выходные как рабочие. Чтобы общее количество рабочих дней совпадало в Производственным календарем, необходимо изменить такое же количество рабочих дней на выходные

2. Создать документ Командировка, указав фактические дни нахождения с учетом выходных. Документ рассчитает оплату по среднему за все дни, включая и выходные

Следует учесть, что:

• Необходимо в индивидуальном графике сотрудника на месяц соблюдать количество рабочих дней, установленных законодательством

• Необходимо порядок оплаты выходных в командировке отразить в учетной политике и оплачивать выходные в сходных ситуациях всем работникам одинаково, во избежание юридических споров

В размере удвоенного среднего заработка

1. В справочнике Настройка - Виды рабочего времени создаем новый вид времени Командировка в выходные (присвоим ему код КВ), основное время в нем можно указать Выходные дни.

Настройка - Начисления - Копируется существующее начисление Командировка, и на его основании создается новое с изменениями:

Ссылка Редактировать формулу - просто удваиваем имеющуюся формулу

Старая формула: Макс(СреднийЗаработокОбщий * НормаДнейЧасов, УчитыватьМРОТ * МРОТ) / НормаДнейЧасов * ВремяВДняхЧасах * КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка

Новая формула: 2*(Макс(СреднийЗаработокОбщий * НормаДнейЧасов, УчитыватьМРОТ * МРОТ) / НормаДнейЧасов * ВремяВДняхЧасах * КоэффициентИндексацииСреднегоЗаработка)

4. Назначение начисления: Прочие начисления и выплаты

5. Теперь мы можем выбрать Начисление выполняется: Только если введен вид учета времени (ниже в появившемся поле выбора выбираем наш новый вид времени КВ).

В табеле отмечаем командировку в выходной день (и указываем вид времени КВ)

Данное начисление рассчитывается в документе Начисление зарплаты и взносов.

Как провести расходы по командировке

Суточные оформляются уже в бухгалтерской программе (Бухгалтерия предприятия 3.0)

Для регистрации командировочных расходов в 1С:Бухгалтерии 8 используется документ Авансовый отчет по командировке.

Основные шаги:

1. Перейдите в раздел Банк и касса – Авансовые отчеты.

2. Создайте документ с видом операции Авансовый отчет по командировке.

3. Укажите:

• Дату утверждения отчета.

• Сотрудника (подотчетное лицо).

• Период командировки (с/по).

• Сумму суточных и счет учета затрат.

• Документы выдачи аванса в поле Аванс.

• Билеты, приобретенные организацией (если есть).

4. Заполните табличную часть:

• Укажите подтверждающие документы (вид, номер, дата, сумма).

• Назначьте счет учета затрат и аналитику (статья Командировочные расходы).

• Укажите НДС (если применимо) и выберите, принять его к вычету.

5. Укажите назначение и приложение (количество листов с документами).

Расходы по найму жилья, проезду и суточные подтверждаются документально и отражаются в этом отчете.

По кнопке Печать можно распечатать форму авансового отчета.

Резюме

Данная инструкция описывает полный процесс оформления и расчета командировок в системе 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом).

Ключевые моменты:

Для работы с командировками необходимо предварительно включить соответствующие настройки в разделе Расчет зарплаты (установить флаги Командировки и В том числе внутрисменные). После этого становится доступен специализированный документ Командировка, который регистрирует период нахождения сотрудника в командировке и автоматически рассчитывает сохраняемый средний заработок.

Инструкция охватывает три основных сценария: оформление командировки одного сотрудника, командировку группы сотрудников и обработку командировочных расходов. Особое внимание уделено расчету оплаты выходных дней во время командировки — существует три варианта: двойной тариф, оплата по среднему заработку или удвоенный средний заработок.

Для регистрации командировочных расходов (суточные, проезд, жилье) используется документ Авансовый отчет по командировке в программе 1С:Бухгалтерия.

Вопросы и ответы