Любая компания сталкивается с необходимостью товарного учёта, многие ведут его в 1С. При учёте товаров нужно заносить данные о товарах и услугах компании в программу, чтобы корректно составлять документы для контрагентов и формировать отчётность в контролирующие органы. Но самостоятельно заводить карточки на сотни товаров сложно — можно допустить кучу ошибок. Как же упростить процесс наполнения товарных каталогов в конфигурациях и снизить количество ошибок? Расскажем в статье.
Что приходится вводить вручную
У компании могут быть десятки товаров и услуг, карточки по которым заполняются сотрудником вручную. При вводе товара или услуги в программу указываются такие характеристики:
-
наименование;
-
артикул;
-
вид номенклатуры, например, товары, услуги, материалы и т.д.;
-
единица измерения, например штука, упаковка и т.д.;
-
ставка НДС — к некоторым категориям товаров применяется отдельная ставка;
-
штрихкоды;
-
изображения;
-
данные о производителе;
-
сведения из систем маркировки и другие характеристики конкретного товара.
Почему важно правильно заполнять товарные карточки
Даже небольшому магазину сложно вести товарный учёт и заполнять карточки вручную. Продавец тратит на создание карточек и инвентаризацию много времени, которое он мог бы уделить покупателям. В больших компаниях номенклатуру создают работники склада, которым приходится ещё сложнее, так как товаров в разы больше, чем в маленьком магазине. Из-за желания сэкономить время пользователи заносят товары с ошибками, что приводит к дублированию карточек.
Дубли — это множество карточек с одним наименованием, но разными характеристиками. Дубли усложнят товарный учёт — инвентаризация и сверка остатков на складе занимает больше времени, появляются расхождения в учёте. Также бухгалтер при оприходовании товара не сможет понять, какая карточка товара верная, и неправильно отразит партию в отчётах. Это приведёт не только к путанице, но и к штрафам за некорректную отчётность. В таком случае придётся самостоятельно избавляться от дубликатов, потратив ещё больше рабочего времени. Или же можно изначально выстроить процесс создания номенклатуры так, чтобы снизить риск появления дубликатов.
Как избежать ошибок при заполнении товарных каталогов
Выделить больше времени на создание карточек. Так сотрудники будут делать меньше ошибок, а карточки будут оформлены правильно. Минус в том, что освободить время не получится без жертв со стороны компании. Так, если заполнением занимается продавец, то продажи упадут, пока он будет заносить данные в программу.
Выделить отдельного сотрудника. Например, если менеджер или другой сотрудник не так нагружены своими задачами, можно поручить им создание номенклатуры. Или же нанять сотрудника, который займется товарным учётом. А это дополнительные траты: зарплата, налоги и взносы.
Автоматизировать процесс. Для 1С подойдёт сервис 1С:Номенклатура. С ним вы сэкономите время на заполнение карточек, избавитесь от человеческого фактора и будете поддерживать карточки в актуальном состоянии. Чем поможет сервис:
-
Проверит уже созданную номенклатуру на ошибки и неточности и скорректирует их. Не нужно загружать все карточки заново, даже если в каталоге есть дубли.
-
Упростит создание новых карточек — сотрудник сможет создать карточку за пару секунд, отсканировав штрихкод товара.
-
Автоматически обновит номенклатуру после её создания.
-
Упростит товарный учёт в организации.
1С:Номенклатура содержит более 6 миллионов наименований товаров для разных отраслей: строительства, транспорта, сельского хозяйства и других сфер. В сервисе можно работать и с маркированными товарами, что упростит передачу сведений о товарообороте маркированных товаров в системы маркировки.
Автоматизация при помощи сервиса сэкономит не только время сотрудников, но и бюджет — первые 10 000 карточек можно создать бесплатно.
