Деятельность компаний в любых сферах бизнеса тесно связана с заключением договоров. Это трудоемкая отрасль работы. Бумаги проходят много этапов, требующих строгого контроля: составление, согласование, подписание, регистрирование, расторжение.
Отслеживать, правильно ли составлен договор, подписан ли он всеми сторонами, сколько ему осталось действовать, где он хранится, требует много усилий. Раньше руководители нанимали специалистов, которые отвечали за договоры. С появлением средств для автоматизации надобность в затратах на дополнительных сотрудников отпала.
Особенности автоматизации договорной деятельности
Необходимость внедрения методов автоматизации контроля договорной работы на предприятиях обусловлена не только тем, что многоэтапное исполнение занимает много времени и ресурсов. Еще одна трудность управления такой деятельностью состоит в том, что в процессе задействовано большое количество людей. Это бухгалтеры, руководители, менеджеры, контрагенты. Сложно скоординировать действия всех этих сотрудников для того, чтобы договор был быстро составлен, отправлен на подпись и вернулся обратно.
Автоматизация позволяет:
-
упорядочить и ускорить договорный документооборот,
-
сократить трудоемкость бумажной работы,
-
снизить риски ошибок,
-
уменьшить временные траты на каждом этапе.
Для автоматизации используют специальные программные продукты, созданные в соответствии с запросами бизнеса.
На что обратить внимание перед автоматизацией
Несмотря на то, что в программах автоматизации предусмотрено все, чтобы сделать договорную деятельность простой и оперативной, они не могут работать автономно. Перед внедрением продукта необходимо подготовить персонал для того, чтобы изменения были эффективными.
-
Выделите основные проблемы, которые возникают на данном участке. Например, временные проволочки, недостаток юридической грамотности. Обозначьте главные цели внедрения системы автоматизации.
-
Сформируйте регламент работы сотрудников с новой схемой. Например, если необходимо увеличить скорость оформления договоров, то установите крайние сроки подписания для всех бумаг, которые нужно будет отразить в программе и соблюдать во всех подразделениях. Если на этапе обработки наблюдается большой процент претензий или отказов, то настройте мониторинг.
Как упростить работу с помощью 1С
Системный учет договорной работы с помощью программы 1С открывает расширенный спектр возможностей для управления этой деятельностью и повышения показателей:
- упростите выполнение рутинных задач,
- проработаете перспективы развития бизнеса с помощью аналитических отчетов программы.
Продукт 1С: Договоры — это:
-
составление разных документов: договоров, приложений, актов, смет, соглашений, накладных счетов,
-
отслеживание статуса документа с точностью до человека, у которого на согласовании документ в данный момент,
-
контроль за прохождением документацией этапов исполнения,
-
рассылка из программы автоматических напоминаний о сроках согласования, возврата от контрагентов, окончания действия договоров,
-
поиск по реквизитам документов,
-
мониторинг состояния договорного оборота компании для выявления приоритетных задач по «зависшим» или просроченным бумагам.
