Что такое электронный документооборот и в чём его польза

В статье расскажем, что представляет собой ЭДО, зачем нужна электронная подпись и почему стоит работать через специальных операторов. 
Вы также поймёте преимущества цифровых документов и узнаете, как перейти на электронный формат работы.

В чём суть ЭДО

ЭДО — это операции с электронными документами, при которых не используются бумажные носители. Материалы создаются, обрабатываются, пересылаются и хранятся в цифровом виде. Юридическую силу документам придаёт электронная подпись (ЭП). Она приравнивается к рукописному аналогу и удостоверяет подлинность документа.

Как выглядит процесс обмена ЭДО между фирмами:

1. Работник одной компании составляет документацию.

2. Далее он заверяет её с помощью ЭП и отправляет организации-получателю.

3. Сотрудник другой компании принимает материалы, ознакомляется с ними и ставит собственную электронную подпись.

4. Отправитель получает уведомление и берётся за работу, которая указана в документах: начинает отгружать продукцию, оплачивать счета и т. д.

5. Получатель вправе отклонить документы, если их нужно подкорректировать. 

Чтобы надёжно обмениваться важной документацией, следует работать через оператора ЭДО. Такая организация обеспечивает передачу электронных документов, а также:

• сообщает налоговой, что вы подключились к обмену (это нужно при работе со счетами-фактурами);

• отвечает за безопасность информации, передавая данные по защищённым каналам;

• отслеживает форматы, регламенты и соблюдение законов Российской Федерации;

• проверяет ЭП на подлинность;

• гарантирует, что контрагент получит документы согласно заданному маршруту.

ЭДО подходит как для ИП, так и для крупных компаний. Благодаря ему можно работать с разной первичной документацией: договорами, накладными, актами, счетами и прочим. Электронный документооборот бывает внутренним — в рамках одной фирмы и внешним — с другими компаниями или государственными организациями.

Каковы преимущества ЭДО

ЭДО существенно снижает затраты на офисное оборудование, расходные материалы и почтовые отправления. Можно даже отказаться от бумажной документации, если это не нарушит закон — есть виды документов, которые должны быть только в бумажном формате. 

Цифровые материалы размещаются в защищённом личном кабинете, поэтому мала вероятность, что их украдут или они потеряются. Для хранения не придётся оборудовать отдельное помещение — всё будет собрано в электронном архиве на сервера оператора ЭДО. Это позволит без проблем находить нужный документ, а если потребуется, его всегда можно распечатать.

Также экономится время. Если у двух организаций одинаковый оператор, они обменяются документами за считанные минуты. И не имеет значения, куда делается отправка — в ближайший офис или дальний регион. Оформление, согласование, принятие и корректировка тоже происходят гораздо быстрее.

Как внедрить ЭДО

1. Предупредить контрагентов, что вы переходите на электронный документооборот.
2. Получить ЭП в аккредитованном центре. Работники, которые подписывают документы от имени организации, должны иметь собственную ЭП.
3. Оформить договор с оператором ЭДО. Это необходимо для операций с большинством документов.
4. Подключить сервис 1С:ЭДО и пользоваться всеми его возможностями.