Вход в 1C: Фреш
Авторизируйтесь в сервисе через личный кабинет на сайте 1С: Фреш
Войти в личный кабинет
Вы можете сменить организацию - оставьте номер телефона для консультации
Что такое электронный документооборот и в чём его польза
73

Что такое электронный документооборот и в чём его польза

Оглавление

    В статье расскажем, что представляет собой ЭДО, зачем нужна электронная подпись и почему стоит работать через специальных операторов. 
    Вы также поймёте преимущества цифровых документов и узнаете, как перейти на электронный формат работы.

    В чём суть ЭДО

    ЭДО — это операции с электронными документами, при которых не используются бумажные носители. Материалы создаются, обрабатываются, пересылаются и хранятся в цифровом виде. Юридическую силу документам придаёт электронная подпись (ЭП). Она приравнивается к рукописному аналогу и удостоверяет подлинность документа.

    Как выглядит процесс обмена ЭДО между фирмами:

    1. Работник одной компании составляет документацию.

    2. Далее он заверяет её с помощью ЭП и отправляет организации-получателю.

    3. Сотрудник другой компании принимает материалы, ознакомляется с ними и ставит собственную электронную подпись.

    4. Отправитель получает уведомление и берётся за работу, которая указана в документах: начинает отгружать продукцию, оплачивать счета и т. д.

    5. Получатель вправе отклонить документы, если их нужно подкорректировать. 

    Чтобы надёжно обмениваться важной документацией, следует работать через оператора ЭДО. Такая организация обеспечивает передачу электронных документов, а также:

    • сообщает налоговой, что вы подключились к обмену (это нужно при работе со счетами-фактурами);

    • отвечает за безопасность информации, передавая данные по защищённым каналам;

    • отслеживает форматы, регламенты и соблюдение законов Российской Федерации;

    • проверяет ЭП на подлинность;

    • гарантирует, что контрагент получит документы согласно заданному маршруту.

    ЭДО подходит как для ИП, так и для крупных компаний. Благодаря ему можно работать с разной первичной документацией: договорами, накладными, актами, счетами и прочим. Электронный документооборот бывает внутренним — в рамках одной фирмы и внешним — с другими компаниями или государственными организациями.

    Каковы преимущества ЭДО

    ЭДО существенно снижает затраты на офисное оборудование, расходные материалы и почтовые отправления. Можно даже отказаться от бумажной документации, если это не нарушит закон — есть виды документов, которые должны быть только в бумажном формате. 

    Цифровые материалы размещаются в защищённом личном кабинете, поэтому мала вероятность, что их украдут или они потеряются. Для хранения не придётся оборудовать отдельное помещение — всё будет собрано в электронном архиве на сервера оператора ЭДО. Это позволит без проблем находить нужный документ, а если потребуется, его всегда можно распечатать.

    Также экономится время. Если у двух организаций одинаковый оператор, они обменяются документами за считанные минуты. И не имеет значения, куда делается отправка — в ближайший офис или дальний регион. Оформление, согласование, принятие и корректировка тоже происходят гораздо быстрее.

    Как внедрить ЭДО

    Перейти на электронный документооборот помогает сервис 1С:ЭДО. Он уже есть в типовых конфигурациях 1С и не требует дополнительной установки. Понадобится лишь приобрести лицензию на конкретный срок. Если описывать этапы подключения ЭДО, то нужно следующее:
    1. Предупредить контрагентов, что вы переходите на электронный документооборот.
    2. Получить ЭП в аккредитованном центре. Работники, которые подписывают документы от имени организации, должны иметь собственную ЭП.
    3. Оформить договор с оператором ЭДО. Это необходимо для операций с большинством документов.
    4. Подключить сервис 1С:ЭДО и пользоваться всеми его возможностями.

    (Рейтинг: 0 ,  Голосов: 0 )

    Поделитесь статьей в соцсетях

    Загрузка....
    Подпишитесь на
    email рассылку
    email
    Отправляя форму, вы соглашаетесь
    с Политикой конфиденциальности
    Отправляя комментарий, вы соглашаетесь на обработку персональных данных в рамках Политики конфиденциальности.
    Girls in banner.
    Girls in banner.

    1С в облаке — бесплатно!

    Оцените преимущества аренды 1С — используйте тестовый период.
    click fraud detection
    1675480874