Составление графика отпусков в программе

Анна Михайленко

Руководитель 1С Консалтинга

График отпусков в программе составляется с помощью документа График отпусков.

1. Раздел Кадры – Графики, переносы отпусков.

2. Нажмите на кнопку Создать и выберите вид документа График отпусков.

3. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию (или ее обособленное подразделение), для сотрудников которой формируется график отпусков .

4. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7.

5. Табличную часть можно заполнить в режиме подбора сотрудников по кнопке Подбор или путем добавления по одному сотруднику по кнопке Добавить. Если необходимо подобрать автоматически сразу всех сотрудников организации или конкретного подразделения (подразделений), нажмите на кнопку Подбор, затем в открывшейся форме подбора сотрудников выберите вид списка Все сотрудники или По подразделениям, или По группам, нажав на соответствующую кнопку, далее нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl + A (в результате все сотрудники будут выделены желтым цветом), а затем на кнопку Выбрать . Если необходимо подобрать сотрудников, используя более гибкий отбор, в форме подбора сотрудников нажмите на кнопку Еще - Настроить список, в открывшейся форме Настройка списка на закладке Отбор настройте необходимый отбор сотрудников. Табличную часть также можно заполнить по данным внешнего файла по кнопке Загрузить из файла . По кнопке Заполнить можно заполнить документ уже оформленными отпусками.

В табличной части документа перечисляются ежегодные отпуска, которые требуется запланировать:

в колонке Сотрудник укажите сотрудника (согласно отбору), которому будет предоставлен отпуск
в колонках Начало, Окончание укажите даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника или дату начала отпуска и количество дней отпуска (в колонке Кол-во дн.), тогда дата окончания планируемого отпуска заполнится автоматически
в колонке Вид отпуска по умолчанию автоматически указывается Основной вид отпуска. Вид ежегодного отпуска выбирается из справочника Виды отпусков (раздел Настройка – Виды отпусков). На каждый вид отпуска вводится отдельная строка. Кроме основного ежегодного отпуска доступны для выбора и дополнительные ежегодные отпуска, если они предоставляются в организации и предварительно были заданы при настройке начислений (раздел Настройка – Начисления) (). Уточнить права на ежегодные отпуска отдельно для каждого сотрудника можно в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод, Начальная штатная расстановка, Ввод остатков отпусков и т.д.). Если в организации есть сотрудники, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, и им предоставляются в связи с этим дополнительные отпуска, вид начисления и вид отпуска вручную создавать нет необходимости, т.к. использование данного вида отпуска задается при настройке расчета зарплаты установкой соответствующего по наименованию флага (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка Настройка состава начислений и удержаний – закладка Отпуска) (). В результате установленного флага и сохранения настройки в списке видов отпусков (разделНастройка – Виды отпусков) будет доступен вид отпуска Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС, а в списке начислений (раздел Настройка – Начисления) вид начисления Дополнительный отпуск пострадавшим в аварии на ЧАЭС. Количество положенных в год дней дополнительного отпуска для сотрудника, подвергшегося воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС, вводится в карточке сотрудника (раздел Кадры – Сотрудники – ссылка Страхование) в разделе Сведения о льготах физического лица пострадавшего в аварии ЧАЭС. статью Учет права на отпуск и расчет остатков отпусков
в колонке Кол-во дн. автоматически подсчитывается количество дней планируемого сотрудником отпуска за указанный период в колонках Начало и Окончание
в колонке Фактический отпуск отображается фактическая информация о запланированном отпуске в виде ссылок. Из этой колонки существует возможность оформить отпуск и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был оформлен, либо оформить перенос (после проведения документа) и открыть соответствующий документ, с помощью которого он был перенесен
в колонке Примечание можно ввести необходимое примечание.

1. По ссылке Подписи доступны поля для указания лиц, которые будут отображены в печатной форме графика отпусков по унифицированной форме № Т-7. Поля Руководитель, Должность, Руководитель кадровой службы и Должность заполняются автоматически из справочника Организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации.

2. По ссылке Контроль остатков отпусков можно проверить соответствие запланированных отпусков правам сотрудников на отпуск согласно учету остатков отпусков. Если документ оформлен правильно, будет выдано соответствующее сообщение.

3. Далее нажмите на кнопку Провести.

Непосредственно из графика отпусков можно зарегистрировать отпуска сотрудников с помощью документов Отпуск (раздел Кадры – Отпуска - кнопка Создать - Отпуск) в соответствии с запланированными условиями. Для этого в колонке Фактический отпуск в строке табличной части документа График отпусков нажмите на ссылку Оформить отпуск.

В результате будет создан и отображен уже проведенный документ Отпуск, данные в котором при необходимости можно изменить. Наименование ссылки в соответствующей строке документа График отпусков при этом изменится на Отпуск предоставлен.

Если документ Отпуск провести, он будет автоматически рассчитан (т.е. утвержден его расчет), то наименование ссылки в соответствующей строке документа График отпусков изменится на Отпуск предоставлен, начисления выполнены.

Если отменить проведение документа Отпуск, наименование ссылки изменится на Отпуск не проведен. Нажав на ссылку Отпуск предоставлен или Отпуск предоставлен, начисления выполнены, или Отпуск не проведен (в зависимости от состояния документа Отпуск) в соответствующей строке документа График отпусков, можно открыть документ Отпуск, с помощью которого и был зарегистрирован запланированный отпуск.

Если в документе График отпусков зарегистрирован основной и дополнительный отпуск со смежными периодами, то по ссылке Оформить отпуск создается документ Отпуск, включающий основной и дополнительный отпуск.

После утверждения графика отпусков может потребоваться перенести запланированный отпуск по просьбе сотрудника или по другим причинам. Такой перенос можно оформить с помощью документа Перенос отпуска (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков - кнопка Создать - Перенос отпуска), который можно и удобнее ввести непосредственно из строки с ранее запланированным отпуском по ссылке Оформить перенос в колонке Фактический отпуск документа График отпусков (ссылка становится доступной после проведения документа). В результате нажатия на ссылку будет создан и отображен документ Перенос отпуска, в котором необходимо заполнить раздел Отпуск перенесен:

в табличной части укажите период, на который переносится выбранный запланированный отпуск. При переносе отпуск можно разбить на несколько частей. Новая дата начала отпуска будет фигурировать в форме № Т-7. А дата окончания будет использоваться при формировании печатной формы заявления, которое будет доступно для формирования, если отпуск переносится по инициативе сотрудника (установлен флаг Перенос по инициативе сотрудника)
по ссылке Как сотрудник использовал отпуск? можно получить информацию об использовании сотрудником положенных ему отпусков и их остатках
в поле В связи с укажите причину переноса запланированного отпуска для ее отражения в печатной форме
флаг Перенос по инициативе сотрудника установите, если перенос запланированного сотрудником отпуска переносится по его инициативе. В результате из документа можно будет сформировать печатную форму заявления сотрудника о переносе отпуска. В противном случае – печатную форму уведомления сотрудника о переносе отпуска.

После внесенных изменений в документ Перенос отпуска для их сохранения нажмите на кнопку Провести. А для формирования печатной формы заявления или уведомления, в зависимости от причины переноса, нажмите на кнопку Заявление/Уведомление о переносе отпуска.

Наименование ссылки Оформить перенос в колонке Фактический отпуск соответствующей строки документа График отпусков после оформления переноса отпуска изменится на Отпуск перенесен (рядом будет отображен новый период отпуска), при нажатии на которую можно открыть документ Перенос отпуска, с помощью которого и был оформлен перенос .

Обратите внимание! Перенесенный отпуск также можно оформить непосредственно из документа График отпусков, т.е. зарегистрировать документ Отпуск с новым периодом.