После установки пустой базы Зарплата и управление персоналом программа запрашивает, каким образом мы выполним начальное заполнение данных
-
Настроить систему для работы «с нуля»;
-
Перенести данные из программы «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3;
-
Перенести данные из программы «1С:Зарплата и кадры 7.7», редакция 2.3;
-
Перенести данные из программы «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5.
-
Настроить систему для работы «с нуля».
При настройке «с нуля» придется вводить реквизиты организации, все данные сотрудников и т.п.
Облегчить этот труд и исключить ошибки ввода поможет один из следующих шагов (окно появляется при нажатии кнопки Далее, Далее)-загрузка этих данных из файлов сданной отчетности прошлых периодов:
-
данные отчетов 2017 года «Расчет страховых взносов» в ИФНС;
-
данные 2-НДФЛ;
-
данные отчетности РСВ-1 в ПФР до 2017 года.
При таком способе загрузки в программу попадают только некоторые данные организации (только краткое наименование и ИНН) и сотрудников (ИНН, СНИЛС, паспортные данные).
Недостающую информацию можно внести позже.
Никакие данные о доходах, отработанном времени прошлых периодов, о назначенных начислениях при таком способе заполнения начальных данных в программу загружены не будут.
С помощью кнопки Далее необходимо заполнить необходимые данные и особенности учета в программе:
-
будут ли работники приниматься на доли ставки;
-
ведется ли штатное расписание и каким образом;
-
ведется ли воинский учет;
-
имеются ли в организации договоры ГПХ;
-
регистрируются ли незарплатные доходы физ.лиц (аренда, суточные сверх нормы и т.п.);
-
выдает ли организация займы сотрудникам;
-
есть ли сдельная оплата;
-
бывает ли работа в праздничные и выходные дни;
-
есть ли премии, какие именно, как выплачиваются (ежемесячно, ежеквартально, разово и т. п.);
-
назначаются ли надбавки и за что именно;
-
есть ли компенсационные выплаты, дополнительные отпуска;
-
бывают ли командировки, прогулы, простои, отпуска без оплаты;
-
выдается ли материальная помощь (разовая или к отпуску);
-
выдаются ли призы, подарки;
-
удержания по исполнительным листам, уплата добровольных взносов в фонды;
-
удержания по возмещению ущерба;
и др.
К этим настройкам можно будет вернуться в любой момент через Главное меню, Все функции, Обработки-Начальная настройка программы.
Флаг «Все функции» устанавливается через Главное меню, Сервис, Параметры.
Настройки программы в процессе дальнейшей работы можно изменить в разделе Настройки, ссылки: Кадровый учет, Расчет зарплаты, а также Реквизиты организации(Организации), вкладка Учетная политика и другие настройки.
В разделе Главное, журнал Данные на начало эксплуатации можно ввести документы:
-
Начальная задолженность по зарплате;
-
Начальная штатная расстановка (должность, подразделение,начисления, удержания, права на отпуск);
-
Периоды, оплаченные до начала эксплуатации (отпуска и другие отсутствия, которые начались до начала ведения учета и длятся до сих пор).
-
Перенести данные из программы «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.
При начальном заполнении из «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3 программа потребует выбрать нужную базу из списка, а также внести логин и пароль для этой базы.
После переноса в программу попадут все данные сотрудников, все кадровые документы, все документы начисления зарплаты и взносов, все ведомости на выплату.
Есть особенности.
-
все созданные в Бухгалтерии виды начислений попадут с настройками-фиксированной суммой;
-
эти виды начислений все попадут в расчет среднего для отпуска, для расчета больничных листов;
-
документы Начисление зарплаты и взносов прошлых периодов могут не проводиться с ошибкой «Месяц не указан», если в них присутствуют созданные самостоятельно виды начислений;
-
документы Ведомости (в банк, в кассу) не делают удержания НДФЛ и выплаты не отражаются в отчетности по НДФЛ;
-
возможно, потребуются корректировки начального сальдо и остатков отпусков.
При всех недостатках (вполне поправимых) этот метод позволяет, после некоторых корректировок и дополнительных настроек, полноценно вести учет в программе.
Перенести данные из программы «1С:Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5.
Если первоначальное заполнение данных производится из программы ЗУП 2.5, то программа потребует выбрать нужную базу из списка, а также внести логин и пароль для этой базы.
По кнопке Далее -месяц начала ведения учета в программе.
Данные в программу будут перенесены ДО указанного месяца.
После загрузки данных в программе подключается обработка Начальная настройка программы, которая (аналогично настройке «с нуля») запрашивает настройки и особенности ведения учета.
После переноса в программу попадут все данные сотрудников и организаций.
Есть особенности.
Данные прошлых периодов (до указанного при переносе месяца) попадут в программу не в виде кадровых документов, ведомостей, документов начисления зарплаты и взносов,-а в специальном виде и будут храниться отдельно:
-
В разделе Главное, журнал Данные на начало эксплуатации;
-в разделе Администрирование, журнал Переносы данных.
В случае необходимости документы журнала Данные на начало эксплуатации можно изменить. Документы Перенос данных лучше без крайней необходимости не трогать.
Если возникнет такая необходимость, следует распровести исправляемый документ, скопировать его, и уже в копии пробовать внести изменения. С тем, чтобы в любое время можно было вернуться к исходному документу.
Что необходимо проверить после процедуры начального заполнения данных.
Реквизиты организации.
Особенно при загрузке «с нуля» из файлов отчетности в ПФР или ИФНС.
Раздел Настройки, Реквизиты организации (этот пункт может называться Организации, если в базе несколько организаций).
Необходимо внимательно просмотреть данные в каждой вкладке, обращая внимание на заполненность данных: Регистрации в налоговом органе (вкладка Главное) и все ссылки на вкладке Учетная политика и другие настройки.
Там настраиваются даты выплаты аванса и зарплаты, тариф страховых взносов (в т.ч.ФСС НС), участие в Пилотном проекте ФСС и т. д.
В справочнике Сотрудники вкладки:
-
Страхование;
Проверить страховой статус, особенно иностранцев. Сведения об инвалидности.
-
Налог на доходы;
Проверить статус -резидент, нерезидент. Ссылку Все заявления на вычеты.
-
Выплаты, учет затрат;
Указанный способ выплаты влияет на автоматическое заполнение ведомостей.
Если способ выплаты «В кассу», сотрудник никогда автоматически не попадает в Ведомость в банк. При способе выплаты «Перечислением на счет в банке»-не попадает в Ведомость в банк, только в Ведомость перечислений на счета.
-
Трудовая деятельность;
Проверить Стаж для оплаты больничных листов.
По всем работникам сразу это можно проверить в разделе Кадры, Кадровые отчеты отчетом Стажи сотрудников.
-
Начисления и удержания.
По всем сотрудникам сразу можно посмотреть через Главное меню, Все функции, Отчеты, Универсальный отчет со следующими настройками:
Регистр сведений, Плановые начисления. Срез последних.
С помощью кнопки Настройка, Расширенный можно установить нужную сортировку и убрать из отчета ненужные столбцы.
Необходимо проверить и при необходимости скорректировать начальное сальдо.
Для этого можно использовать в разделе Зарплата, Отчеты по зарплате отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно).
Начало периода в отчете установить на дату начала ведения учета.
Установить флаги:
-
Выводить отчет по сотрудникам;
-
Разворачивать по начислениям и удержаниям.
При способе переноса «из программы «1С:Бухгалтерия 8» можно также сформировать отчет с началом периода за 12 месяцев от даты начала учета в программе с целью проверки начислений для расчета среднего.
Скорректировать начальное сальдо можно в разделе Главное, журнал Данные на начало эксплуатации, документ Начальная задолженность по зарплате, где месяц указать предшествующий месяцу начала учета.
