Ведение штатного расписания в программе позволяет:
-
принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием)
-
при приеме и переводе сотрудников автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки
-
при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию
-
проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию
-
помимо должности, описывать место работы разрядом (категорией) этой должности
-
для подразделения определить, сформировано ли оно или расформировано, для должности - включена ли она в штатное расписание или уже исключена. Благодаря этому можно видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках
-
сформировать для печати унифицированную форму Т-3 и другие печатные формы.
-
Если штатное расписание в организации не ведется в программе, то при приеме и переводе сотрудников необходимо полностью описывать место и условия их работы:
-
помимо выбора подразделения, необходимо выбирать должность из всего списка должностей
-
вручную назначать начисления, относящиеся к этой должности в этом подразделении, и их размер.
Если впоследствии будет принято решение составлять штатное расписание в программе, то программа позволит перейти на его ведение – штатное расписание сформируется автоматически по текущей расстановке сотрудников. Может лишь потребоваться внести в него некоторые коррективы, ввести вакантные позиции.
Настройка штатного расписания
Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы с помощью одноименного помощника.
Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, это следует сделать в разделе Настройка - Кадровый учет.
Флаг Используется работа по неполной ставке установите для возможности предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях.
Настройка штатного расписания производится при нажатии на одноименную ссылку в открывшейся форме Настройка штатного расписания:
-
флаг Ведется штатное расписание установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;
-
флаг Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);
-
флаг Ведется история изменений штатного расписания установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. Если флаг не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник Штатное расписание;
-
флаг Используется вилка окладов и надбавок установите для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений (минимальный и максимальный размер) при описании позиций штатного расписания. С точки зрения трудового законодательства данный флаг достаточно спорный – разброс по оплате одной и той же позиции;
-
флаг В позиции штатного расписания используются разряды и категории установите, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность (специальность, профессию), но и разряд профессии или категорию должности. Например, не придется заводить должности Токарь 6 разряда, Токарь 5 разряда, а только одну - Токарь и уточнить разряды при описании позиций;
-
способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов: Месячный размер в рублях, Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;
-
флаг Использовать бронирование позиций установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете Штатная расстановка. Причем количество дней, по истечении которых забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.
Ввод и изменения штатного расписания
Штатное расписание в программе представляется в виде набора (списка) позиций и хранится в справочнике Штатное расписание (раздел Главное - Штатное расписание или раздел Кадры - Штатное расписание). Под позицией понимается строка штатного расписания - конкретная должность в конкретном подразделении организации с определенными условиями труда, с указанием предусмотренного количества штатных единиц. Имеется возможность уточнять позицию разрядом (категорией) дополнительно к должности.
Когда в программе ведется штатное расписание, то в различных кадровых приказах (приемах, переводах и т.п.) должность выбирается не из всего списка должностей, а из списка позиций выбранного подразделения. При этом документы автоматически заполняются в соответствии с условиями, заданными для выбранной позиции. Однако эти условия можно изменить непосредственно в кадровом приказе. При регистрации кадрового приказа можно проверить, соответствует ли он действующему штатному расписанию. Тем не менее, зарегистрировать приказ можно, даже если на данный момент он расписанию не соответствует. В последующем возникающие расхождения можно анализировать с помощью отчета Соблюдение штатного расписания.
Штатное расписание в организации может изменяться – открываются новые позиции, закрываются действующие, меняются условия труда для действующих позиций. В программе в связи с этим можно утверждать и закрывать позиции, а также хранить историю их изменения.
Порядок работы со штатным расписанием зависит от того, установлен или снят флаг Ведется история изменений штатного расписания в Настройка – Кадровый учет – Настройка штатного расписания.
Если история изменений штатного расписания не ведется (флаг «Ведется история изменений штатного расписания» снят)
-
новые позиции добавляются непосредственно в справочник Штатное расписание,
-
изменения условий труда для позиции штатного расписания отражаются с помощью редактирования в карточке позиции, при этом сведения о ранее действующих условиях не сохраняются,
-
закрытие позиции отмечается непосредственно в ее карточке.
Если в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменений (флаг «Ведется история изменений штатного расписания» установлен)
-
штатное расписание изменяется специальными документами Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания – с их помощью вводятся новые позиции, редактируются и закрываются существующие,
-
ввод позиций непосредственно в штатное расписание, редактирование условий труда и закрытие позиции непосредственно из ее карточки невозможны,
-
все изменения штатного расписания сохраняются, благодаря чему можно, например, сформировать отчеты по прошлым версиям штатного расписания,
-
можно вернуться к старой версии штатного расписания, просто отменив регистрацию (проведение) документов, которыми в него внесены изменения,
-
можно произвести в организации индексацию заработка на штатном расписании с помощью документа Изменение штатного расписания по кнопке Заполнить показатели.
Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории
Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) снят флаг Ведется история изменений штатного расписания.
Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры – Подразделения) и Должности (раздел Кадры – Должности).
Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание). Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.
Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.
Если штатное расписание в программе ведется без сохранения истории, то в карточке подразделения появляется возможность указать, что подразделение уже сформировано, с указанием даты его формирования и включения его в штатное расписание, или что оно уже не используется - с указанием даты расформирования.
В карточке должности указывается, что должность введена в штатное расписание или исключена из него и больше не используется. Это позволяет не отображать в соответствующих списках неиспользуемые в настоящий момент подразделения и должности, что облегчает работу со списками, поиск и выбор в них требуемых строк.
В списке позиций штатного расписания предусмотрен отбор актуальных позиций с возможностью просмотра еще неутвержденных (когда установлен флаг Показывать неутвержденные позиции) (внизу формы), а также уже закрытых позиций штатного расписания (когда установлен флаг Показывать закрытые позиции). Также можно настроить произвольные отборы (по кнопке Еще – Настроить список...) или добавить колонки с количеством свободных и занятых штатных единиц, которые по умолчанию не отражаются в списке (по кнопке Еще – Изменить форму...).
- Если работа в одном и том же подразделении организации на одной и той же должности одного разряда (категории) может выполняться на разных условиях, то в штатном расписании можно описать разные соответствующие позиции. Подразделение, должность и разряд (категория) в них будут одинаковые, а условия труда – разные.
- Если же одинаковых должностей в одном подразделении предусмотрено несколько, но если условия труда при работе на них не отличаются, то они могут быть описаны одной позицией с указанием количества штатных единиц.
В справочнике Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание) нажмите на кнопку Создать. Откроется карточка позиции штатного расписания.
В карточке позиции
- Поле Организация заполняется по умолчанию.
- В поле Подразделение выберите необходимое подразделение из справочника Подразделения (раздел Кадры – Подразделения), куда необходимо добавить штатную позицию.
- В поле Должность выберите из справочника Должности (раздел Кадры – Должности) должность, для которой создается штатная позиция.
- Флаг Позиция утверждена устанавливается автоматически. Укажите дату ввода позиции в штатное расписание согласно приказу об утверждении штатного расписания.
- Флаг Закрыта и больше не используется устанавливается, когда необходимо закрыть штатную позицию.
- В поле График работы укажите график, в соответствии с которым будет осуществляться работа по данной позиции штатного расписания. Значение выберите из справочника Графики работы сотрудников (раздел Настройка – Графики работы сотрудников). Указанное значение будет подставляться по умолчанию при выборе в соответствующем кадровом документе (с возможностью изменения) позиции, которую занимает физическое лицо при приеме на работу. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).
- В поле Колич. ед. укажите требуемое количество штатных единиц. Можно указать нецелое количество штатных единиц (например - 0,5), если в настройках кадрового учета установлен флаг Используется работа по неполной ставке.
- Поле Наименование автоматически формируется на основании сведений о позиции (по схеме Должность, разряд (категория) / Подразделение/). Дополняется разрядом (категорией) только в том случае, если в настройках штатного расписания указано их использование. При необходимости наименование можно изменить. Используется для удобства выбора позиции при работе с программой.
- При формировании печатных форм текст может быть сформирован так, что в нем необходимо использовать наименование позиции штатного расписания в различных падежах. Для этой возможности добавлена ссылка Склонения, нажав на которую можно посмотреть, как программа предлагает просклонять. Если предлагаемый программой результат не устраивает, то его можно изменить вручную. Автоматическое склонение наименования позиции можно выполнить с помощью специализированного интернет-сервиса morpher.ru непосредственно из программы. Использование сервиса включается в разделе Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы – Склонения представлений объектов.
На закладке «Оплата труда»
- Если в настройках штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) выбрано использование в нем разрядов и категорий (установлен флаг В позиции штатного расписания используются разряды и категории), то в карточке позиции дополнительно к должности появляется возможность указать Разряд (категорию).
А если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) выбрано использование тарифных групп (установлен флаг Используются тарифные группы), то для позиции можно указать Тарифную группу, в рамках которой устанавливается размер тарифа для Разряда (категории), который соответствует этому разряду. Это позволяет более детально описывать позиции штатного расписания, не дублируя должности.
Поле Тарифная группа заполняется автоматически значением, указанным для должности, однако для позиции их можно изменить, выбрав тарифную группу из справочника Тарифные группы (раздел Настройка – Тарифные группы).
Поле Разряд (категория) заполняется значением из перечня, предусмотренного для выбранной тарифной группы, если в настройках расчета зарплаты выбрано использование тарифных групп. В противном случае в поле Разряд (категория) выберите разряд из справочника Квалификационные разряды (категории) (раздел Настройка – Квалификационные разряды (категории)), который присвоен этой должности.
По умолчанию в справочнике 8 разрядов, при необходимости их количество можно увеличить.
- По кнопке Добавить укажите вид и размеры начислений, предусмотренных в организации для сотрудников, занимающих данную позицию штатного расписания.
Если в настройках штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) установлен флаг Используется вилка окладов и надбавок, то для каждого вида начисления можно задать минимальные и максимальные размеры показателей, в противном случае задается конкретный размер показателей для данного вида начисления. По начислениям с известными показателями рассчитывается плановый размер фонда оплаты труда (ФОТ) по позиции. Результаты такого предварительного расчета можно скорректировать, при этом редактируется не общий размер ФОТ, а предварительный результат расчета конкретного начисления. ФОТ позиции используется при формировании отчетов по штатному расписанию, а также может использоваться при назначении сотруднику доплаты за совмещение профессий (должностей) - Если в карточке организации или подразделения указано, что применяется районный коэффициент или северная надбавка, а в карточке должности установлена выплата надбавки за вредность, то их вклад в ФОТ редактируется в отдельных полях, а не в таблице с начислениями.
На закладке «Дополнительно»
- В поле Условия приема на работу, характер работы можно указать текст, который используется как дополнение к условиям приема в документе Прием на работу для печатной формы приказа о приеме.
- В поле Краткое описание можно указать произвольный комментарий, который будет выводиться в аналитических отчетах по штатному расписанию.
- Если в учетной политике организации (раздел Настройка – Организации – закладка Учетная политика и другие настройки – ссылка Учетная политика) установлены флаги Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию и Применяются результаты специальной оценки условий труда, то для позиции штатного расписания становится доступна возможность указать класс условий труда по результатам спецоценки (в нижней части вкладки Дополнительно появляется раздел Спецоценка условий труда) и все другие условия, влияющие на расчет дополнительных страховых взносов и формирование стажа (в разделе Досрочная пенсия).
Таким образом, полностью исключена необходимость дублировать одинаковые по наименованию должности, работа на которых выполняется в разных условиях. По умолчанию все эти условия в позиции заполняются согласно должности. Однако их можно изменить или очистить совсем. Если условия в позиции не указаны, то они будут считаться незаданными независимо от того, что указано для должности. - В табличной части укажите сведения о правах на отпуска, возникающих при работе на данной позиции. По умолчанию указывается вид отпуска «Основной», количество дней – 28.
- Нажмите кнопку Записать и закрыть.
Изменения количества ставок и размера тарифной ставки
Если для действующей позиции штатного расписания необходимо изменить начисления (или размеры показателей начислений) и (или) количество ставок то войдите в действующую карточку данной позиции (раздел Кадры – Штатное расписание) и в поле Колич. ед. измените количество ставок, а на закладке Оплата труда в табличной части измените начисления (или размеры показателей начислений).
Если для действующей позиции штатного расписания изменить состав начислений или размеры показателей начислений, то это изменение не отразится автоматически на начислениях сотрудников, занимающих данную позицию. Чтобы изменение плановых начислений отразилось на уже работающих сотрудниках, следует ввести документ Изменение плановых начислений по ссылке Перейдите по этой ссылке, чтобы привести начисления сотрудников в соответствие с начислениями этой позиции штатного расписания. В этом случае документ автоматически заполняется сотрудниками, занимающими выбранную позицию. Также автоматически заполняются значения показателей измененных начислений (согласно позиции). Дата изменения устанавливается в соответствии с текущей датой. При необходимости можно откорректировать состав сотрудников и размер показателей.
Вывод штатной единицы
Если необходимо вывести штатную единицу из штатного расписания, войдите в действующую карточку данной позиции (раздел Кадры – Штатное расписание), установите флаг в поле Закрыта и больше не используется и укажите дату закрытия штатной позиции.
Ввод и изменения штатного расписания с сохранением истории
История изменений штатного расписания ведется в программе, если в форме настройки штатного расписания (Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) установлен флаг Ведется история изменений штатного расписания.
При ведении штатного расписания с сохранением истории создание штатной позиции, изменение количества ставок, исключение штатной позиции и изменение других параметров регистрируются с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. В справочнике Штатное расписание появляются новые ссылки: Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание, Утвердить новое штатное расписание, Изменить текущее штатное расписание, Документы изменившие штатное расписание.
Утверждение штатного расписания
Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ Утверждение штатного расписания (раздел Кадры – Изменения штатного расписания – кнопка Создать – Утверждение штатного расписания). Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.
Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры – Подразделения) и Должности (раздел Кадры – Должности).
При первом вводе документа Утверждение штатного расписания из справочника Штатное расписание по ссылке «Утвердить штатное расписание», когда штатное расписание в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную:
-
Поле Организация заполняется по умолчанию.
-
В поле Дата может быть указана любая дата - дата создания реального решения об изменении штатного расписания, дата ввода документа в программу и т.п. Указанная дата не влияет на учет штатного расписания в программе, а используется только лишь при печати унифицированной формы Т-3 из документа.
-
Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флаг Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. В поле Подразделение выберите подразделение из справочника Подразделения (раздел Кадры – Подразделения), если необходимо утвердить штатное расписание по конкретному подразделению. Тогда при первоначальном вводе позиций в табличную часть документа в позиции уже будет установлено выбранное подразделение, а при отражении существенных изменений штатного расписания - табличная часть заполнится всеми его позициями, включая позиции нижестоящих подразделений (если же на нижестоящие подразделения уже были введены отдельные документы, то их позиции в документ не заполнятся).
-
В поле Месяц укажите месяц, начиная с которого будут действовать введенные документом позиции штатного расписания. При первом утверждении штатного расписания в программе можно указать месяц, с которого этот вариант действительно утвержден в организации, или текущий месяц, если штатное расписание в организации ранее не велось и составляется впервые. Рекомендуется, чтобы этот месяц был не позже месяца первых кадровых событий, регистрируемых в программе. В противном случае такие события будут зарегистрированы не в соответствии со штатным расписанием. При внесении новой версии штатного расписания месяц, с которого будут действовать вносимые изменения, должен быть больше месяца последних изменений штатного расписания – вносить изменения задним числом не допускается, для этого необходимо отредактировать соответствующий документ прошлого периода.
Табличная часть
Заполняется позициями, которые планируется создать и утвердить этим документом. Сотрудники в программе могут быть оформлены до начала ведения штатного расписания в ней, либо в разрез с утвержденным в программе штатным расписанием. В таких случаях позиции в документе можно заполнить автоматически по уже введенным в программу кадровым данным с помощью команды Дополнить по текущей кадровой расстановке в меню Еще над табличной частью. Если позиции введены в документ в произвольном порядке, то для удобства визуального восприятия документа таблицу позиций можно упорядочить в соответствии с порядком, настроенным в списках подразделений и должностей, с помощью кнопки Упорядочить.
При изменении оплаты труда по позиции может потребоваться отразить это изменение на действующих плановых начислениях сотрудников этой позиции. Для этого можно создать документ Изменение плановых начислений с помощью кнопки «Изменить начисления сотрудников» под табличной частью. Если штатное расписание утверждается не впервые, то таблица позиций заполняется всеми действующими позициями штатного расписания. Такие позиции удалить из таблицы непосредственно нельзя, их можно только отметить как закрытые (для сохранения истории) по команде Закрыть выбранные позиции в меню Еще над табличной частью. При добавлении в документ новой позиции по кнопке Добавить позицию или редактировании уже имеющейся открывается ее карточка, в которой и выполняется редактирование.
В карточке позиции
-
В поле Подразделение выберите подразделение из справочника Подразделения (раздел Кадры – Подразделения), куда необходимо добавить штатную позицию.
-
В поле Должность выберите должность из справочника Должности (раздел Кадры – Должности), для которой создается штатная позиция.
-
В поле График работы укажите график, в соответствии с которым будет осуществляться работа по данной позиции штатного расписания. Значение выберите из справочника Графики работы сотрудников (раздел Настройка – Графики работы сотрудников). Указанное значение будет подставляться по умолчанию при выборе в соответствующем кадровом документе (с возможностью изменения) позиции, которую занимает физическое лицо при приеме на работу. По умолчанию график подставляется из карточки выбранного подразделения (организации, если для подразделения не задан).
-
В поле Колич. ед. укажите требуемое количество штатных единиц. Можно поставить неполные штатные единицы (например - 0,5), если в настройках кадрового учета установлен флаг Используется работа по неполной ставке.
-
Поле Наименование автоматически формируется на основании сведений о позиции (по схеме Должность, разряд (категория) / Подразделение/). Дополняется разрядом (категорией) только в том случае, если в настройках штатного расписания указано их использование. При необходимости данное наименование можно изменить. Используется для удобства выбора позиции при работе с программой.
На закладке «Оплата труда»
-
Если в настройках штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) выбрано использование в нем разрядов и категорий (установлен флаг В позиции штатного расписания используются разряды и категории), то в карточке позиции дополнительно к должности появляется возможность указать Разряд (категорию).
А если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) выбрано использование тарифных групп (установлен флаг Используются тарифные группы), то для позиции можно указать Тарифную группу, в рамках которой устанавливается размер тарифа для Разряда (категории), который соответствует этому разряду.
Поле Тарифная группа заполняется автоматически значением, указанным для должности. Однако для позиции их можно изменить, выбрав тарифную группу из справочника Тарифные группы (раздел Настройка – Тарифные группы). Поле Разряд (категория) заполняется значением из перечня, предусмотренного для выбранной тарифной группы, если в настройках расчета зарплаты выбрано использование тарифных групп. В противном случае в поле Разряд (категория) выберите разряд из справочника Квалификационные разряды (категории) (раздел Настройка –Квалификационные разряды (категории)), который присвоен этой должности. По умолчанию в справочнике 8 разрядов, при необходимости их количество можно увеличить. Выбранные значения не влияют на оплату труда сотрудника, занимающего эту позицию, а используются лишь в отчетах по штатному расписанию и применяются в кадровых документах при оформлении сотрудников на данную позицию.Это позволяет более детально описывать позиции штатного расписания, не дублируя должности. -
По кнопке Добавить укажите вид и размеры начислений, предусмотренных в организации для сотрудников, занимающих данную позицию штатного расписания.
Если в настройках штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) установлен флаг Используется вилка окладов и надбавок, то для каждого вида начисления можно задать минимальные и максимальные размеры показателей, в противном случае задается конкретный размер показателей для данного вида начисления.
По начислениям с известными показателями рассчитывается плановый размер фонда оплаты труда (ФОТ) по позиции. Результаты такого предварительного расчета можно скорректировать, при этом редактируется не общий размер ФОТ, а предварительный результат расчета конкретного начисления. ФОТ позиции используется при формировании отчетов по штатному расписанию, а также может использоваться при назначении сотруднику доплаты за совмещение профессий (должностей) -
Если в карточке организации или подразделения указано, что применяется районный коэффициент или северная надбавка, а в карточке должности установлена выплата надбавки за вредность, то их вклад в ФОТ редактируется в отдельных полях, а не в таблице с начислениями
На закладке «Дополнительно»
-
В поле Условия приема на работу, характер работы можно указать текст, который используется как дополнение к условиям приема в документе Прием на работу для печатной формы приказа о приеме.
-
Если в учетной политике организации (Настройка Организации – Учетная политика и другие настройки – ссылка Учетная политика) установлены флаги Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию и Применяются результаты специальной оценки условий труда, то для позиции штатного расписания становится доступна возможность указать класс условий труда по результатам спецоценки (в нижней части вкладки Дополнительно появляется раздел Спецоценка условий труда) и все другие условия, влияющие на расчет дополнительных страховых взносов и формирование стажа (в разделе Досрочная пенсия). Таким образом, полностью исключена необходимость дублировать одинаковые по наименованию должности, работа на которых выполняется в разных условиях. По умолчанию все эти условия в позиции заполняются согласно должности, однако их можно изменить или очистить совсем. Если условия в позиции не указаны, то они будут считаться незаданными независимо от того, что указано для должности
-
Справа в табличной части укажите сведения о правах на отпуска, возникающих при работе на данной позиции. По умолчанию указывается вид отпуска – основной, количество дней –28. Обратите внимание, окончательное право на отпуск определяется согласно данным, указанным именно в кадровых документах. Возможность указать число дней в позиции штатного расписания реализована лишь для более удобного оформления приказов
При проведении заполненного документа Утверждение штатного расписания в штатном расписании создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе (первое число месяца). Для закрытых позиций указывается дата их закрытия. Для подразделений и должностей устанавливаются признаки их введения в штатное расписание или выведения из него и соответствующие даты. Если отменить проведение документа, то созданные им позиции не удаляются из штатного расписания – они отмечаются как неутвержденные. После проведения документа непосредственно из него по кнопке «Печать» можно сформировать печатные формы приказа об утверждении штатного расписания и унифицированной формы Т-3.
Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименование позиции, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для утверждения первоначального штатного расписания необходимо использовать ссылку «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание».
При этом открывается документ Утверждение штатного расписания с первоначальными данными, зарегистрированными при приеме на работу. Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (с помощью одноименной кнопки). Также в документе можно описать новую позицию штатного расписания. Чтобы утвердить первоначальное штатное расписание, необходимо указать месяц, начиная с которого будет действовать штатное расписание на основании приказа об утверждении штатного расписания. При необходимости состав сотрудников и размер показателей может быть скорректирован.
Изменение штатного расписания
Для внесения локальных изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры организации, предназначен документ Изменение штатного расписания (Кадры - Изменения штатного расписания – кнопка Создать – Изменение штатного расписания). Его удобно использовать для организаций со сложной структурой (большим количеством подразделений и позиций) при необходимости внести небольшие изменения, например, в состав позиций одного подразделения или условия существующих позиций.
В табличной части документа выводятся колонки для всех показателей, которые в настройках расчета зарплаты отмечены как определяющие состав совокупной тарифной ставки (при необходимости изменить видимость колонок можно через табличное меню Еще – Отображаемые показатели). В отличие от документа Утверждение штатного расписания этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала. В остальном работа с документом Изменение штатного расписания не отличается от работы с документом Утверждение штатного расписания.
-
В справочнике Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание) нажмите на ссылку «Изменить текущее штатное расписание». При этом откроется документ Изменение штатного расписания.
-
Вносимые документом изменения в штатное расписание будут действовать с даты, указанной в поле Дата изменений.
В справочнике Штатное расписание по ссылке «Документы изменившие штатное расписание» можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации. Историю изменения конкретной позиции штатного расписания можно посмотреть в ее карточке. Также из карточки позиции можно перейти к утвердившему (изменившему) ее документу.
Отчеты по штатному расписанию
После ввода и утверждения штатного расписания можно сформировать следующие формы и аналитические отчеты в разделе Кадры – Кадровые отчеты – раздел Штатное расписание (отчеты строятся только по действующим позициям, т.е. утвержденным и не закрытым на дату его формирования).
- Отчет «Штатное расписание (Т-3)»
Унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. В настройках штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) имеется возможность выбрать способ отражения надбавок в печатной форме этого отчета – в рублях и/или в процентах, коэффициентах и т.п. Сведения об ответственных лицах в области подписи заполняются автоматически, если они указаны в карточке организации. Поля Номер документа и Дата составления заполняются автоматически только в том случае, если форма подготавливается из документа утверждения штатного расписания. - Отчет «Анализ штатного расписания»
Аналитический отчет по позициям штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и сколько фактически занято. Также показывает, какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием, и какой его объем фактически использован. В качестве использованного ФОТ выступает плановый ФОТ по фактически занятым позициям, независимо от того, какой ФОТ предусмотрен плановыми начислениями сотрудника, занимающего эту позицию. - Отчет «Начисления позиций штатного расписания»
Аналитический отчет по начислениям позиций штатного расписания. В первой таблице отчета отражается вклад начислений в месячный ФОТ (в рублях) по всем ставкам позиций, во второй – исходные значения тарифных ставок и других показателей (процентов, коэффициентов и т.п.). - Отчет «Соблюдение штатного расписания»
Показывает, сколько всего ставок запланировано и сколько фактически занято, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Автоматически формируется комментарий, например, Превышена штатная численность. Перерасход ставок отражается красным цветом в колонке «Отклонение». - Отчет «Штатное расписание на подпись»
Имеет произвольную форму штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и какой ФОТ предусмотрен, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Колонка «Описание» заполняется из поля Краткое описание карточки позиции. В настройках отчета имеется возможность указать руководителя и исполнителя отчета, и соответствующие реквизиты будут выведены соответственно в шапке и в подвале отчета. - Отчет «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию»
Представляет штатное расписание в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок, а в колонках – месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также составляющие этот ФОТ показатели. - Отчет «Заполненность штатного расписания»
Отражает состояние штатного расписания (сколько ставок занято и свободно, временно занято, подработка, совмещение). - Отчет «Изменение штатного расписания»
Отражает изменение состава штатных единиц в течение заданного периода. - Отчет «Штатная расстановка»
Показывает позиции штатного расписания с указанием занимающих их сотрудников. Также показывает свободные ставки, сколько запланировано.
