"Я от дедушки ушел, я от бабушки ушел": ответственность за утерю "Первички"

Нередко проверяющие органы в ходе выездной проверки интересуются у главного бухгалтера или руководителя организации, в каком состоянии находятся их первичные документы. «Первичка» – можно сказать, самая «ходовая» документация во всей компании. Предположим, ваша компания занимается транспортными грузоперевозками. С утра перед дверью в бухгалтерию выстроилась очередь из водителей, желающих передать бухгалтеру квитанции, кто за ремонт автомобиля, кто за бензин, кто за купленные материалы для ремонта офиса. 

Все эти «бумажечки» и «квиточки», а точнее их данные, отражаются в бухучете. Но как затем объяснить инспектору, что, мол, сведения внесены, а самого документа-то нет? Да, это действительно будет непросто, т.к. с этим дела обстоят очень строго. Сотрудники ФНС вправе сверять их наличие с данными в отчетности.

О видах ответственности

Анализируя судебную практику, мы пришли к выводу, что помимо административной ответственности за утерю, а точнее за отказ восстанавливать документы, может последовать даже уголовная. Открываем КоАП, УК и НК РФ и вычитываем следующее: 

• Административная ответственность 

Здесь действует самая безобидная, на первый взгляд, форма наказания – небольшой штраф. Так, согласно статье 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения, преждевременное уничтожение, повлекшее за собой изменение налоговой базы даже в одной из строк более, чем на 10%, следует наложение штрафа на юридическое лицо в размере от 2000 до 3000 рублей. Да, это немного, однако, лишние штрафы, полагаем, никому не нужны. Просто следует быть немного внимательнее.

• Налоговая ответственность

В том случае, если необходимых первичных документов не окажется в ходе очередной налоговой проверки, инспектор имеет право наложить штраф на организацию из простых расчетов:

1. 200 рублей за каждый не предоставленный документ (п.1 ст.126 НК РФ)

2. 10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период

3. 30 000 рублей – за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ)

4. В размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ)

Вот вам «домашнее задание»: посчитайте, какой штраф может выставить налоговый инспектор, если в ходе проверки не удастся найти «первичку» за один календарный месяц.

• Уголовная ответственность

Данный вид ответственности будет применим к тем компаниям, которые не только умудрились потерять, но также уклоняются от уплаты штрафа и прочими средствами стараются избежать наказания:

1. Согласно части 1 статьи 199 УК РФ, за отказ от уплаты штрафов (налогов), наложенных на руководителя организации или юридическое лицо в целом, грозит штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей. Также возможен арест на срок до 2 лет, либо лишение права занимать руководящую должность (для директора) в течение 3 лет. Еще по этой же статье руководителя компании могут наказать путем взыскания с него суммарной заработной платы за период от 1 до 2 лет

2. По части 2 этой же самой статьи предполагается штраф от 200 000 до 500 000 рублей за уклонения от уплаты налогов (штрафов) в особо крупных размерах. Здесь же по решению суда может быть поставлен запрет на предпринимательскую деятельность сроком уже на 3 года, арест – сроком на 5 лет и принудительное взыскание заработной платы за 3 года

Ну, как? Стоит играть в эти игры

Здесь следует сделать также небольшую пометку о том, что уголовное дело не должно быть заведено даже в том случае, если руководство не предпримет никаких шагов к тому, чтобы восстановить утерянные первичные документы. Конкретно в данном случае будет работать статья 110 НК РФ, и ответственность будет оставаться в форме налоговой до тех пор, пока не дойдет дело до уплаты штрафных санкций. Там, если уж не заплатишь, придется отвечать по всей строгости закона.

Должно же быть оправдание, господа?

Конечно же, должно. Более того, оно есть. Совершенно необязательно считать, что первичные документы были утеряны в результате халатности руководства и работников организации. Всякое может случиться – ограбление, вселенский потом, удар молнии прямо в сейф с документами, пожар и прочие чрезвычайные происшествия. От них никто не застрахован, благо, наш Законодатель это прекрасно понимает. Так, если «первичка» была утрачена в случае подобного рода событий, на помощь могут прийти заключения, составленные экстренными службами. Ими должны быть: 

• Справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания 

• Уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже 

• Справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления 

• Документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации 

• Иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами 

В том случае, если руководство компании сможет предоставить один из перечисленных документов в зависимости от события, которое с ними произошло, профильные ведомства посчитают исчезновение или порчу первичных документов в качестве уважительной причины. Соответственно, фирма может рассчитывать на «отсрочку» по их восстановлению. Однако, следует подчеркнуть, что гарантирована будет только отсрочка, т.к. «первичку» в любом случае придется восстанавливать, а далее отчитаться о проделанной работе.

Полезный Лайфхак

Как правило, современная ККТ печатает чеки, скажем так, «недолговечными» чернилами и со временем они быстро выцветают. Нечитаемые или трудно читаемые чеки, не могут быть основанием для признания расходов в ФНС

Следовательно, рекомендуем заблаговременно снять копии этих документов и заверить их подписью руководителя и печатью организации. Это поможет в дальнейшем избежать совершенно неоправданных трудностей в общении с Налоговой

В утере или порче виноват сотрудник

Вполне себе обычная ситуация. Исходя из предписаний НК РФ, на главном бухгалтере лежит ответственность по соблюдению сроков хранения первичной документации. В то же время, в рамках его обязанностей не входит их прием – это могут делать и другие сотрудники, например, младшие бухгалтера или же работники отдела логистики. Нередки случаи, когда по неосторожности или не внимательности, документация «не доходит» до ответственного лица.

Ситуации могут быть совершенно разными. Например, водитель заправил горючим автомобиль, получил кассовый чек на АЗС, положил его в карман, а когда приехал в офис, обнаружил, что он по дороге выпал. Или же он довез его до «пункта назначения», передал начальнику службы логистики, а далее бумага потерялась уже на этом этапе. С точки зрения нашего законодательства данный акт является грубым нарушением, и за ним в теории может последовать дисциплинарное наказание.

Согласно статье 193 ТК РФ, сотруднику может быть объявлен выговор или даже последовать увольнение в случае, если нарушение будет расценено как грубое. Увольнение сотрудника может быть произведено в соответствии с Приказом № Т-8, утвержденным Письмом Роструда от 01.06.2011 года № 1493-6-1.

Пять шагов к восстановлению

К сожалению, нормативная база не дает четких инструкций, как восстановить первичные документы. Соответственно, многим компаниям приходится действовать «на ощупь». Воспользуемся общепринятой практикой и опишем данную последовательность в пяти простых шагах:

1. Необходимо создать комиссию, в состав которой обязательно должен войти руководитель организации, главный бухгалтер и прочие ответственные лица для установления причин пропажи документов;

2. Далее потребуется провести инвентаризацию или, говоря по-русски, «полазить по шкафам» в целях определения, какие бумаги не удается найти;

3. В письменной форме уведомить ИНФС о пропаже с указанием того, какие именно документы пропали;

4. Организовать мероприятия по их восстановлению: обратиться в банк с просьбой выслать копии выписок, связаться с контрагентами по той же надобности, написать или позвонить в профильные ведомства, если утерянные документы так или иначе имеют к ним отношение;

5. Обязательно произвести перерасчет налогов.

Данные действия позволят компании не только решить сложившуюся проблему, но и обезопасить себя от неприятных последствий в диалоге с ФНС. Если организация пренебрежет процедурами по восстановлению пропажи, то, как минимум, административная ответственность ей будет гарантирована, а документы восстанавливать все равно придется. 

Резюмируем

Как мы видим, пропажа первичной документации – достаточно серьезное событие, которое требует к себе безотлагательных мер. Любое пренебрежение данным правилом чревато не только административной и налоговой, но также уголовной ответственностью

К первичным документом должно быть обращено пристальное внимание всех лиц, кто так или иначе с ними имеет дело. В большей степени материал этой статьи направлен на внимание предпринимателей и бухгалтеров, пока не имеющих достаточно опыта работы, и тех, кому еще не довелось отвечать по всей строгости закона

Ввиду этого еще раз рекомендуем всем прочитавшим нашу скромную статью проверить имеющуюся у них на руках документацию, а затем сверить ее данные с теми сведениями, которые у вас есть. Не за горами сдача отчетности за II квартал 2017 года. Так что, ловите момент, пока для этого есть время!

Желаем Вам успехов, удачи! И чтобы «первичка» никуда не «ушла», как это было в детской сказке про Колобка. Помните, да, «Я от дедушки ушел, я от бабушки ушел»? Вот-вот…