Подключаем корпоративные симки и учитываем расходы

Постепенно стираются с памяти времена, когда даже не наши родители, дедушки и бабушки, а мы сами еще не пользовались мобильными телефонами, мессенджерами, социальными сетями и прочими «благами цивилизации». Да, имелся стационарный телефон дома, и он был на всех один. Люди писали друг другу письма, отправляли телеграммы, на работе пользовались служебной связью, «сторонние» звонки осуществляли с помощью таксофонов в городе. За какие-то двадцать с лишним лет все кардинально изменилось. Теперь в офисе нужен не только «стационарный» интернет, но и мобильный. Страница в социальной сети стала использоваться в качестве дополнения к резюме соискателя, а в мессенджерах начальники рассылают поручения своим подчиненным. Представить такое раньше было практически невозможно. И все-таки мы имеем это сегодня. Как ни крути, а нашему коллеге бухгалтеру нужно во все вникнуть, что-то даже отразить в бухучете. Из нашей статьи вы узнаете, как подключить и вести учет расходов на корпоративную связь. Если в вашей компании этого нет, то ждите – скоро появится!

Жадина-говядина, соленый огурец…

Потребность в использовании корпоративной мобильной связи в виду динамично развивающегося коммерческого сектора сильна по определению и это едва ли можно опровергнуть. Однако далеко не каждая организация может позволить себе такое «удовольствие», что и пододвигает ее руководителей к мысли как-то «сэкономить» на этом, предложив своим сотрудникам своеобразную сделку. Некоторые наши клиенты по услуге «Программа 1С онлайн» жаловались на то, что в их организациях им приходится использовать личные мобильные телефоны с той поправкой, что расходы никто компенсировать им не собирается. Вот, что нам рассказали:

«У нас очень маленькая фирма, работаем в сфере полиграфии. Штат сотрудников в общей сложности равен пяти сотрудникам. Амбиций у нашего директора много, и он всеми силами старается привлечь каждого из работников, в том числе меня (бухгалтера), к поиску новых клиентов. Понятное дело, что входящий поток обращений у нас оставляет желать лучшего, ибо он (директор) экономит не только на каждой мелочи, а на более серьезных вещах, например, на рекламе в городе. Вот и приходится нам всем звонить потенциальным клиентам «по-холодной». В офисе установлен один стационарный телефон и на всех его не хватает. Мы уже смирились с этими звонками, но когда я ему предложила как-то решить вопрос со связью, он «посоветовал» мне немного подождать, обещая, что в следующем году все решит. Говорит, что пока этого сделать не может. Ладно, я уже молчу о том, что вся эта работа никак не соотносится с должностными инструкциями, но есть и статья 163 ТК РФ, где работодатель просто обязан предоставить работникам все необходимые средства для обеспечения нормальной выработки. Не знаю, что и делать»…

Пример этого «убогого» положения нашей коллеги наглядно показывает, с какими сложностями приходится сталкиваться работникам, если их дирекция не решает вопрос с корпоративной связью. При этом не стоит смотреть на данный вопрос только в негативном ключе. Существует и более «цивилизованные» варианты его решения.

Читайте статью: «Что делать, если сотрудник просит переоборудовать его рабочее место»?

Как бывает еще?

В более порядочных по отношению к своим сотрудникам компаниях вопрос с корпоративной мобильной связью решается двумя простыми способами и их важно отличать между собой, т.к. они требуют различного документального оформления и бухгалтерского учета:

• Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю;

• Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

История с нашим клиентом, как минимум, попадает под второй вариант компенсации расходов. Для того, чтобы последовать эту пути, необходимо отразить согласие работника на использование личного номера телефона в рабочих целях, а также непосредственно самого аппарата. Как именно будет компенсироваться «амортизация» мобильного телефона, а также расходы на связь, должны будут решить работодатель и работник при приеме на работу или же непосредственно в процессе выполнения должностных обязанностей. Вариантом такого локального акта может стать «Положение об обеспечении работника мобильной связью» с подписью генерального директора, а также печатью организации. Отразить данные расходы будет несложно:

Что касается подлинно корпоративной связи, то, как это было сказано выше, бухгалтеру не потребуется брать у сотрудника расписку о согласии на использование личного номера телефона, т.к. сим-карты будут приобретаться от имени и на имя организации, что автоматически предполагает безналичный способ оплаты. Наш клиент по услуге «Аренда 1С Предприятие» уже имел схожий опыт:

«Когда мы открывали с директором фирму, он поручил мне заняться оформление корпоративных сим-карт для новых сотрудников. Обратившись к знаменитому сотовому оператору, нам порекомендовали подготовить следующий пакет документов: 1) Свидетельство ЕГРЮЛ; 2) Банковские реквизиты; 3) Доверенность на мое имя от генерального директора (если бы обращался он сам, то от него бы потребовался паспорт, а так пригодился еще и мой + копия директорского). Далее нам выставили счет, мы его оплатили и буквально через 5 рабочих дней нам прислали сим-карты. На мой взгляд, все получилось достаточно быстро и без каких бы то ни было хлопот. Впоследствии, пользуясь корпоративной мобильной связью, мне показалось, что это очень удобно. Скажу по секрету, иногда звоню и по личным делам. Какая разница, у нас все равно безлимитный тариф»…

Узнав о том, что в компании произошло подключение корпоративной мобильной связи, мы не забыли уточнить, как бухгалтер отражает в учете расходы на нее. Наиболее оптимальным вариантом оказался следующий способ:

Читайте статью: «Расходы организации. Делим на прямые и косвенные»

Есть нюансы

Куда же без всех этих «нюансов» в нашей деловой жизни… Дело в том, что у ФНС есть одно «удивительное» свойство – ее сотрудникам всегда «интересно», насколько корректно компания отражает расходы на свои нужды. В случае с корпоративной мобильной связью, а также компенсациями расходов на нее сотрудникам, у Службы есть ряд требований, выполнение которых необходимо для «железобетонного» подтверждения расходов именно на связь, а не на что-то другое (вдруг компания кого-то пытается обмануть)? Так, исходя из текста письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, а также Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3) следует, что в случае налоговой проверки (не важно, камеральной или выездной) представитель компании должен предоставить следующий пакет документов:

1. Бумага, содержащая перечень должностей сотрудников, которые, исходя из своих служебных обязанностей, нуждаются в корпоративной мобильной связи. Документ заверяется подписью генерального директора;

2. Их должностные инструкции;

3. В случае с компенсацией затрат на мобильную связь предоставляется акт о возмещении расходов, упомянутый выше. Плюс сюда же нужно приложить копию договора между сотовым оператором и работником на оказание телекоммуникационных услуг;

4. Копии выставленных оператором связи счетов, а также детализацию (!) звонков каждым из сотрудников.

Касаемо последнего пункта есть множество споров. Во-первых, детализация звонков практически ничего не даст инспекторам хотя бы по той причине, что в ней будут указаны исключительно номера телефонов, куда совершались звонки. Во-вторых, реально доказать, используется ли корпоративная связь по назначению или нет будет затруднительно, т.к. содержание звонков при любом раскладе окажется неизвестным. Следовательно, инспекторам можно не отказывать в выдаче детализации – пусть, если хотят, сидят в ней и разбираются. Все равно дадут учесть.

Выводы

Как мы видим, процесс подключения корпоративных сим-карт, а также компенсация расходов на связь своим сотрудникам не должна обойтись компании в «большие» деньги еще и по той причине, кто эта самая связь, по идее, должна приносить определенный доход. Если те же менеджеры по продажам обеспечены дополнительной возможностью позвонить своим клиентам, то, вполне возможно, это в конце-концов приведет к приросту прибыли. Бухгалтерам же дополнительная связь всегда может пригодиться для «неформального» диалога с налоговым инспектором, с директором, когда тот находится в командировке… Да, мало ли, для чего еще! Просто нужна связь и все тут! А как расходы на нее отражаются в бухучете, мы вам рассказали!

Желаем удачи, дорогие коллеги! До новых встреч!