Доступ в 1С
Написать директору

Подключаем корпоративные симки и учитываем расходы | Блог для бухгалтера

Подключаем корпоративные симки и учитываем расходы

10.11.2017
628

Постепенно стираются с памяти времена, когда даже не наши родители, дедушки и бабушки, а мы сами еще не пользовались мобильными телефонами, мессенджерами, социальными сетями и прочими «благами цивилизации». Да, имелся стационарный телефон дома, и он был на всех один. Люди писали друг другу письма, отправляли телеграммы, на работе пользовались служебной связью, «сторонние» звонки осуществляли с помощью таксофонов в городе. За какие-то двадцать с лишним лет все кардинально изменилось. Теперь в офисе нужен не только «стационарный» интернет, но и мобильный. Страница в социальной сети стала использоваться в качестве дополнения к резюме соискателя, а в мессенджерах начальники рассылают поручения своим подчиненным. Представить такое раньше было практически невозможно. И все-таки мы имеем это сегодня. Как ни крути, а нашему коллеге бухгалтеру нужно во все вникнуть, что-то даже отразить в бухучете. Из нашей статьи вы узнаете, как подключить и вести учет расходов на корпоративную связь. Если в вашей компании этого нет, то ждите – скоро появится!

Жадина-говядина, соленый огурец…

Потребность в использовании корпоративной мобильной связи в виду динамично развивающегося коммерческого сектора сильна по определению и это едва ли можно опровергнуть. Однако далеко не каждая организация может позволить себе такое «удовольствие», что и пододвигает ее руководителей к мысли как-то «сэкономить» на этом, предложив своим сотрудникам своеобразную сделку. Некоторые наши клиенты по услуге «Программа 1С онлайн» жаловались на то, что в их организациях им приходится использовать личные мобильные телефоны с той поправкой, что расходы никто компенсировать им не собирается. Вот, что нам рассказали:

«У нас очень маленькая фирма, работаем в сфере полиграфии. Штат сотрудников в общей сложности равен пяти сотрудникам. Амбиций у нашего директора много, и он всеми силами старается привлечь каждого из работников, в том числе меня (бухгалтера), к поиску новых клиентов. Понятное дело, что входящий поток обращений у нас оставляет желать лучшего, ибо он (директор) экономит не только на каждой мелочи, а на более серьезных вещах, например, на рекламе в городе. Вот и приходится нам всем звонить потенциальным клиентам «по-холодной». В офисе установлен один стационарный телефон и на всех его не хватает. Мы уже смирились с этими звонками, но когда я ему предложила как-то решить вопрос со связью, он «посоветовал» мне немного подождать, обещая, что в следующем году все решит. Говорит, что пока этого сделать не может. Ладно, я уже молчу о том, что вся эта работа никак не соотносится с должностными инструкциями, но есть и статья 163 ТК РФ, где работодатель просто обязан предоставить работникам все необходимые средства для обеспечения нормальной выработки. Не знаю, что и делать»…

Пример этого «убогого» положения нашей коллеги наглядно показывает, с какими сложностями приходится сталкиваться работникам, если их дирекция не решает вопрос с корпоративной связью. При этом не стоит смотреть на данный вопрос только в негативном ключе. Существует и более «цивилизованные» варианты его решения.

Читайте статью: «Что делать, если сотрудник просит переоборудовать его рабочее место»?

Как бывает еще?

В более порядочных по отношению к своим сотрудникам компаниях вопрос с корпоративной мобильной связью решается двумя простыми способами и их важно отличать между собой, т.к. они требуют различного документального оформления и бухгалтерского учета:

  • Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю;

  • Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.

История с нашим клиентом, как минимум, попадает под второй вариант компенсации расходов. Для того, чтобы последовать эту пути, необходимо отразить согласие работника на использование личного номера телефона в рабочих целях, а также непосредственно самого аппарата. Как именно будет компенсироваться «амортизация» мобильного телефона, а также расходы на связь, должны будут решить работодатель и работник при приеме на работу или же непосредственно в процессе выполнения должностных обязанностей. Вариантом такого локального акта может стать «Положение об обеспечении работника мобильной связью» с подписью генерального директора, а также печатью организации. Отразить данные расходы будет несложно:

Компенсация расходов на сотовую связь

Д. 20, 26

К. 73

Начислена компенсация сотруднику

Д. 73

К. 50 (51)

Выплачена компенсация сотруднику


Что касается подлинно корпоративной связи, то, как это было сказано выше, бухгалтеру не потребуется брать у сотрудника расписку о согласии на использование личного номера телефона, т.к. сим-карты будут приобретаться от имени и на имя организации, что автоматически предполагает безналичный способ оплаты. Наш клиент по услуге «Аренда 1С Предприятие» уже имел схожий опыт:

«Когда мы открывали с директором фирму, он поручил мне заняться оформление корпоративных сим-карт для новых сотрудников. Обратившись к знаменитому сотовому оператору, нам порекомендовали подготовить следующий пакет документов: 1) Свидетельство ЕГРЮЛ; 2) Банковские реквизиты; 3) Доверенность на мое имя от генерального директора (если бы обращался он сам, то от него бы потребовался паспорт, а так пригодился еще и мой + копия директорского). Далее нам выставили счет, мы его оплатили и буквально через 5 рабочих дней нам прислали сим-карты. На мой взгляд, все получилось достаточно быстро и без каких бы то ни было хлопот. Впоследствии, пользуясь корпоративной мобильной связью, мне показалось, что это очень удобно. Скажу по секрету, иногда звоню и по личным делам. Какая разница, у нас все равно безлимитный тариф»…

Узнав о том, что в компании произошло подключение корпоративной мобильной связи, мы не забыли уточнить, как бухгалтер отражает в учете расходы на нее. Наиболее оптимальным вариантом оказался следующий способ:

Корпоративная связь

Д. 20 (26, 44)

К. 60

Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, не превышающей установленный лимит)

Д. 73

К. 60

Отражена стоимость услуг оператора сотовой связи (в части, превышающей лимит расходов, установленный для конкретного работника)

Д. 50 (50, 70)

К. 73

Возмещена работником сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь

Д. 91-2

К. 73

Сверхлимитная сумма расходов на сотовую связь списана на прочие расходы (в случае не возмещения работником)


Читайте статью: «Расходы организации. Делим на прямые и косвенные»

Есть нюансы

Куда же без всех этих «нюансов» в нашей деловой жизни… Дело в том, что у ФНС есть одно «удивительное» свойство – ее сотрудникам всегда «интересно», насколько корректно компания отражает расходы на свои нужды. В случае с корпоративной мобильной связью, а также компенсациями расходов на нее сотрудникам, у Службы есть ряд требований, выполнение которых необходимо для «железобетонного» подтверждения расходов именно на связь, а не на что-то другое (вдруг компания кого-то пытается обмануть)? Так, исходя из текста письма Минфина от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, а также Минздравсоцразвития от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3) следует, что в случае налоговой проверки (не важно, камеральной или выездной) представитель компании должен предоставить следующий пакет документов:

  1. Бумага, содержащая перечень должностей сотрудников, которые, исходя из своих служебных обязанностей, нуждаются в корпоративной мобильной связи. Документ заверяется подписью генерального директора;

  2. Их должностные инструкции;

  3. В случае с компенсацией затрат на мобильную связь предоставляется акт о возмещении расходов, упомянутый выше. Плюс сюда же нужно приложить копию договора между сотовым оператором и работником на оказание телекоммуникационных услуг;

  4. Копии выставленных оператором связи счетов, а также детализацию (!) звонков каждым из сотрудников.

Касаемо последнего пункта есть множество споров. Во-первых, детализация звонков практически ничего не даст инспекторам хотя бы по той причине, что в ней будут указаны исключительно номера телефонов, куда совершались звонки. Во-вторых, реально доказать, используется ли корпоративная связь по назначению или нет будет затруднительно, т.к. содержание звонков при любом раскладе окажется неизвестным. Следовательно, инспекторам можно не отказывать в выдаче детализации – пусть, если хотят, сидят в ней и разбираются. Все равно дадут учесть.

Выводы

Как мы видим, процесс подключения корпоративных сим-карт, а также компенсация расходов на связь своим сотрудникам не должна обойтись компании в «большие» деньги еще и по той причине, кто эта самая связь, по идее, должна приносить определенный доход. Если те же менеджеры по продажам обеспечены дополнительной возможностью позвонить своим клиентам, то, вполне возможно, это в конце-концов приведет к приросту прибыли. Бухгалтерам же дополнительная связь всегда может пригодиться для «неформального» диалога с налоговым инспектором, с директором, когда тот находится в командировке… Да, мало ли, для чего еще! Просто нужна связь и все тут! А как расходы на нее отражаются в бухучете, мы вам рассказали!

Желаем удачи, дорогие коллеги! До новых встреч!

Вам может быть интересно:
Подписка на новости Узнайте важную информацию первыми!
Поле email не должно быть пустым