О необходимости отказа от бумажного документооборота все больше говорят в последнее время. Часть отчетности теперь сдается в электронном виде. В дальнейшем планируется полный отказ от бумаг.
Расскажем, какие преимущества у ЭДО и с какими подводными камнями многие предприниматели сталкиваются при переходе.
В чем отличие ЭДО от обычного документооборота
Плюсы электронного документооборота.
Простой контроль документов. Все бумаги фиксируются в программах, в них отслеживаются движения документов внутри и вне организации. Риски потери информации минимальны.
Удобное хранение документов обеспечивает электронная архивация. Все файлы хранятся в электронном виде и не занимают много места. При необходимости их легко найти и использовать.
Экономия денег. Организация, пользующаяся ЭДО, не закупает огромные объемы бумаги, не приобретает и не ремонтирует офисную технику, не тратится на почтовые отправления.
Ускорение работы с документами. Они создаются по шаблонам, хранящимся в программе, быстро согласовываются и отправляются онлайн. Для этого не требуется физическая коммуникация, на которую часто тратится много времени — подписать договор, выдать справку, заверить бумагу подписью можно в программе.
Контролируемый доступ. В системе документация доступна любому сотруднику, и вместе с тем она защищена от изменения или взлома.
Как наладить ЭДО без потерь для бизнеса
Внедрение новой системы касается всех процессов, происходящих в организации. Некоторые предприниматели с опаской идут на изменения, беспокоясь, что перемены повлияют на оперативность работы, вызовут затруднения у персонала, приведут к потере рабочего времени и финансовым издержкам.
Для электронного документооборота разработаны готовые решения. Используя эти программы, вы безопасно и просто организуете ЭДО для своего бизнеса.
Решение для электронного документооборота от 1С
Экономичность и простоту перехода на ЭДО обеспечивает программное обеспечение, разработанное для российского бизнеса. Для этого используется продукт от 1С для ведения электронного документооборота в облаке.
В облачном сервисе можно:
- работать с документами,
- правильно заполнять документацию по шаблонам,
- автоматически формировать внутреннюю и внешнюю отчетность,
- отправлять документы контрагентам и надзорным органам,
- отслеживать движение документации,
- планировать обработку бумаг,
- отслеживать напоминания о сроках сдачи, действия, согласования документов,
- ставить задачи по документам и контролировать их выполнение.
