Все больше российских компаний внедряют электронный документооборот. Это обусловлено тем, что контролирующие органы постепенно переводят отчетность в электронный формат. А еще такой документооборот удобнее и эффективнее бумажного по многим причинам.
-
Сокращает время на обмен документами.
-
Экономит средства на бумагу, оборудование, почтовые отправления.
-
Увеличивает прозрачность движения документации.
-
Повышает удобство хранения, поиска, редактирования.
То есть электронный документооборот делает бизнес оперативным, экономичным и мобильным, а следовательно, конкурентоспособным и прогрессивным. Поэтому эффективное внедрение ЭДО — насущный вопрос для многих предпринимателей.
Какие условия нужно соблюдать, чтобы не нарушать закон
Пока единой законодательной базы для применения электронного документооборота нет. Но сейчас выпускается множество постановлений, актов, приказов, которые разъясняют порядок работы с такими документами. Приведем основные правила.
-
Согласно Федеральному закону №63, все документы нужно удостоверять электронной подписью.
-
Электронным может быть любой документ, кроме удостоверяющего личность.
-
Для безбумажного обмена документами с контролирующими органами необходимо заключить договор с аккредитованным оператором ЭДО. Обмениваться электронными документами с кадрами и клиентами компании можно без участия оператора, но должным образом оформив этот процесс (смотрите ниже).
-
Переход на внутренний ЭДО, то есть в отношении сотрудников и контрагентов, нужно закрепить в регламентах компании и внести в корпоративные акты: учетную политику, должностные инструкции.
-
Все электронные документы хранятся организацией в двух экземплярах. Раз в пять лет необходимо проводить проверку исправности носителей и сохранности информации.
С какими трудностями сталкивается бизнес при настройке ЭДО
-
К переходу на безбумажный документооборот необходимо подготовиться: сформировать утверждающие внутренние акты организации, зарегистрировать цифровую подпись и заключить договор с оператором.
-
Иногда решение о нововведениях принимается без четкого анализа ситуации на предприятии и планирования и терпит фиаско. Сформулируйте проблемы, с которыми сталкивается организация при бумажном делопроизводстве, и наметьте задачи, на решение которых будет направлено внедрение ЭДО. В соответствии с намеченными целями выбирайте индивидуальные настройки систем электронного документооборота.
-
Многие предприниматели опасаются начинать масштабную реорганизацию, думая, что налаженная система работы нарушится, а новая — не приживется. Именно поэтому лучше пользоваться готовыми решениями, чтобы не допускать ошибок и не провалить проект.
Какой продукт 1С упрощает переход на ЭДО
Фирма «1С» создала профессиональный продукт для управления документооборотом. Внедрение системы не занимает много времени. Какие преимущества получают пользователи?
-
Продукт досконально продуман и упрощен для изучения.
-
В конфигурации легко выполнять основные операции с документооборотом: работать с договорами; загружать, создавать, редактировать, отправлять файлы; отслеживать движение бумаг; отправлять документы из программы.
-
Также в программе настроена поддержка рабочих календарей, проектных планов, уведомлений о прохождении документом этапов исполнения и сроках действия.
-
Продукт позволяет собирать внутреннюю аналитику рабочих процессов для выявления слабых мест делопроизводства и устранения неполадок в работе.
-
Система доступна для всех участников процесса, и изменения в области документооборота легко контролировать. Это делает работу более слаженной и оперативной.
-
Программа имеет современную цифровую защиту для обеспечения конфиденциальности и безопасности корпоративных данных.
-
Программа полностью готова к работе, настраивается под любую сферу бизнеса, совмещается с другими продуктами 1С.
Конфигурация сравнительно недорого стоит и существенно облегчает работу при небольших затратах. Это надежный, передовой, удобный способ оптимизации, универсальный для любых предприятий и позволяющий усовершенствовать множество бизнес-процессов в компании.
