Как автоматизировать работу SPA-салона

Автоматизация бизнеса вводится повсеместно. Она может:

1. упорядочить и усовершенствовать работу с клиентами,

2. предоставить ясное представление о финансовом состоянии бизнеса, чтобы собственник бизнеса мог предпринять действия по его улучшению,

3. облегчить работу персонала и высвободить время для важных задач за счет быстрого выполнения рутинных операций,

4. обеспечить простое формирование документации и отчетов без погрешностей в расчетах.

Плюсы автоматизации универсальны для бизнеса любого масштаба – не стоит думать, что она нужна только крупным игрокам рынка. Расскажем о том, что оптимизация даст SPA-бизнесу: малому, среднему и большому.

В чем сложности ведения бухгалтерии СПА-салона

Несмотря на то, что этот бизнес может быть довольно компактным, простым его назвать сложно. Бухгалтеру, работающему в салоне, придется вести многосторонний разветвленный учет – кадров, зарплаты, клиентов, продаж, услуг, материалов, аренды, финансов, налогов и взносов. Это трудоемкий процесс. Так, уже с одними косметическими средствами разобраться сложно. Ведь они не только расходуются при оказании услуг, но и используются в качестве промо-материалов, выставляются на витрины, продаются непосредственно клиентам, могут быть составляющими рецептур. Не получится оформить только прием и выдачу – необходимо учитывать все внутренние перемещения, проводить инвентаризацию, следить за остатками, списывать продукцию.

Даже в самом маленьком камерном салоне требуется строгая система для фиксирования всех операций. Привычное ведение записей на бумаге, в таблицах Excel и мобильных телефонах сотрудников провоцирует путаницу в графиках, ошибки в отчетности, потерю клиентов при увольнении мастеров. Нужна единая система, в которой будут учитываться все услуги и контакты. Это не просто позволяет сделать бизнес более упорядоченным и прозрачным, но и необходимо для его прогресса – так вы сможете собирать точную аналитику по деятельности компании.

Эти и другие особенности рынка отражены в специальных программах для автоматизации работы SPA-салона. Это системы, в которых отражаются все процессы бизнеса. В них предусмотрены цифровые методы обработки данных для расчетов зарплаты, налогов, взносов, для формирования отчетности для контролеров и для внутренней аналитики.

С чего начать автоматизацию SPA-салона

Многие операции программа выполняет самостоятельно, но полностью положиться на машину при автоматизации бизнеса невозможно – она окажется неэффективной. Для этого нужно подготовить почву.

1. Выработайте общие алгоритмы работы сотрудников с системой и следите за тем, чтобы они четко соблюдались. Не должно быть расхождений в действиях персонала, иначе порядка так и не удастся достичь. Если у владельца нет достаточно времени для контроля внедрения автоматизации, это следует поручить ответственному работнику, например, управляющему или системному администратору.

2. Эффективность нововведений можно оценить только при заранее намеченных направлениях, по которым планируются улучшения. Их нужно сформулировать заранее, по ним выстраивать работу с программой и измерять результаты. Тогда будет ясно, что удалось осуществить и где еще необходимы доработки, как лучше использовать систему автоматизации.

Если не выстроить грамотного сопровождения работы программного обеспечения, то автоматизация может провалиться. Из-за этого будут потеряны вложения и упущены возможности для развития салона.

Как автоматизировать управление и бухгалтерию в SPA-салоне

После того, как было принято решение об оптимизации бизнеса и проведена подготовка, следует правильно выбрать средства для автоматизации. Программа должна быть проверенной, давно действующей, широко используемой. Это гарантирует, что:

1. вы будете иметь доступ к информации по работе с программой,

2. получите поддержку экспертов,

3. функционал будет обновляться и исправно работать.

Автоматизация учета и взаимодействия с клиентами в салонах красоты с 1С отвечает этим критериям. Программ разработана специально для спа-индустрии, длительно используется многими компаниями этой отрасли. Конфигурация постоянно дорабатывается в соответствии с законодательными нормативами и развитием сферы и технологий, поддерживается официальными партнерами. В конфигурации можно выполнять множество полезных действий:

1. вести базу клиентов;

2. записывать посетителей с учетом занятости персонала и помещений;

3. заполнять рабочие графики и рассчитывать заработную плату на основании данных об отработанных часах;

4. вести бухучет с автоматическим формированием отчетности;

5. повышать продажи с помощью программ лояльности, привлекать клиентов с помощью рекламных рассылок и других маркетинговых мероприятий, выдавать дисконтные и скидочные карты, депозиты, сертификаты;

6. анализировать бизнес по сотне показателей.

Автоматизация упрощает структурные процессы, которые являются рутиной любой организации. Также она помогает и в оптимизации более сложных процессов, которые требуют обязательного участия человека. Их нельзя переложить на программу полностью, но выполнять намного проще с формируемой в ней аналитикой, нужной для принятия оптимальных решений.