Бухгалтерская «задачка»: как правильно сотрудничать с дистанционным работником?

«Ох, уж эти дистанционные работники… Что же им на месте не сидится? Не мог наш директор взять на работу кого-то из своих… А теперь не знаешь, надо с них НДФЛ платить, не надо… Договоры еще эти с ними оформлять нужно – то ли ГПХ, то ли обычный, то ли вообще договор подряда».

Вот приблизительно так отозвались несколько наших пользователей услуги «подключение 1С в облаке» об известии, что в их компании скоро появятся новые специалисты – дизайнеры из иностранного государства. Там было еще много причитаний насчет того, что они российские резиденты, почему-то решившие покинуть пределы нашей страны, а далее – все равно работать в российских компаниях. Мы в некоторой степени понимаем недовольство бухгалтеров «старой» закалки. Как ни крути, а за их профессиональный стаж они сталкиваются с этой проблемой впервые, да и молодые бухгалтера могли просто напросто не иметь опыта в решении этих вопросов. 

Проблемы две:

1. Это нетривиальный случай для многих фирм, когда работа выполняется за границей, а не в пределах офиса;

2. С такими дистанционными работниками в подавляющем большинстве случае просто никто не заключает никаких договоров, соответственно, все проблемы с налогами и оформлением их документов отпадают автоматически.

Сегодня мы разберем случай, когда гражданин России, трудится в рамках отечественной компании, но фактически находится за пределами страны. Как и кто должен платить НДФЛ, какой договор для оформления лучше выбрать? Как осуществляется документооборот? Об этом далее в нашей статье.

Статьи ТК РФ

Перед тем, как ответить на все возникающие вопросы, мы постарались тщательно изучить имеющуюся законодательную базу. Найдя нужную главу Трудового Кодекса, мы пришли к убеждению, что все ее статьи не охватывают жизнь «дистанционщика» в полном объеме.

Так, их трудовая деятельность регулируется Главой 49.1 Трудового Кодекса. Из пункта 1 статьи 312 следует, что «дистанционным» признается работник, который заключил соответствующий трудовой договор, договор ГПХ или договор подряда. 

Такая трудовая деятельность в обязательном порядке предполагает ознакомление сотрудника с актами приема-передачи, распоряжениями, приказами или любыми другими локальными актами, связанными с его трудовой деятельностью в том числе посредством сети Интернет (пункт 5, ст. 312.1 ТК РФ). 

Любые обращения к непосредственному или вышестоящему руководству он вправе направлять в виде электронных документов (пункт 6, ст. 312.1 ТК РФ). Далее в тексте идет схожая информация, написанная в том же духе (обо всем и ни о чем одновременно). Давайте опустимся ниже по тексту и кратко обозначим, суть нашей Главы 49.1:

• Статья 312.2. Просвещена особенностям заключения и изменения условий трудового договора о дистанционной работе;

• Статья 312.3. Ознакомляет нас с особенностями организации и охраны труда дистанционных работников;

• Статья 312.4. Вещает о режиме рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника;

• Статья 312.5. Обозначает условия прекращения трудового договора о дистанционной работе.

Пожалуй, и все. Как мы видим, текущая законодательная база, которая в теории должна максимально широко освещать тему взаимодействия компании с дистанционным работником, ограничена все-то пятью статьями. На основании этого не составит труда сделать вывод, что множество вопросов наших коллег касаемо этой темы берутся именно от недостаточно проработанных правил, регулирующих деятельность «дистанционщиков».

НДФЛ

Невзирая на то, что у компаний нет на руках четкой инструкции к действию, им все же приходится решать вопросы налогообложения и бухгалтерского учета в большинстве случаев на свой страх и риск. К примеру, тема налога на доходы физических лиц – яркий тому пример 

Представим себе ситуацию: российский резидент выполняет работу, скажем, из Португалии и пересылает ее в виде электронных документов в российскую компанию. В конце месяца ему направляются сканы актов приема-передачи, он подписывает их и направляет обратно. Здесь ТК РФ нам дал разъяснения, поэтому вопросов не возникает 

Но кто будет платить НДФЛ за полученный сотрудником гонорар? По факту мы имеем доход, полученный от Российской компании, но отправленный, к примеру, на счет российского или иностранного банка. Есть мнение, что в данном случае обязанность заплатить НДФЛ ложится на плечи самого работника, а не работодателя, как это делается в случае «классической» работы (человек работает в офисе, а работодатель сам заплатить за него налог в ИФНС).

Также на этом этапе может возникнуть другая проблема, скажем, когда и работник, и компания одновременно вносят соответствующий платеж, что автоматически приводит к двойному налогообложению. В свою очередь, платить НДФЛ за такого работника компании также неправильно. Это объясняется тем, что работник, не находясь на территории стационарного рабочего места (обособленного подразделения) не является «причисленным» к ИФНС по месту регистрации компании.

Таким образом, поскольку дистанционная работа осуществляется вне какого-либо подразделения работодателя и вне стационарного рабочего места, то рабочее место дистанционного работника обособленным подразделением организации не является.

Следовательно, сумма НДФЛ, удержанная налоговым агентом у такого работника, уплачивается в бюджет по месту учета организации — налогового агента. В данном случае мы ссылаемся на письмо Минфина России от 01.12.14 № 03-04-06/61300. Однако, стоит отметить, что именно такой подход к решению вопроса также разделяют сотрудники ФНС, что априори немалозначимо.

Вид и детали договора

Как мы с Вами понимаем, договор на осуществление трудовой деятельности дистанционного работника имеет ряд отличий. К примеру:

• В «классическом» трудовом договоре всегда будет прописано, что работник выполняет свои должностные обязанности на территории работодателя, следовательно, в нем прописывается адрес компании. В случае с «дистанционщиком» этот адрес будет отсутствовать и здесь важно указать, что работа будет выполняться вне стационарного рабочего места. При желании, здесь еще можно указать его домашний адрес;

• В таком договоре может появиться пункт о методе передачи работы от исполнителя заказчику. В нашем случае, он будет звучать примерно следующим образом: «взаимодействие с работодателем осуществляется с помощью телекоммуникационных сетей, а том числе посредством сети Интернет»;

• Если ваш «дистанционщик» территориально находится в районах Крайнего Севера, например, то ему наравне с рядовыми сотрудниками будут причитаться и региональные надбавки, что в обязательном порядке должно быть прописано в трудовом договоре.

Есть еще несколько занимательных моментов данного вопроса, которые важно обозначить. Бытует мнение, что обычный трудовой договор с «дистанционным» сотрудником не рекомендуется заключать в принципе. Дело в том, что проблему уплаты не только НДФЛ, но и страховых взносов можно с относительной легкостью обойти, если за место трудового договора будут заключаться договоры ГПХ или договоры подряда. 

Сторонники именно такого подхода к решению вопроса ссылаются на то, что фактически не нарушено трудовое законодательство (хоть какой-то договор имеется) и в то же время, этот человек не находится в «стационарном» штате. Взять хотя бы договор ГПХ. 

Он однозначно не предполагает посещение сотрудником офиса компании в определенные дни месяца, дистанционный сотрудник в этом случае выступает своего рода «свободным агентом», с которым можно разорвать, если это необходимо, договор в более краткие сроки.

Что касается ТД, то не стоит забывать, что в случае увольнения работника, он обязан, согласно ТК РФ, отработать еще две недели. А если его увольняют, и он остается «обиженным»? В виду особенностей своего «дистанционного» положения он может просто перестать выходить на связь и т.д. На самом деле, фантазировать о возможных вариациях концовки трудовой деятельности можно достаточно долго. 

Собственно, поэтому тот же договор ГПХ будет более приемлем для работодателя, но далеко не всегда для работника, ибо именно с ТД документально фиксируется трудовой стаж, который в дальнейшем пригодится в его карьере.

Ну, что ж. Все-таки договор ГПХ выбрать или ТД? Рекомендуем ГПХ, если ваш сотрудник не возражает. Однако, если попросит заключить с ним ТД, пожалуйста, не откажите ему в этом.

И еще несколько уточнений

Вне зависимости от того, какой именно договор будет заключаться с «удаленным» сотрудником, есть еще несколько нюансов, которые характеризуют дистанционное взаимодействие между работодателем и работником. Рекомендуем обратить внимание на этот раздел в особенности тем бухгалтерам и кадровикам, которые имеют недостаточно опыта в найме персонала и тем более, «удаленного»:

• В большинстве случаев, «дистанционный» работник определяет самостоятельно, в какое время ему начинать и заканчиваться работу, что идет в разрез с типичным трудовым распорядком «классического» сотрудника. Такая постановка вопроса для работодателя – вещь весьма неудобная, т.к. контроль выполнения работы или заказа существенно ослаблен. Компромиссом может стать прописанные в трудовом договоре количество часов, которые он обязан уделять выполнению своих должностных обязанностей. Это не идет в разрез с ТК РФ, т.к. такая формулировка прописана в статье 312.4.

• Работодатель вправе потребовать от работника личное присутствие в офисе компании для заключения договора. В этом случае решается проблема обмена документов между двумя сторонами. Если в этом нет острой необходимости, то все документы для приема на работу в виде паспорта, ИНН, СНИЛС, военного билета, трудовой книжки можно переслать работодателю в виде электронных документов формата .PDF. Если это необходимо, работодатель может запросить нотариально заверенные копии каждого документа;

• Так или иначе, работодатель обязан в течение 3-х рабочий дней направить работнику его экземпляр трудового договора в том же формате, в котором он получил подписанный работником документ;

• Что касается трудовой книжки, то, согласно статье 312.2 при обоюдном согласии обеих сторон в нее могут быть не внесены записи о трудоустройстве. Так же отсутствие трудовой книжки не может быть основанием для отказа в приеме на работу, даже если речь идет о первом трудовом опыте. Однако, это правило не действует в том случае, если работодателю нужно документальное подтверждение трудового стажа работника.

• Если Интернет будет являть основным средством взаимодействия между сторонами, то адрес электронной почты, имя в Skype™ или любом другом мессенджере должно быть указано в договоре. Если упустить из виду этот пункт, то в случае спорных ситуаций будет сложно доказать в суде факт того, что работник получил от своего работодателя документы или техническое задание для выполнения работы. Также работник всегда сможет оспорить свою «привязанность» к определенному адресу, что также не на руку компании.

Желаем Вам успехов в Ваших начинаниях, дорогие «дистанционщики» и их наниматели!