Зарплатный проект без использования обработки «Обмен с банками»‎ в 1С:Бухгалтерия

В случае выплаты зарплаты через банк в рамках зарплатного проекта централизованно для всех сотрудников открываются лицевые счета и выпускаются банковские карты. Т.к. все счета открыты в одном банке (реквизиты которого известны), то для каждого сотрудника указывается только номер лицевого счета, по которому будет осуществляться выплата зарплаты. В программе зарплатный проект указывается в соответствующем справочнике Зарплатные проекты. Для выплаты зарплаты в рамках использования зарплатного проекта при оформлении документа Ведомость в банк необходимо указать зарплатный проект. Нажав на кнопку Заполнить, в документ будут добавлены строки, соответствующие только сотрудникам, у которых указан лицевой счет в рамках данного зарплатного проекта.

Документооборот с банком в рамках зарплатного проекта может осуществляться в бумажном виде (или с использованием программного обеспечения банка, не соответствующего поддерживаемому стандарту обмена) или с использованием электронного обмена документами.

В случае если обмен электронными документами с банком не используется, то ведомость распечатывается, нажав на кнопку Печать. На основании ведомости создается Платежное поручение на всю сумму ведомости для перечисления средств на специальный (транзитный) счет банка, в котором открыт зарплатный проект. По факту получения банковской выписки регистрируется документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление заработной платы по ведомостям.

В случае если с банком осуществляется документооборот с использованием электронного обмена документами, то ведомость выгружается в файл, нажав на кнопку Выгрузить файл, для обмена с банком. В ответ на переданную ведомость банк присылает внешний файл подтверждения о зачислении заработной платы сотрудников на лицевые счета, в результате загрузки которого будет автоматически создан документ Подтверждение зачисления зарплаты.

Для облегчения работы пользователей при взаимодействии с банками фирмой 1С разработана технология DirectBank. Она позволяет отправлять документы в банк и получать ответы из банка непосредственно из программы буквально нажатием одной кнопки, также позволяет избежать выгрузки документов в промежуточные файлы. В отличие от технологии Клиент-банк не требуется установка и запуск дополнительных программ. Для организации прямого обмена нужно, чтобы банк поддерживал стандарт взаимодействия с системами 1С:Предприятия.

Выплата заработной платы через банк в рамках зарплатного проекта (без использования обработки)

Ввод данных, необходимых для перечисления зарплаты на пластиковые карточки сотрудников

Для оформления выплаты зарплаты сотрудникам перечислением на пластиковые карточки в рамках зарплатного проекта должна быть предварительно введена следующая информация:

1. Контрагент - банк, с которым заключен договор на перечисление средств на пластиковые карточки сотрудников

• Справочники - Контрагенты

• нажмите на кнопку Создать

• Основное:

• в поле Вид контрагента выберите Юридическое лицо
  в поле Наименование укажите наименование банка
  в поле Полное наименование укажите полное наименование банка
  в полях ИНН и КПП укажите ИНН и КПП банка
  в разделе Основной банковский счет укажите основной зарплатный счет организации (поле Номер счета) в банке (поле Банк)
  Договоры укажите (по кнопке Создать) договор на перечисление зарплаты на пластиковые карточки сотрудников (в справочнике Договоры)

2. Банковский счет - зарплатный счет организации в банке (Главное - Организации - Банковские счета). Если в организации используется электронный обмен с банком, который поддерживает технологию прямого обмена, по ссылке Подключить 1С:ДиректБанк можно начать процесс настройки.

3. Зарплатный проект - договор организации с банком о перечислении денежных средств организации на лицевые счета сотрудников, открытые в этом банке. Добавление зарплатного проекта в информационной базе и описание его параметров может потребоваться, если планируется использовать электронный обмен с банком документами по зарплатному проекту, или если в организации действуют два и более зарплатных проекта, даже если ни по одному из них обмен электронными документами использоваться не планируется. Если в организации действует один зарплатный проект, и использовать обмен электронными документами в рамках него не планируется, то добавлять его в справочник необходимости нет. Если по проекту планируется использовать электронный обмен, то следует установить соответствующий флаг и заполнить информацию о параметрах проекта. В нашем примере организация использует электронный обмен с банком, поэтому необходимо создать зарплатный проект:

• Зарплата и кадры - Зарплатные проекты - Создать

• в поле Организация выберите организацию

• в поле Банк выберите банк, с которым организация заключила договор о перечислении денежных средств организации на лицевые счета сотрудников

• установите флаг Использовать обмен электронными документами, если организация планирует использовать электронный обмен с банком документами по зарплатному проекту. В нашем примере организация использует электронный обмен с банком, поэтому флаг необходимо установить. В результате становится доступным для заполнения информация о параметрах проекта. А также становятся доступны для использования: обработка Обмен с банками по зарплатным проектам и документ Заявка на открытие лицевых счетов в разделе Зарплата и кадры. Также в едомостях появляется кнопка для выгрузки реестра выплат по сотрудникам.

• в поле Формат файла укажите версию формата файлов обмена данными с банком (необходимую версию следует уточнить в банке).

• в поле Кодировка файла выберите кодировку файла (следует уточнить в банке)

• в разделе Сведения о договоре: в полях Номер и Дата укажите сведения о договоре организации с банком по зарплатному проекту, в поле Валюта укажите вид валюты, в которой зачисляется зарплата сотрудников на лицевые счета

• в разделе Сведения о банке: в полях Отделение и Филиал отделения укажите сведения о банке, в поле Расчетный счет укажите зарплатный счет организации в банке

• в поле Название проекта автоматически формируется наименование зарплатного проекта, которое содержит в себе: наименование банка, номер и дату договора по зарплатному проекту. При необходимости наименование можно изменить

• в табличной части Системы расчетов по банковским картам укажите вручную виды систем расчетов, поддерживаемые банком в рамках зарплатного проекта

Лицевые счета сотрудников по зарплатному проекту, открытые в банке.

В случае если обмен данными об открытии лицевых счетов с банком в электронном виде организация не осуществляет или необходимо ввести начальные сведения об уже отрытых лицевых счетах, то информацию по лицевым счетам сотрудников можно ввести вручную:

• в карточке каждого сотрудника

• с помощью специальной формы Ввод лицевых счетов (для ввода лицевых счетов одновременно многим сотрудникам)

• Ввод сведений о лицевом счете в карточке сотрудника:

• Зарплата и кадры - Сотрудники

• в форме элемента справочника Сотрудники в поле Выплата зарплаты укажите способ По зарплатному проекту и по ссылке Заполнить лицевой счет введите данные:

• в поле Номер лицевого счета укажите номер лицевого счета

• в поле Зарплатный проект выберите договор организации с банком о перечислении денежных средств на лицевые счета сотрудников, открытые в этом банке, который выбирается из справочника Зарплатные проекты (Зарплата и кадры - Зарплатные проекты)

• нажав на ссылку История, можно просмотреть историю изменения лицевых счетов сотрудника

• далее нажмите на кнопку Записать и закрыть.

Ввод сведений о лицевых счетах сотрудников с помощью формы Ввод лицевых счетов

• Зарплата и кадры - Ввод лицевых счетов

• в поле Организация укажите организацию, по сотрудникам которой необходимо ввести лицевые счета

• поле Подразделение заполните, если необходимо ввести лицевые счета сотрудникам конкретного подразделения. В противном случае данное поле не заполняется

• в поле Зарплатный проект укажите договор организации с банком о перечислении денежных средств на лицевые счета сотрудников, открытые в этом банке, который выбирается из справочника Месяц открытия (Зарплата и кадры - Зарплатные проекты)

• в поле Месяц открытия укажите период, с которого будут действовать введенные лицевые счета сотрудников. Указание месяца открытия позволяет хранить историю изменения лицевого счета сотрудника. Это может оказаться полезным, например, когда сотруднику открывается новый лицевой счет, но требуется, чтобы перечисление на него выполнялось не сразу. Обратите внимание, в программе нет возможности указать, что в одном и том же месяце у сотрудника организации открыто несколько лицевых счетов одновременно, например, по разным зарплатным проектам этой организации

• табличная часть при нажатии на кнопку Заполнить автоматически заполняется сотрудниками, у которых на указанный месяц не введены сведения о лицевом счете в выбранной организации ни по одному зарплатному проекту. Добавить сотрудников в табличную часть можно и вручную, нажав на кнопку Добавить

• в колонку Номер лицевого счета введите номер счета сотрудника, который должен состоять ровно из 20 цифр.

Кроме того, при вводе лицевого счета контролируется его корректность с помощью вычисления контрольного числа (из цифр самого номера и БИК банка, указанного в зарплатном проекте), которое сравнивается с контрольным числом в номере. Таким образом, обработка просто подсказывает, что лицевой счет, возможно, введен некорректно, тем не менее, не запрещает его дальнейшее использование. В случае возникновения такой подсказки следует проверить, правильно ли введен номер счета. Если номер действительно состоит не из 20, а из другого количества цифр или в нем присутствуют другие символы, то следует уточнить корректность номера в банке. Типовой стандарт обмена не предусматривает таких номеров и в последующем денежные средства на такой счет могут быть не зачислены

После ввода счетов необходимо в карточке сотрудников в поле Выплата зарплаты указать способ выплаты По зарплатному проекту. Счет подтянется автоматически.

Чтобы быстро поменять способ выплаты, не открывая личную карточку каждого сотрудника, воспользуйтесь регистром сведений Места выплаты зарплаты сотрудников. Для доступа к нему можно включить режим Функции для технического специалиста:

Откроем Главное меню - Настройки - Параметры - установим соответствующий флаг.

Через Главное меню запустим появившийся в нем режим Функции для технического специалиста. В поле поиска введем ключевые слова и найдем по ним интересующий нас регистр Места выплаты зарплаты сотрудников.

Как видите, в регистре данные собраны очень компактно и удобно для анализа и редактирования. Для сотрудников, которым не присвоены лицевые счета по зарплатным проектам выбор также сработает, но в личной карточке либо через форму Ввод лицевых счетов потребуется их затем назначить. Для сотрудников, которым лицевые счета назначены документом Ввод лицевых счетов, произойдет изменение способа выплаты и у всех в личных карточках появится способы выплаты, а также лицевой счет, назначенный для конкретного зарплатного проекта.

Ввод заявок на открытие лицевых счетов с помощью обработки

Ввод сведений об уже открытых лицевых счетах одновременно многим сотрудникам также возможно осуществить с помощью специальной обработки Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры - Обмен с банками (зарплата)).

В случае если организация осуществляет обмен данными об открытии лицевых счетов с банком в электронном виде, то необходимо подготовить заявки на открытие лицевых счетов сотрудникам в банке в рамках зарплатного проекта для последующего перечисления зарплаты на пластиковые карточки. Для этого предназначен документ Заявка на открытие лицевых счетов:

• Зарплата и кадры - Заявки на открытие лицевых счетов - Создать

• Укажите организацию, дату документа.

• в поле Зарплатный проект укажите договор организации с банком о перечислении денежных средств на лицевые счета сотрудников, открытые в этом банке, который выбирается из справочника Зарплатные проекты (Зарплата и кадры - Зарплатные проекты)

• поле Подразделение заполните, если необходимо ввести заявку по сотрудникам конкретного подразделения. В противном случае данное поле не заполняется

• в поле Номер реестра автоматически устанавливается порядковый номер реестра после записи документа

• Заполнение документа производится по кнопкам Заполнить (автоматическое заполнение) или Добавить (ручное внесение элементов построчно)

• Основные сведения поля Титул (лат.), Фамилия (лат.), Имя (лат.) заполняются автоматически.

• Остальные данные на закладках Основные данные, Адреса, Телефоны, Документы также заполняются из личных данных сотрудника. - Пластиковая карта заполняется дополнительная информация по пластиковой карточке сотрудника (тарифы за обслуживание пластиковой карточки, сумма пополнения лицевого счета, вид вклада и др.). Если какие-то личные данные сотрудника, необходимые для формирования заявки, не заполнены в обязательных для заполнения полях, то при проведении документа появится сообщение об ошибке и документ не будет проведен. Непосредственно из документа существует возможность перехода к редактированию данных сотрудника, нажав на ссылку Редактировать карточку сотрудника. Данные в полях, не являющихся обязательными для заполнения, заполняются в случае требования банка

• для формирования заявки для отправки в банк в электронном виде нажмите на кнопку Выгрузить файл. В открывшейся форме укажите каталог, куда должен быть помещен созданный файл с данными. В результате будет сформирован файл в формате XML, разработанный фирмой 1С совместно со Сбербанком РФ. Имя файлу присваивается автоматически.

Сформированная в электронном виде заявка на открытие лицевых счетов отправляется в банк.

Обратите внимание. При проведении вы можете получить вот такую ошибку.

В этом случае зайдите в созданный вами зарплатный проект и измените заданный там по умолчанию лимит знаков:

Если организация осуществляет электронный обмен данными об открытии лицевых счетов с банком, то банк должен выслать подтверждение в виде внешнего файла, который необходимо загрузить, нажав на ссылку Загрузить подтверждение из банка в нижней части формы документа Заявка на открытие лицевых счетов. В результате загрузки присланного банком файла в ответ на переданную в банк заявку на открытие лицевых счетов будет создан документ Подтверждение открытия лицевых счетов сотрудников (Зарплата и кадры - Документы обмена с банками). Подтверждение содержит информацию о том, открыт ли лицевой счет по каждому сотруднику или нет, а также номер счета, если он открыт. В документе можно уточнить месяц, с которого лицевые счета будут считаться открытыми и использоваться при заполнении ведомостей. По сотрудникам, счет которым успешно открыт, в программе автоматически будут сформированы записи с информацией об открытых лицевых счетах.

Подготовка заявок на открытие лицевых счетов, выгрузка их в файл для передачи в банк, загрузка подтверждения из банка о результатах открытия лицевых счетов также предусмотрено специальной обработкой Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры - Обмен с банками (зарплата)), которая предназначена для повышения удобства работы по обмену с банком.

Создание документа Ведомость в банк

Если в информационной базе есть вся необходимая информация для перечисления зарплаты на пластиковые карточки сотрудников, то выплата зарплаты оформляется с помощью документа Ведомость в банк.

Зарплата и кадры - Ведомости в банк - Ведомость - По зарплатному проекту.

Укажите организацию, дату документа и сотрудника.

Поле Подразделение заполните, если необходимо сформировать ведомость по сотрудникам конкретного подразделения. В противном случае данное поле не заполняется.

В поле Вид выплаты переключатель по умолчанию установлен в положение Зарплата. Если документ формируется для выплаты аванса, то установите переключатель в положение Аванс.

В поле Месяц укажите месяц, за который производится выплата на пластиковые карточки сотрудников.

В поле Зарплатный проект укажите договор организации с банком о перечислении денежных средств на лицевые счета сотрудников, открытые в этом банке, который выбирается из справочника Зарплатные проекты (Зарплата и кадры - Зарплатные проекты).

9. В поле Номер реестра автоматически устанавливается порядковый номер реестра после записи документа.

10. Заполнение документа производится по кнопкам Заполнить (автоматическое заполнение) или Добавить (ручное внесение элементов построчно)

11. Если документ не оплачен, то в поле Выплата будет доступна Оплатить ведомость, при нажатии на которую автоматически сформируется документ Списание с расчетного счета с видом операции Перечисление заработной платы по ведомостям.

12. Для проведения документа нажмите на кнопку Провести.

13. Для получения печатной формы списка перечисляемой в банк на лицевые счета сотрудников заработной платы нажмите на кнопку Список перечислений.

Создание документа Платежное поручение на выплату зарплаты

В случае если обмен данными с банком в электронном виде организация не осуществляет, необходимо создать платежное поручение на перечисление аванса или заработной платы за месяц на лицевые счета сотрудников в банке, которое оформляется с помощью документа Платежное поручение (Банк и касса - Платежные поручения). Создать документ Платежное поручение удобнее на основании подготовленного документа Ведомость в банк. Для этого нажмите на кнопку Создать на основании - Платежное поручение.

В этом случае некоторые поля формы документа Платежное поручение заполнятся автоматически данными из документа-основания, за исключением:

• в поле от уточните дату платежного поручения

• в поле Получатель укажите банк из справочника Контрагенты (Справочники - Контрагенты), в котором для сотрудников открыты лицевые счета для перечисления на них заработной платы

• в поле Счет получателя укажите зарплатный счет организации, на который должна быть перечислена сумма данным платежным поручением, для ее последующего распределения по лицевым счетам сотрудников. Данное поле заполняется автоматически (как в нашем примере), если счет указан для получателя в разделе Основной банковский счет

• в поле Статья расходов уточните статью движения денежных средств из справочника Статьи движения денежных средств (Справочники - Статьи движения денежных средств) - автоматически устанавливается статья Оплата труда

• в поле Назначение платежа уточните содержание операции, проводимой данным платежным поручением.

Формирование файла для передачи в банк в электронном виде

В случае если организация с банком осуществляет документооборот с использованием электронного обмена документами, формирование файла производится в подготовленном документе Ведомость в банк (Зарплата и кадры - Ведомости в банк). Нажмите на кнопку Выгрузить файл. В открывшейся форме укажите каталог, куда должен быть помещен созданный файл с данными. Файл формируется в формате XML, разработанном фирмой 1С совместно со Сбербанком РФ.

Сформированный файл необходимо передать в банк.

Формирование файла для передачи в банк также возможно осуществить с помощью специальной обработки Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры - Обмен с банками (зарплата)).

Регистрация факта зачисления денежных средств на лицевые счета сотрудников

В случае если обмен данными о зачислении денежных средств на лицевые счета сотрудников с банком в электронном виде организация не осуществляет, по факту получения выписки банка регистрация зачисления денежных средств на лицевые счета сотрудников производится с помощью документа Списание с расчетного счета (Банк и касса - Банковские выписки - Списание) с видом операции Перечисление заработной платы по ведомостям. Его удобнее ввести из документа Ведомость в банк, нажав в поле Выплата на кнопку Оплатить ведомость, в результате чего документ Списание с расчетного счета будет автоматически сформирован и отразится в виде ссылки в поле Выплата, или нажав на кнопку Создать на основании - Списание с расчетного счета. Поля формы документа Списание с расчетного счета заполнятся автоматически данными из документа-основания. В поле от уточните дату списания денежных средств с расчетного счета. Обратите внимание, поле Банковский счет в форме документа Списание с расчетного счета отображается в том случае, если у организации несколько счетов. По умолчанию устанавливается основной счет организации. Если основной счет организации не указан, то счет, с которого будет произведено списание денежных средств организации, необходимо выбрать непосредственно в форме документа.

Оплаченная ведомость (документ Ведомость в банк) не закрыта для редактирования. При изменении в ведомости суммы выплаты автоматически изменяется сумма в связанном с ней документе Списание с расчетного счета.

В случае электронного обмена документами между банком и организацией документ Списание с расчетного счета создавать не нужно. Банк должен прислать внешний файл подтверждения о зачислении заработной платы сотрудников на лицевые счета. Без подтверждения ведомость не считается до конца оплаченной, т.е. проводки по зачислению зарплаты (движения в соответствующих регистрах) сформированы не будут. Загрузка файла подтверждения из банка производится, нажав на ссылку Загрузить подтверждение из банка в форме документа Ведомость в банк (Зарплата и кадры - Ведомости в банк), - указывается полученный из банка файл. В результате загрузки присланного банком файла в ответ на переданную в банк ведомость автоматически будет создан документ Подтверждение зачисления зарплаты (Зарплата и кадры - Документы обмена с банками).

При благоприятном исходе подтверждение будет содержать информацию о том, что всем сотрудникам денежные средства зачислены - в табличной части документа Подтверждение зачисления зарплаты в колонке Результат зачисления сообщается Зачислено. Тогда соответствующая ведомость считается оплаченной, и с помощью документа Подтверждение зачисления зарплаты будут сформированы проводки и движения в соответствующих регистрах.

Суммы по ведомости могут быть не зачислены ни одному сотруднику. В этом случае в колонке Результат зачисления сообщается Не зачислено. По всем сотрудникам задолженность вновь считается невыплаченной - как если бы ведомость не оформлялась. В этом случае ведомость становится доступной для повторной выгрузки файла.

Если части сотрудников зачисление подтверждено, а части - нет, то в колонке Результат зачисления сообщается: Ошибка ФИО или Счет закрыт, или Счет отсутствует. По всем сотрудникам, которым зачисление подтверждено не было, задолженность вновь считается невыплаченной - как если бы ведомость на них и не оформлялась. В этом случае необходимо создать новую ведомость, в которой будут включены сотрудники, которым зачисление не было подтверждено.

Загрузку подтверждения из банка о зачислении или незачислении сумм также возможно осуществить с помощью специальной обработки Обмен с банками по зарплатным проектам (Зарплата и кадры - Обмен с банками (зарплата)).

Обратите внимание! Сформировать комплект документов на выплату начисленной зарплаты или отпуска можно из одноименных документов по кнопке Выплатить.