Прием на работу в Бухгалтерии

Прием на работу

Для работы с документами кадрового учета (приема на работу, кадрового перевода, увольнения) необходимо произвести настройки.

• Зарплата и кадры – Настройки зарплаты.

• В разделе Общие настройки установите переключатель в положение В этой программе.

• Для регистрации нового сотрудника откройте справочник Сотрудники.

• Зарплата и кадры – Сотрудники.

• Создать.

• Поле Таб. номер заполняется автоматически при записи сотрудника. При необходимости его можно будет изменить.

• В поле ФИО укажите фамилию, имя, отчество. Если в справочнике Физические лица (Зарплата и кадры – Физические лица) уже зарегистрировано физическое лицо с такими данными (ФИО), то для нового сотрудника автоматически предлагается использовать данные этого физического лица (в диалоге Найден человек с похожим именем по кнопке Да, это тот, кто мне нужен). Если данные по сотруднику ранее не были зарегистрированы, а в диалоге показан однофамилец, выберите команду Нет, это - другой человек. Если у сотрудника в документах не указана фамилия или имя, то вместо них в программу можно внести дефис (-). При заполнении персонифицированной отчетности ПФР, в которой правилами проверки допускается не указывать фамилию или имя, дефис будет опущен. При заполнении остальной отчетности, правила проверки которой требуют указания и имени, и фамилии, в нее заполнится этот дефис.

• Заполните основные личные данные сотрудника: пол, дату рождения, ИНН, СНИЛС, гражданство (если лицо не имеет гражданства, то переключатель установите в положение Лицо без гражданства), паспортные данные (документ, удостоверяющий личность), контактную информацию по ссылке Вся контактная информация (адрес проживания, телефон домашний, рабочий, адрес по прописке, дату регистрации, адрес места проживания, адрес для информирования), если эти данные ранее не были зарегистрированы. Если сотрудник не имеет страхового свидетельства, его необходимо получить. Для этого сотруднику необходимо подать соответствующее заявление в ПФР. Сделать это можно лично, через работодателя (смотрите в статье Подготовка анкеты застрахованного лица АДВ-1) или через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг. Если пол сотрудника не будет указан, то записать карточку сотрудника не получится. Это информация обязательна для заполнения. Пол заполняется автоматически после ввода полного имени сотрудника и определяется по отчеству. Если отчество не указано, то пол будет установлен мужской.

• В поле Организация укажите организацию, прием на работу в которую регистрируется.

• По кнопке +Принять на работу или по кнопке Оформить документ – Прием на работу оформите прием на работу. При этом в информационной базе автоматически будет:

• присвоен табельный номер. По умолчанию предлагается следующий по порядку свободный табельный номер, который при необходимости может быть изменен

• запись в справочнике Физические лица (личные данные сотрудника, кроме случая, когда для нового сотрудника используются данные ранее зарегистрированного в справочнике Физические лица физического лица)

• запись о сотруднике в справочнике Сотрудники.

• Заполните документ Прием на работу:

• поле Номер неактивно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Дата документа и его номер используются при формировании печатной формы приказа о приеме по форме Т-1 и в качестве реквизитов приказа в личной карточке по форме Т-2

• в поле от укажите дату приказа о приеме на работу. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера

• в поле Наименование документа по умолчанию указывается Приказ. Сведения из этого поля будут отражены в сведениях о трудовой деятельности (формы СТД-Р, СЗВ-ТД). Наименование документа в этом поле можно указать любое (например - Распоряжение), предварительно его добавив в список Наименования документов, открывающийся по кнопке выбора в данном поле

• в поле Организация указывается организация, в которую принимается сотрудник

• установите флаг Есть второй документ-основание, если нужно указать второй документ-основание для кадровых мероприятий электронной трудовой книжки

• поле Сотрудник заполняется значением по умолчанию из справочника Сотрудники

• в поле Принять на работу укажите дату приема сотрудника на работу (в нашем примере – 01.04.2020)

• в поле Подразделение укажите структурное подразделение, в которое производится прием физического лица, из справочника Подразделения (Главное – Организации – Подразделения)

• в поле Должность укажите должность сотрудника из справочника Должности (Зарплата и кадры – Должности)

• если трудовая функция указана для должности, то поле Трудовая функция заполняется автоматически. В противном случае поле заполните, при необходимости, вручную из одноименного справочника, создав соответствующий элемент. Сведения указанные в данном поле будут отражены в сведениях о трудовой деятельности.

• в поле Испыт. срок (мес) укажите количество месяцев испытательного срока, если сотрудник принимается на работу с испытательным сроком. Продолжительность испытательного срока вводится в программу только для указания в печатной форме приказа о приеме по форме № Т-1. Согласно ст. 70 ТК РФ испытательный срок для большинства сотрудников не может превышать трех месяцев, а для некоторых категорий – не более шести. При заключении срочного договора на срок от 2 до 6 месяцев – не более двух недель

• в поле Вид занятости выберите из предложенного перечня: Основное место работы, Внешнее совместительство, Внутреннее совместительство. По умолчанию предлагается вид занятости – Основное место работы

• в поле Оклад укажите размер оклада. По ссылке Доплаты укажите плановые начисления, необходимые ежемесячно производить в пользу сотрудника в соответствии с условиями заключенного трудового договора

• поле Аванс будет доступно если в настройках учета зарплаты (Зарплата и Кадры - Настройки зарплаты - Порядок учета зарплаты) в разделе Размер аванса переключатель установлен в положение Устанавливается индивидуально каждому сотруднику. Выберите способ расчета аванса из предложенного перечня: Фиксированной суммой, Процентом от оклада и укажите сумму аванса или процент от оклада. По умолчанию предлагается Процентом от оклада – 40%. В нашем примере – Фиксированной суммой

• поле Условия приема заполняется автоматически, но при необходимости его можно изменить

• ссылка Подписи открывает окно с полем Руководитель и его должностью, данные автоматически заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочника Организации (Главное – Организации – Подписи) для заполнения полей приказа о приеме на работу

• Провести

• при установленном флаге Запись электронной трудовой книжки прием на работу будет отражен в сведениях о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД. Если нажать кнопку Зарегистрировать, то по кадровому мероприятию автоматически будет сформирован документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД. Чтобы посмотреть форму СЗВ-ТД по сотруднику, нажмите на соответствующую ссылку. После того как по данному кадровому мероприятию будет проведен документ Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД кадровый документ Прием на работу становится недоступным для редактирования, о чем выводится соответствующее предупреждение, что данные по этому мероприятию переданы в ПФР. Обратите внимание! Если при наличии проведенного СЗВ-ТД что-нибудь изменить в кадровом документе (с помощью Еще – Разблокировать документ), прежняя запись регистрируется как отмененная. После повторного проведения измененного или снятого с проведения документа сформируется новое мероприятие.

• в поле Способ ведения трудовой книжки, выбранный по прежнему месту работы можно указать способ ведения трудовой книжки, который выбрал новый сотрудник на прежнем месте работы - В бумажном виде или В электронной форме и дату заявления. В дальнейшем при автоматическом формировании списка сотрудников о выборе ведения их трудовой книжки (в документе Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности) будет учтено, что такие сотрудники уже сделали свой выбор (в программе регистрируются сведения о заявлении и то, что они были переданы в ПФР), и они не будут автоматически попадать в список сотрудников по кнопке Заполнить

• при приеме на работу после 01.01.2021 можно указать, что это первый прием на работу сотрудника (переключатель в положении Начало). Если переключатель установлен в положении Начало, то считается, что по сотруднику ведется только электронная трудовая книжка, а бумажная – нет

• нажмите на кнопку Еще – Изменить форму, если необходимо изменить документ Прием на работу. Изменение документа приведет к отмене ранее переданных сведений в ПФР

• По кнопке Печать - Печать о приеме (Т-1) можно сформировать и вывести на печать приказ о приеме на работу по унифицированной форме Т-1.

• В поле Выплата зарплаты укажите способ выплаты зарплаты: Наличными, По зарплатному проекту или На счет в банке. При выборе По зарплатному проекту по ссылке Заполнить лицевой счет нужно заполнить реквизиты зарплатного проекта и номер лицевого счета сотрудника. При выборе На счет в банке по ссылке Заполнить банковский счет нужно заполнить банковский счет сотрудника.

• В поле Налог на доходы по ссылке можно ввести заявление на стандартные вычеты, уведомление о праве на имущественный или социальный вычеты, доходы с предыдущего места работы, статус налогоплательщика (по умолчанию – Резидент), информацию об авансовых патентных платежах (для сотрудников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства из безвизовых стран, временно пребывающими на территории РФ, осуществляющих трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента). ОК.

• В поле Условия страхования по ссылке измените при необходимости статус застрахованного лица (по умолчанию – Граждане РФ). Для иностранных физических лиц указывается статус лица в соответствии с представленными документами и указывается дата, с которой действуют сведения о страховом статусе. При необходимости заполните сведения об инвалидности сотрудника (при предоставлении работником-инвалидом справки об инвалидности по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития РФ от 24.11.2010 № 1031н (ред. 17.06.2013). Статус застрахованного лица и сведения об инвалидности влияют на расчет страховых взносов. Также при необходимости установите флаг Постоянно проживал(а) в Крыму 18 марта 2014 года для расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и на период отпуска по уходу за ребенком для граждан, постоянно проживающих по состоянию на 18 марта 2014 г. в Крыму, в соответствии с Федеральным законом от 22.12.2014 № 421-ФЗ. ОК.

• В поле Учет расходов по ссылке укажите способ отражения начислений по сотруднику в бухгалтерском учете, если он отличается от учета в организации в целом. Для сохранения введенных данных нажмите кнопку ОК.

• Записать и закрыть. Вышеперечисленные данные будут сохранены и в справочнике Физические лица. Просмотр и редактирование персональных данных сотрудников может осуществляться или в справочнике Сотрудники (Зарплата и кадры – Сотрудники), или в справочнике Физические лица (Зарплата и кадры – Физические лица). Например, личные данные можно внести в карточку сотрудника и они сохранятся в справочнике физических лиц (нет необходимости отдельно открывать справочник физических лиц и вводить данные в него) и наоборот.

Если требуется оформление на неполную ставку

Для оформления сотрудника на неполную ставку в разделе Сотрудники в настройках функциональности программы (Главное или Администрирование – Функциональность – Сотрудники) установите флаг Неполная ставка.

В документе Прием на работу или Кадровый перевод укажите:

Вид занятости – Внутреннее совместительство, Внешнее совместительство или Основное место работы

поле Условие приема заполняется автоматически после выбора вида занятости. При необходимости условия приема можно дополнить (отражаются в приказе по форме форме № Т-1)

в поле Ставка – размер ставки

в поле Оклад – полный оклад без учета размера ставки.

В программе при приеме на работу не указывается график работы сотрудника. По умолчанию считается, что основной график работы сотрудников совпадает с производственным календарем при 40-часовой рабочей неделе. График для организации указан в настройках учета зарплаты на закладке Зарплата в разделе График работы.

При начислении заработной платы сотруднику в документе Начисление зарплаты (Зарплата и кадры – Все начисления) будет начисляться оклад с учетом размера его ставки, количества отработанных дней и часов.