Возможно перечисление суммы командировочных на банковскую карту сотруднику, в этом случае оформляется «Списание с расчетного счета». Остановимся на подробном рассмотрении документов: «Расходный кассовый ордер» и «Авансовый отчет».
Размер суммы денежных средств определяется приблизительно с учетом издержек на оплату проживания, проезда, суточных и прочих возможных затрат. Выдача денег происходит на основании заявления, в котором указывается цель (командировка) и сумма. Перейдем к формированию РКО. Проходим на вкладку меню «Банк и касса», раздел «Касса» и нажимаем на ссылку «Кассовые документы».
Попадаем в журнал. Находим надпись «Выдача» и в открывшейся форме производим заполнение данными полей:
-
вид операции – необходимо указать «Выдача подотчетному лицу»;
-
счет учета заполнится автоматически по предустановленным параметрам учета;
-
организация – данное поле будет отображаться, если учет ведется по нескольким организациям, в другом случае оно будет отсутствовать;
-
получатель – указываем сотрудника;
-
сумма – размер командировочных;
-
реквизиты печатной формы необходимо развернуть и прописать порядковый номер из заявления подотчетного лица;
-
комментарий – заполняется для понимания, по какой причине выдаются ДС.
Проводим РКО и смотрим сформировавшиеся проводки:
Для этого используется форма «Авансовый отчет» (раздел «Кассовые документы»).
Создаем новый документ. В верхней части выбираем из справочника «Подотчетное лицо» (вводим данные человека, который ездил в командировку). Далее видим несколько вкладок:
-
Вкладка «Авансы» - добавляем строку в табличную часть, далее нажимаем в колонке «Документ аванса» и в окошке «Выбор типа данных» выбираем «Выдача наличных».
-
Вкладка «Товары» заполняется если закупались какие-либо товары.
-
Вкладка Прочее» - здесь построчно вводим документ расхода. Это может быть билет на проезд, квитанция на услуги, оплата жилья и так далее. Указываем сумму данные по НДС.
Проводим документ. В проводках отразится сумма затраченных средств:
Если затраты меньше выданной суммы и у сотрудника образовался остаток, то его оформляют на возврат.
