Как рассчитать зарплату в 1С?

Рассмотрим пошагово, как оформить начисление заработной платы (с учетом аванса) в программе 1С Бухгалтерия редакция 3.0.

Как рассчитать аванс?

Для этого выбираем в меню программы вкладку Зарплата и кадры, далее раздел Зарплата и заходим в пункт Начисление зарплаты. Нажимаем клавишу Создать. Заполняем поля:

• Месяц начисления – за какой месяц будет начислена зарплата

• Дата – дата расчета за указанный месяц

• Организация/Подразделение – меняется по необходимости.

• Устанавливаем переключатель Аванс

С начала 2023 г. вступили в силу новые правила расчета и обложения налогомна доход авансовых выплат. Аванс стал самостоятельным доходом наряду с другими межрасчетными выплатами. В связи с этим выплата аванса более не может осуществляться без предварительного создания документа-основания (Начисление зарплаты с переключателем Аванс).

Далее нажимаем клавишу Заполнить. Программа выведет список всех сотрудников по выбранному подразделению.

В любом документе Начисление зарплаты (Аванс или Окончательный расчет) будут отображаться фамилии сотрудников, наименование подразделения, вид начисления, размер заработной платы, количество отработанных дней и часов, а также размер исчисленного документом НДФЛ. В случае, если это Аванс, здесь будут только суммы НДФЛ, а в документе Окончательный расчет - вы увидите еще и суммы исчисленных страховых взносов (так как взносы начисляются по итогу месяца).

Все документы начислений в программе делают движения (и необходимые проводки) по исчислению НДФЛ. Движения же по удержанию НДФЛ будут делать два документа: Ведомость удержанный НДФЛ регистрирует, но в аналитических отчетах эти суммы удержанного налога вы сможете увидеть лишь после того, как проведен привязанный к этой ведомости документ выплаты (Списание с расчетного счета или Выдача наличных). Документ Платежное поручение никаких движений по НДФЛ не делает.

Как проверить, что зарплата будет считаться с учетом отработанного времени и отсутствий?

Обратите внимание, что учет времени в 1С Бухгалтерияведется только по предустановленному разработчиком виду начисления Оплата по окладу (в данной демо-базе она переименована в Оплата по окладу АУП). Все остальные созданные вами виды начислений такой возможностью не обладают. Понять, является ли начисление предустановленным можно по серому неактивному полю Входит в состав базовых начислений... в самом низу начисления. В созданных вручную начислениях этот флаг можно снимать и ставить, но корректно исключить время зафиксированного в программе отпуска при расчете, например, они не смогут.

Можно провалиться в расшифровку суммы Начислено и убедиться, что нашему начислению Оплата по окладу сопоставлены счет и статья затрат (иначе документ не сформирует проводки по начислению).

Также в расшифровке Начислено в самом краю есть очень важная дата – дата предполагаемой выплаты. Программой она берется: для зарплаты – из Зарплата и кадры – Настройки зарплаты – Порядок расчета зарплаты, для межрасчетных начислений – из документов собственно этих начислений. Очень важно, чтобы эта дата совпадала с датой ведомости на выплату. Несоблюдение этого правила может приводить к ошибкам учета НДФЛ!

Замените рутинные операции на автоматизированный функционал

Доработки 1С упрощают и ускоряют ведение учета в конфигурациях 1С.

Подробнее

Как выплатить аванс?

Для выплаты переходим в Зарплата и кадры – Ведомости в банк (Ведомости в кассу). Мы будем рассматривать выплату через банк. Создаем ведомость. В ней отмечаем, что это выплата аванса (переключатель), указываем корректную дату (не забываем следить, чтобы она совпадала с датой указанной в начислении зарплаты для этого сотрудника). Указываем месяц выплаты (месяц, указанный в документе Начисление зарплаты, а не месяц по дате выплаты) Нажимаем Заполнить.

Кнопка Заполнить привязывает конкретные виды ведомостей строго к конкретным способам выплаты, указанным в карточке сотрудника:

Почему сотрудник не попал в ведомость на аванс?

Мы нажали Заполнить, а сотрудник в ведомости не появился. Если способ выплаты, указанный в карточке вашего сотрудника, с ведомостью не совпадает, по кнопке Заполнить он в такую ведомость не попадет. Например, указан способ На счет в банке (выплата на личную зарплатную карту), а ведомость создана по зарплатному проекту. Но подобрать сотрудника в ведомость всегда можно вручную (через Добавить). Если вдруг потребовалось сменить способ выплаты разово. Либо, если была допущена ошибка в карточке сотрудника, вносим корректный способ выплаты там, сохраняем изменения, а затем снова нажимаем Заполнить в ведомости. Помимо этого, наиболее частые причины, почему сотрудник не появился в ведомости, следующие:

• Отсутствует документ-основание Начисления зарплаты (аванс)

• Отрицательное сальдо (есть переплата сотруднику)

• Уже есть другая проведенная Ведомость на аванс

• Уже есть проведенная Ведомость за этот месяц с операцией Зарплата за месяц

• В данной Ведомости указано подразделение, а сотрудник числится в другом подразделении.

• Сотрудник согласно внесенным документам отсутствий не отработал ни одного дня в первую половину месяца

Проводим этот документ. Здесь же по кнопке Создать на основании можно создать платежные поручения в банк для выплат сотрудникам. Чтобы создать сразу на всех выберите (на каждого сотрудника).

Созданные платежные поручения отправляются в банк (с помощью программы обмена с банком), банк на их основании проводит выплаты сотрудникам, а назад в программу вы получаете документ Списание с расчетного счета. 

Получили из банка Списание с расчетного счета, но когда хотим подобрать в него нужную ведомость, Списание ее "не видит", почему?

Документ Списание с расчетного счета "увидит" лишь те ведомости, которым соответствует указанный в нем Вид операции:

В Списании с расчетного счета вы должны будете в поле Ведомость выбирать ведомость, на основании которой данная выплата была проведена. В данном случае (выплаты на личные банковские карты) в поле Вид операции выбираем Перечисление заработной платы работнику.

Обратите внимание, что в нашем случае вам придется создавать платежные поручения по количеству сотрудников. Если же у вас настроен зарплатный проект, все гораздо проще, в данном случае прямо из ведомости вы выгрузите и отошлете лишь реестр с суммами, причитающимися сотрудникам, напрямую в банк, банк согласно этому реестру произведет всем выплаты, а вам пришлет всего одно списание на общую сумму. В этом случае в поле Вид операции мы выберем Перечисление заработной платы по ведомостям. Подробнее про настройку зарплатного проекта читайте ЗДЕСЬ.

Также есть второй, более быстрый путь выплаты аванса - по нажатию кнопки в документе Начисление зарплаты. При этом автоматически создается ведомость на выплату с указанной в ней плановой датой выплаты аванса/окончательного расчета, которые зафиксированы в программе в Зарплата и кадры - Настройки зарплаты - Порядок учета зарплаты. В этом случае рекомендуем проверять и при необходимости исправлять дату выплаты на фактическую, чтобы не пришлось затем исправлять учет НДФЛ, который может оказаться крайне чувствителен к порядку дат начисления и выплаты дохода.

Как начислить окончательный расчет зарплаты?

Для начисления зарплаты создаем точно такой же документ Начисление зарплаты, но уже с переключателем Окончательный расчет. Обратите внимание, что суммы начислений, НДФЛ и взносов в нем всегда формируются не за оставшуюся половину месяца, а за полностью отработанное время. И только в ведомости будет выплачен остаток с учетом уже произведенной выплаты по авансу.

Если в организации были созданы документы удержаний по сотрудникам, они будут автоматически добавлены в документ после нажатия кнопки Заполнить - в нем появится столбец Удержания. Заполнение для разовых удержаний можно произвести также и вручную, через клавишу Удержать.

Почему не рассчитались страховые взносы за отпуск?

Напоминаем, что документ Начисление зарплаты - единственный документ, который регистрирует начисление страховых взносов в программе. Имейте это в виду, если вы уже после Начисления зарплаты ввели какой-то документ того же месяца, допустим, на отпуск, провели его и удивляетесь, почему взносы не отразились в отчетности. Чтобы корректно зарегистрировать страховые взносы сотрудника по такому документу, в Начислении зарплаты текущего месяца следует нажать Еще - Пересчитать взносы и заново провести документ. Сумма взносов сотрудника должна измениться на величину взносов с отпуска этого месяца.

Где посмотреть исчисленный НДФЛ?

По ссылкам НДФЛ в документе Начисление зарплаты можно провалиться в форму, где автоматически рассчитан налог на доходы физического лица. При необходимости эти суммы можно скорректировать вручную, если поставить флаг Корректировать расчет. Но мы этого делать не советуем, в идеале надо добиваться того, чтобы программа автоматически рассчитывала налог верно, а для этого надо следить, чтобы для нее были указаны все  необходимые для расчета детали: верные даты документов начислений и выплат, статусы налогоплательщиков, размеры вычетов и.т.д. Если что-то из этого указано неверно или нарушена последовательность проведения и заполнения документов, все ваши ручные правки программа будет при первой же возможности снова пересчитывать по-своему.

По ссылке Взносы можно увидеть страховые взносы, исчисленные с текущих доходов сотрудника за месяц (обратите внимание, что здесь рассчитаются взносы по всем доходам, в том числе и по отпускам). Не забудьте провести перед Начислением зарплаты все межрасчетные документы начислений (например, отпуска), которые требуют начисления взносов.

После проведения документ Начисление зарплаты автоматически сформирует проводки по всем отраженным в нем операциям:  

• Проводки по начислению заработной платы и удержанию НДФЛ
• Проводки по начислению страховых взносов (на ОПС, ОМС, ОСС, НС и ПЗ)

Посмотреть, какие проводки сформированы можно с помощью иконки ДтКт.

Почему проводки по зарплате отразились не на тот счет затрат?

Если нашему начислению сопоставлен неверный счет затрат или не сопоставлен никакой, проваливаемся в поле Способ отражения в настройках начисления и корректируем имеющийся/создаем новый способ. Прописываем наименование, в скобках, обозначаем номер счета. Это нужно, чтобы программа понимала, на какой счет и по какой статье затрат производить начисление данной заработной платы. Указываем статью затрат Оплата труда. Сохраняем изменения.

Для контроля можно по этой же ссылке ДтКт открыть вкладку Взаиморасчеты с сотрудником и просмотреть одноименный регистр накопления. Здесь отображаются суммы всех учтенных документом начислений и удержаний (для удобства можно сделать отбор по физическому лицу):

Как выплатить окончательный расчет зарплаты?

Создаем ведомость на выплату зарплаты (если способов выплаты несколько – то несколько ведомостей).

В ней указываем: организацию, подразделение, вид выплаты (Зарплата), дату выплаты, месяц выплаты. Нажимаем Заполнить.

Что должно быть в расшифровке выплаты окончательного расчета зарплаты?

Дважды щелкнув мышью по пустому полю справа от суммы К выплате, вы провалитесь в расшифровку выплаты. Если имело место начисление и выплата аванса, расшифровка должна содержать минимум две записи: Всего = 1.Полная сумма зарплаты за месяц - 2.Выплаченная сумма аванса. Сумма аванса должна быть указана с минусом, так как к выплате в итоге должна получиться разница между полной суммой и авансом. НДФЛ по сотруднику должен быть указан также за вычетом уже удержанного по авансовой ведомости налога. Если вы видите в расшифровке лишь одну строчку, например окончательной выплаты или частичной выплаты (за минусом аванса) - это некорректно. В первом случае у вас будет переплата сотруднику и излишне удержанный НДФЛ, во втором - "повиснет" не до конца удержанный НДФЛ. 

Я внес/заполнил нужные строчки вручную, но ведомость не удерживает НДФЛ с этих сумм, почему?

Программа никогда не будет удерживать НДФЛ просто потому, что вам так хочется, а именно - если вы вручную внесли в расшифровку строку с "правильной суммой". Она удерживает НДФЛ лишь на основании документов. И есть в расшифровке специальное поле Документ-основание. Следите, чтобы оно было заполнено. В него можно провалиться и подобрать соответствующий документ, где указанная вами сумма есть. Иначе ваша внесенная вручную строка с суммой лишь изменит общий итог выплаты сотруднику, но никак не отразится на изменении суммы НДФЛ (хотя как корректный способ исправить сумму это использовать можно и нужно).

Расшифровка - первое, что вы должны проверять в ведомости после даты выплаты. И не меняйте итоговую сумму по сотруднику прямо в ведомости, только в расшифровке! Иначе программа пересчитает вам ВСЕ суммы, что были в расшифровке. Все изменения производим только в ней.

Откуда в ведомости выплаты за предыдущие месяцы?

Если вместо пустого поля справа от суммы К выплате вы видите строчки В т.ч. за... а в расшифровке – какие-то посторонние месяцы помимо месяца текущей выплаты, это повод проверить корректность расчетов предыдущих периодов. В любом случае, если эти строки расшифровки фактическому положению дел в расчетах с сотрудниками не соответствуют – удаляйте их прямо из расшифровки вручную, но учтите, что без последующей правки учета, программа добавит эти строки уже в следующую созданную вами ведомость.

Самое пристальное внимание при внесении хозяйственных операций в программу обращайте на:

• Даты событий начислений и выплат

• Правильную последовательность заполнения и проведения документов начислений и выплат.

Также помните, что простое перепроведение документов большинство проблем учета чаще всего не решает. Повторное проведение лишь обновляет движения документов по регистрам, а если вы никаких перезаполнений и перерасчетов не делали, не меняли никаких иных условий, согласно которым программа ведет автоматические расчеты - эти движения и не менялись, значит и в суммах вряд ли что-то изменится.

Чем проверить корректность начисления и выплаты зарплаты

Проверить корректность расчетов вы всегда можете с помощью Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате – Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно), а корректность исчисленного и удержанного НДФЛ с помощью отчета Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате – Анализ НДФЛ по месяцам. О том, как получить более подробный вариант последнего отчета и корректировать учет НДФЛ, читайте ЗДЕСЬ.

Резюме

Начисление и выплата заработной платы в 1С:Бухгалтерия 3.0 выполняются через отдельные документы для аванса и окончательного расчета с обязательным учетом дат начисления и выплаты. Аванс с 2023 года признается самостоятельным доходом и требует оформления документа-основания с расчетом НДФЛ. Окончательный расчет в ведомости на выплату формируется за полностью отработанный месяц с учетом ранее выплаченного аванса и удержанного по нему налога.

Вопросы и ответы