Прием на работу безвизового иностранца

Порядок оформления иностранного работника отличается от приема на работу российского гражданина. Поэтапно разберем его.

1. Проверка отсутствия визы

Граждане бывших республик СССР в основном въезжают в РФ без виз. Полный список безвизовых стран представлен в письме МИД России от 27.04.2012 № 19261/кд. Информацию о безвизовом въезде можно проверить на сайте МИД России.

2. Получение патента

Для иностранцев, не требующих визу для въезда в РФ, документом, подтверждающим право на трудовую деятельность, является патент. Процесс его получения осуществляется самим иностранцем в территориальном органе МВД России, согласно форме, утвержденной приказом МВД России от 2 ноября 2021 года № 805.

При приеме на работу иностранец обязан предоставить патент работодателю вместе с другими необходимыми документами. Для проверки его действительности можно воспользоваться электронным сервисом, предлагаемым МВД России.

Срок действия патента ограничен 12 месяцами. Иностранцу предоставляется возможность безвыездного продления патента неограниченное количество раз.

3. Документы для заключения трудового договора

Безвизовый иностранный работник должен предоставить работодателю следующие документы вместе с патентом:

• Документы об образовании, выданные в иностранных учебных заведениях, подлежат процедуре признания и подтверждения эквивалентности. Исключение составляют случаи, когда образование получено в рамках международных договоров, перечень которых указан в документе МИД России от 19.06.2012 № 9333/дп.

• Распоряжение Правительства России от 30.01.2023 № 186-р содержит перечень зарубежных образовательных учреждений, чьи документы об образовании и (или) квалификации признаются в РФ без дополнительной процедуры признания.

• Иностранным работникам не требуется предоставлять работодателю документы воинского учета, за исключением предусмотренных законодательством случаев.

• Также иностранные работники не обязаны предъявлять работодателю ИНН. Иностранный гражданин может самостоятельно получить ИНН в налоговых органах и представить его работодателю. Для этого достаточно подать заявление о постановке на учет в ИФНС вместе с паспортом, отрывной частью уведомления о прибытии с отметкой органа миграционного учета или миграционной картой с отметкой о временной регистрации. На основании представленных документов ИФНС в течение 5 рабочих дней ставит иностранного гражданина на учет и выдает ему свидетельство о постановке на учет физического лица. Отсутствие ИНН не является основанием для неудержания НДФЛ с зарплаты иностранного работника (см. письмо Минфина России от 18.01.2008 № 03-04-06-01/9). Безвизовые иностранцы при получении патента также осуществляют авансовые платежи по НДФЛ, которые работодатель может учитывать при исчислении налога. Отказ в приеме иностранного работника на работу из-за отсутствия у него ИНН недопустим. Важно отметить, что ИНН требуется работодателю для заполнения налоговой отчетности, поэтому иностранному гражданину крайне желательно его получить.

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.

• Страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), представленный либо как картонная "зеленая" карточка до 29.09.2019, либо как уведомление формы АДИ-РЕГ после этой даты. Иностранные граждане получают СНИЛС самостоятельно или через работодателя. Для этого необходим паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Если документ на иностранном языке, необходим его нотариально заверенный перевод. Иностранные граждане могут зарегистрироваться в системе персонифицированного учета через работодателя или самостоятельно в любом территориальном органе Социального фонда России (СФР). При личном обращении в СФР регистрация происходит в режиме реального времени, и выдается уведомление с указанием СНИЛС. Если СНИЛС оформляется через работодателя, подается заявление в свободной форме и анкета зарегистрированного лица по форме АДВ-1, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 243п. После приема на работу работодатель должен подать сведения по форме ЕФС-1 в территориальный орган СФР. Если у работника нет СНИЛС, работодатель не сможет подать форму ЕФС-1, поскольку СНИЛС обязателен для указания в этой форме. Поэтому необходимо дождаться получения иностранцем СНИЛС перед приемом в штат.

• Документ об образовании и/или квалификации или наличии специальных знаний.

• Трудовую книжку.

Указанные документы могут быть направлены в ИФНС лично, почтой заказным письмом или в электронном виде.

Поскольку большинство безвизовых работников прибывают из республик бывшего СССР, нужно учитывать следующее. В России используются несколько форм трудовых книжек:

• Трудовая книжка образца 1938 года, введенная постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20.12.1938 № 1320.

• Трудовая книжка образца 1973 года, введенная постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 (отменена постановлением Правительства России от 03.02.2020 № 80).

• Трудовая книжка образца 2003 года, введенная постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225.

• С 1 января 2023 года действует новый бланк трудовой книжки, установленный Приложением № 1 к приказу Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Если сотрудник предоставляет трудовую книжку старого образца, ее следует заполнять.

4. Трудовой договор

Перед оформлением трудового договора работодатель должен ознакомить безвизового иностранного гражданина под подпись с коллективным договором (если он имеется) и внутренними локальными актами, регулирующими трудовые отношения.

Договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, которые подписываются обеими сторонами. Один экземпляр остается у работника, другой — у работодателя.

Работник должен подтвердить получение своего экземпляра подписью на экземпляре работодателя.

Если работник был фактически допущен к выполнению своих обязанностей, то трудовой договор должен быть оформлен в течение трех рабочих дней с момента допуска.

Важно указать в трудовом договоре реквизиты выданного иностранному гражданину патента.

Договор с иностранцем, не требующим визы, заключается на неопределенный срок.

Заработную плату иностранному сотруднику следует выплачивать исключительно в безналичной форме.

5. Приказ о приеме на работу

Издавать приказ о приеме на работу не требуется, так как за оформление трудовых отношений отвечает трудовой договор.

Однако допустимо издать приказ о приеме на работу, содержание которого будет соответствовать условиям трудового договора.

Если работодатель использует унифицированные формы, то приказы издаются по формам, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, а именно по формам № Т-1 (о приеме работника) или № Т-1а (о приеме работников).

6. Сведения о приеме работника на работу - подать в СФР

Независимо от способа ведения трудовой книжки для нового сотрудника, работодатель обязан направить в Социальный фонд России (СФР) информацию о его трудовой деятельности по форме ЕФС-1, утвержденной приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Эти данные требуется предоставить не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа, распоряжения или другого документа, подтверждающего оформление трудовых отношений.

Это значит, что в случае непринятия решения об отмене приказов, при сдаче ЕФС-1 нужно учитывать дату приказа о приеме на работу. Если же приказ о приеме на работу не составляется, то срок представления ЕФС-1 следует определять исходя из даты заключения трудового договора.

При приеме сотрудника на работу необходимо заполнить и представить следующие разделы:

• титульный лист ЕФС-1

• подраздел 1 раздела 1

• подраздел 1.1 подраздела 1

Это требования пунктов 4 и 12 Порядка заполнения формы ЕФС-1, утвержденного приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

7. Запись о приеме на работу в бумажной трудовой книжке

Запись о приеме на работу необходимо внести в бумажную трудовую книжку работника (если она ведется). Записи в трудовую книжку иностранного сотрудника вносятся в соответствии с Порядком, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок № 320н).

Пример

8. Регистрация трудовых книжек и вкладышей

Книга (журнал) регистрации трудовых книжек и вкладышей фиксирует трудовые книжки, полученные от сотрудников при их приеме на работу, а также вновь выдаваемые трудовые книжки и вкладыши с указанием их серий и номеров. Работодатель имеет право использовать как собственную форму книги (журнала), так и ту, которая утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69. В случае использования последней формы, ее необходимо утвердить приказом руководителя для применения.

9. Личная карточка сотрудника

Хотя оформление личной карточки сотрудника не обязательно, работодатель может по своему усмотрению создать такую карточку. Это рекомендовано письмом Минтруда России от 24 декабря 2021 года (№ 14-6/В-1487).

Если работодатель продолжает вести личные карточки, он может использовать унифицированные формы:

• Форма № Т-2 подходит для сотрудников коммерческих организаций.

• Форма № Т-2ГС(МС) предназначена для государственных и муниципальных служащих.

Также можно разработать и утвердить свою форму личной карточки, как сказано в письме Роструда от 14 февраля 2013 года (№ ПГ/1487-6-1).

10. Уведомить территориальный орган МВД России о заключении трудового договора с иностранцем

После того как с безвизовым иностранным гражданином будет заключен трудовой договор, необходимо уведомить об этом территориальный орган МВД России по месту выполнения работы иностранцем. Сделать это нужно в течение 3 рабочих дней с даты заключения договора.

Уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином оформляется и представляется в территориальный орган МВД России по форме, приведенной в приложении № 7 к приказу МВД России от 30.07.2020 № 536.

11. Постановка безвизового гражданина на миграционный учет

12. Проверка, отправлено ли безвизовым иностранцем в территориальный орган МВД России уведомление и копию трудового договора

В течение двух месяцев со дня получения патента безвизовый иностранец, принятый на работу, обязан подать в территориальный орган МВД России уведомление о трудовой деятельности по форме, утвержденной приказом МВД России от 05.09.2023 № 655. К уведомлению необходимо приложить копию трудового договора, заключенного с работодателем.

Работодатель не обязан контролировать отправку работником уведомления и копии договора в территориальный орган МВД России. Однако это рекомендуется сделать, так как в противном случае патент иностранного работника будет аннулирован. При аннулировании патента работодатель обязан уволить работника согласно п. 2 ч. 1 ст. 327.6 ТК РФ. Несоблюдение этого требования влечет за собой штраф по статье 5.27 КоАП РФ.

Иностранный гражданин может представить уведомление одним из следующих способов:

• Лично в территориальный орган МВД России,

• По почте с уведомлением о вручении,

• В форме электронного документа через портал Госуслуг.

Если работник подал уведомление лично, необходимо запросить копию справки, подтверждающей его прием. При отправке уведомления по почте рекомендуется запросить копию уведомления о вручении. В случае электронного отправления работодатель может попросить переслать или распечатать электронное сообщение о приеме уведомления.

Эти правила действуют при соблюдении двух условий:

• Патент выдан не более двух месяцев назад,

• Это первое место работы иностранца.

Если с момента получения патента прошло более двух месяцев, важно проверить, работал ли сотрудник и отправлял ли уведомление и копию трудового договора в территориальный орган МВД России. Если этого не произошло, патент аннулирован, и заключать трудовой договор с таким работником нельзя.

Для проверки действительности патента можно воспользоваться электронным сервисом МВД России.