Командировка в ЗУП 3.1

Сотрудник организации ООО Конфетпром Калугин В.Н. направляется в служебную командировку с 12 по 15 сентября 2022 г. Необходимо оформить приказ о направлении сотрудника в командировку.

Для регистрации служебной командировки сотрудника и для оформления соответствующего приказа по унифицированной форме № Т-9предназначен специализированный документ Командировка. Данный документ становится доступным, если пользователем с полными правами в настройках расчета зарплаты (Настройка - Расчет зарплаты - Настройка состава начислений и удержаний - Учет отсутствий) была выбрана соответствующая возможность - установлен флаг Командировки (и флаг В том числе внутрисменные).

1. Кадры - Командировки или Главное - Все отсутствия сотрудников.

2. Создать.

3. В поле Месяц укажите месяц, в котором будут зарегистрированы в дальнейшем все произведенные в документе расчеты - они будут отражены в ведомостях на выплату и отчетах за этот месяц. По умолчанию в поле указывается текущий месяц.

4. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, сотрудник которой направлен в служебную командировку, выбором из справочника Организации (Настройка – Организации).

5. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется при формировании печатных форм приказа о направлении в командировку по форме № Т-9.

6. Поле Номер не активно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется при формировании печатных форм приказа о направлении в командировку по форме № Т-9.

7. В поле Сотрудник укажите сотрудника, который направлен в служебную командировку.

8. Главное:

• если пользователем с полными правами в настройках расчета зарплаты была выбрана возможность регистрировать внутрисменные командировки (установлен флаг В том числе внутрисменные), то в форме документа будет доступен флаг Командировка на неполный день (внутрисменная). Его установка позволяет указать период командировки не в целых днях, а в часах в пределах выбранного дня. А также можно уточнить, на какое именно время придется внутрисменное отсутствие сотрудника, если согласно графику работы сотрудника в этот день предусмотрена работа с разным видом времени (например, в дневное и ночное время). Это позволит правильно рассчитать оплату за разные виды времени

• если флаг Командировка на неполный день (внутрисменная) снят, то в полях Дата начала и Дата окончания укажите дату начала и дату окончания командировки (период указывается полностью, включая дни нахождения сотрудника в пути). Если командировка внутрисменная (флаг Командировка на неполный день (внутрисменная) установлен), то в поле Дата командировки указывается дата периода оплачиваемого времени (смены), а в поле Часов - количество оплачиваемых часов в смене

• если в программе ведется штатное расписание, то флаг Освободить ставку на период отсутствия (недоступно для внутрисменных командировок) устанавливается, если необходимо, чтобы на время командировки сотрудника занимаемая им ставка была свободна (например, сотрудник направляется в длительную командировку, и на время его командировки планируется принять на его ставку другого сотрудника)

• если командировка приходится на несколько месяцев, то имеется возможность оплачивать ее постепенно, а не сразу за весь период. Возможность выбирается установкой переключателя в разделе Оплата длительной командировки:

• Оплатить период командировки целиком – оплата за весь период будет начислена в текущем документе

• Оплачивать командировку в конце каждого месяца – в текущем документе будет оплачена только часть, приходящаяся на первый месяц командировки. На оставшийся период сотруднику будет назначено временное плановое начисление, которое будет начислено при последующем начислении зарплаты. При этом в качестве среднего заработка будет использовано значение, рассчитанное при отправлении в командировку

• в разделе Вид времени указывается автоматически вид времени, которым будет заполнен табель. Заполняется по умолчанию видом времени, указанном в начислении

• при оформлении командировки сотруднику, который занят в организации, как по основному месту работы, так и по совместительству, требуется оформлять отсутствия по всем его рабочим местам. При выборе в документе сотрудника, имеющего совместительство, программа позволяет отсюда же оформить документ по отсутствию совместителя. По ссылке Отсутствия по другим местам работы становятся доступны кнопки для создания новых документов для совместителя (Командировка, Отпуск, Отпуск без оплаты), а также в табличной части показываются уже оформленные на этот период отсутствия, чтобы избежать дублирования документов. Например, если сотрудник направляется в командировку по основному месту работы, то в документе указывается сотрудник по основному месту работы, а отсутствие по месту работы по совместительству регистрируется из этого же документа по кнопке Отпуск без оплаты документом Отпуск без сохранения оплаты, в котором автоматически указывается сотрудник по внутреннему совместительству.

9. Если сотрудник, работающий в одних особых территориальных условиях, направляется в командировку в местность с другими территориальными условиями или без особых территориальных условий, и этот факт должен быть учтен в стаже для ПФР, то - Стаж ПФР следует задать значение территориальных условий на период командировки в поле Территориальные условия. Если сотрудник, имеющий основания для льготного пенсионного обеспечения (доступно, если в настройке учетной политики организации (Настройка - Организации - заклада Учетная политика и другие настройки - Учетная политика) установлен флаг Есть сотрудники с правом досрочного выхода на пенсию), направляется в командировку, период которой не должен включаться в льготный стаж, то следует установить флаг Не включать период в стаж для досрочного назначения пенсии.

10. - Дополнительно можно указать место назначения командировки и другие данные для заполнения печатных форм, например, приказа.

11. Поле Руководитель автоматически заполняется фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочникаОрганизации (Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа о направлении сотрудника в командировку.

12. Провести.

13. Для формирования печатной формы приказа о направлении сотрудника в командировку по форме № Т-9 используйте кнопку Печать - Приказ о направлении в командировку (Т-9).

14. Если в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Прочие начисления) включена возможность использования на предприятии совмещения профессий (должностей), расширение зон обслуживания, временное исполнение обязанностей без освобождения от работы, определенной трудовым договором (установлен флаг Совмещение, временное исполнение обязанностей), то по кнопке Создать на основании – Совмещение должностей можно создать документ Совмещение должностей для назначения доплаты другому сотруднику за совмещение им профессии (должности), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей сотрудника, направленного в командировку.

15. По кнопке Присоединенные файлы имеется возможность присоединить файлы к документу (например, сканированную копию оригинала приказа и т.п.).

16. По кнопке Напомнить можно создать произвольное напоминание (доступна в документе, если установлен флаг Напоминания в органайзере (Администрирование - Органайзер). Например, при оформлении документа пришлось отвлечься и закончить оформление придется только завтра. Тогда можно создать соответствующее напоминание непосредственно из документа. В указанное время (которое можно гибко настраивать, в том числе относительно дат, имеющихся в самом документе) автоматически откроется окно с напоминанием. Напоминание можно прекратить или отложить. Все созданные напоминания доступны в разделе Главное – Мои напоминания. Там же можно создать произвольное, не привязанное ни к какому объекту напоминание.

17. На вкладке Пересчет прошлого периода показываются соответствующие перерасчеты. Если вы уверены в том, что перерасчета быть не должно воспользуйтесь Еще – Разрешить редактирование сторнирующих строк для получения возможности удаления данных строк.

После этого строку можно будет удалить.

Оформление приказа о направлении нескольких сотрудников в командировку по форме № Т-9а

Документ Командировка группы (Зарплата - Командировки - Создать Т-9а или Главное - Все отсутствия сотрудников - Создать) предназначен для того, чтобы сформировать приказ на командировки нескольких сотрудников сразу (по форме № Т-9а).

1. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, сотрудники которой направляются в служебную командировку (выбором из справочника Организации (Настройка – Организации).

2. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе. По умолчанию дата заполняется текущей датой компьютера. Дата документа используется в печатной форме приказа о направлении сотрудников в командировку по форме № Т-9а.

3. Поле Номер не активно для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Номер документа также используется в печатной форме приказа о направлении сотрудников в командировку по форме № Т-9а.

4. В табличной части документа перечисляются сотрудники, которые направлены в командировку по кнопке Добавить или Подбор (если условия командировки нескольких сотрудников одинаковы или похожи, то новые строки в табличную часть удобнее добавлять копированием):

• в колонке Сотрудник укажите сотрудников, которые направляются в служебную командировку

• в колонках С... По укажите дату начала и дату окончания командировки

• в колонке Время нахождения в пути(дней) - количество дней в пути

• в колонке Место назначения - место назначения командировки: страна, город и наименование организации, в которую сотрудник направлен в командировку

• в колонке Цель - цель командировки

• в колонке Источник финансирования - источник средств, предоставленных для командировки

• для завершения оформления командировок следует оформить документы Командировка в соответствии с указанными условиями. Для ввода документов по всем командировкам одновременно следует воспользоваться ссылкой Оформить недостающие отсутствия под табличной частью. По ссылке Оформить отсутствие... непосредственно из строки табличной части можно оформить только указанную в этой строке командировку (открывается специальная форма, аналогичная форме документа Командировка на одного сотрудника). В результате оформления создаются документы Командировка (Зарплата - Командировки). В документе Командировка группы в колонке Учет отсутствия и начисления появляется Отсутствие учтено. В документе Командировка группы можно изменить условия уже оформленной командировки, и это изменение отразится в соответствующем документе Командировка автоматически.

5. В поле Основание укажите основание командировки.

6. Поле Руководитель автоматически заполняется фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации из справочникаОрганизации (Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме приказа о направлении сотрудников в командировку.

7. Записать.

8. Для формирования печатной формы списочного приказа о направлении сотрудников в командировку по форме № Т-9а используйте кнопку Приказ о направлении работников в командировку (Т-9а).

Рис. 7