Мы достаточно часто встречаем случаи, когда бухгалтер негласно выполняет помимо своих должностных обязанностей еще и функции HR-менеджера. До поиска персонала, конечно, дело доходит не всегда, но ведение трудовых книжек, оформление договоров и прочую работу другого сотрудника приходится выполнять. Насколько это правомочно в принципе рассуждать не станем – это тема другой беседы. Однако, бухгалтера в большинстве своем не учились на кадровиков и им приходится непосредственно на своем рабочем месте осваивать азы профессии
По нашим сведениям, около одной трети работников бухгалтерии по стране остро нуждаются в кадровых консультациях. Сегодня мы пишем, в первую очередь, для вас, для тех, на кого возложили «святые» обязанности рассчитывать отпускные, читать профстандарты, оформлять больные, принимать на работу и увольнять с нее
Пойдем по следам трудовой инспекции и расскажем, как не упасть в грязь лицом и пройти проверку государственной инспекции по труду (ГИТ) с достоинством
Сразу обозначим, на что инспекторы подчеркнуто обращают внимание. В данном случае речь идет о трудовых договорах и внутренних локальных актах. Именно они в большинстве своем приносят «доход» в государственную казну в виде всевозможных штрафов. Далее по списку более подробно о каждой ошибке, но сначала…
Важно!
Проверьте все локальные акты вашей компании
Под локальными актами подразумеваются, к примеру, положения об оплате труда, о персональных данных работников, инструкции по охране труда и правила внутреннего трудового распорядка. Нередко руководство компании составляет эти документы полностью в соответствии с ТК РФ, но на практике их не применяет
Причиной для этого может стать элементарная экономия денежный средств (в договоре прописан минимальный должностной оклад, а по факту большая часть заработанных денег выплачивается «в конверте» или трудовой договор работника не предполагает служебных командировок, а на деле они есть и т.п.)
Мы понимаем, что бухгалтер не всегда может повлиять на это положение дел, однако предупредить свое начальство о возможных проблемах в связи с этим он может и должен. Если до приезда трудового инспектора сохраняется возможность исправить это положение дел – тем лучше только вам. Меньше штрафов – больше уважения
Ошибка №1 Локальные акты не согласованы с профсоюзом
В этом случае потребуется повторная процедура согласования. Согласно ч. 1 ст. 372 ТК РФ кадровый отдел компании обязан поставить профсоюз в известность о выпускаемых локальных актах. Однако, это касается не всех документов. К примеру, правила внутреннего трудового распорядка в обязательном порядке должны быть согласованы, а положение о командировках – не обязательно, если это не прописано в коллективном договоре
Более того, вам потребуется более детально ознакомиться со ст. 372 ТК РФ, которая гласит следующим образом: «Работодатель в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников».
Из этого вполне логично следует, что если профсоюзная организация охватывает меньшее, чем половину, число сотрудников, то ее мнение учитывать не стоит. Рекомендуем дополнительно прочитать ст. 371, ст. 373 и 374 ТК РФ
Ошибка №2 Работники не ознакомлены с локальными актами
Незнание закона, как говорится, не освобождается от ответственности. Эта правило применимо и к локальным актам. Инспектор ГИТ уполномочен осуществить проверку, выходящую за рамки кабинета бухгалтера-кадровика и задать штатному сотруднику вопрос из разряда «А знаете ли Вы?..»
Избежать штрафа на этом участке можно заблаговременным оповещением сотрудников обо всех тонкостях их трудовой деятельности, и будет весьма кстати, если они на деле совпадут с содержанием описываемых нами документов. Напечатайте листки оповещения и пусть работники их подпишут – так у вас на руках будет доказательство проведенной работы
Ошибка №3 Что у вас сказано в правилах внутреннего распорядка?
Если в правилах внутреннего распорядка не прописана или прописана не полностью ответственность работодателя перед работником, штрафа от инспектора будет избежать трудно. Речь идет о правилах приема и увольнения сотрудников, обязанности сторон трудового договора, продолжительности рабочего времени и тд
Другими словами, этот тот базис, на котором должны быть основаны трудовые отношения в принципе. Рекомендуем детально ознакомиться со статьей 189 ТК РФ – там очень интересно описана ответственность сторон. Между прочим, компании «не любят» писать в трудовом договоре о материальной или иной ответственности перед работником в случае нарушения ими условий трудового договора. Не выгодно все-таки…
Ошибка №4 Не прописан второй выходной день при пятидневной рабочей неделе
Общий для всех выходной день – воскресенье, можно встретить почти в каждом трудовом распорядке, а как же второй? Если он не указан, то автоматически возникают разночтения в документе, следовательно, его необходимо отредактировать
В большинстве случаев, работодатели предпочитают выбирать вторым выходным днем субботу. Если в вашем случае это также приемлемый вариант, то всячески его вам рекомендуем. Данный вопрос тесно сопряжен с праздничными днями, положение о которых было изменено в апреле 2012 года
Прошло уже 4 года, а многие наши коллеги до сих пор не сделали поправки в свои правила внутреннего распорядка, оставив устаревшую информацию. Инспектор обязательно обратит на это внимание, т.к. это регламентируется статьей 112 ТК РФ, которую рекомендуем к прочтению
Ошибка №5 Не указаны дни выплаты заработной платы
Эта информация должна содержаться в ПВТР. Перед приездом трудового инспектора по возможности внесите эти данные в документ. Желательно, чтобы указанные даты совпадали с действительными
Напоминаем, что согласно ч. 6 ст. 136 ТК РФ работодатель обязан выплачивать заработную плату не реже, чем каждые полмесяца. При этом в локальном нормативном акте, трудовом договоре можно зафиксировать положения о выплате заработной платы чаще, чем два раза в месяц (Письмо Минтруда России от 28.11.2016 N 14-1/В-1180)
Ошибка №6 Не предусмотрен порядок индексации зарплат
Это достаточно распространенная ошибка многих работодателей. Согласно статье 134 Трудового Кодекса РФ, все работодатели обязаны разработать порядок индексации заработных плат. Коммерческие организации в отличие от «бюджетников» указывают его самостоятельно, но быть он должен в любом случае. Советуем переговорить с вашим руководством и исправить данную ошибку. Если же наш читать – директор организации, то дайте соответствующее распоряжение своим сотрудникам на устранение этого недочета.
Ошибка №7 Не указано конкретное место работы
Такое понятие, как «Место работы» понимается по-разному не только компаниями, но и самими инспекторами. Кому-то будет вполне достаточно название организации, а кто-то, не увидев в ПВТР точного адреса, может счесть вашу формулировку ошибочной. Гораздо лучше указать место работы вплоть до дома или корпуса – тогда будет сложно к чему-то придраться.
Ошибка №8 Не установлен фиксированный размер оклада
И не важно – работает ли ваш сотрудник менеджером по продажам, чей доход напрямую зависит от количества привлеченных в компанию клиентов, или же секретарь, который, скорее всего, получает зарплату по фиксированной ставке
Должностной оклад должен существовать как «на бумаге», так и на деле. Недобросовестный работодатель, предпочитающий выплачивать заработную плату своим подчиненным «в конверте» должен помнить, что обойти стороной этот закон нельзя. Более того, «смешные» оклады в виде 1500 рублей, например, прописать в трудовом договоре тоже не получится. Прочтите отдельно статью 195.1 ТК РФ «Понятия квалификации работника, профессионального стандарта».
Ошибка №9 Не дана оценка условиям труда
В Трудовом Кодексе РФ прописаны 4 категории условий труда: оптимальные, допустимые, вредные и опасные. К примеру, штатную работу в офисе принято считать оптимальными условиями. Заблаговременно до проверки инспектором ГИТ проконсультируйтесь с юристом в области трудового права и дайте объективную оценку условий труда каждого из ваших работников
Ошибка №10 О социальном страховании ни слова
Вам, как сотруднику кадрового отдела, бухгалтеру или руководителю организации должно быть хорошо известно, что любое юридическое лицо обязано выплачивать страховые взносы за каждого работника в установленном российским законодательством порядке. Скажем более – условия выплат социального страхования должны быть прописаны в локальных актах компании
Ошибка №11 Ежегодный оплачиваемый отпуск разделен не равномерно
Получается следующее: Согласно статье 125 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск работника равный 28 календарным дням может быть разделен на две части, одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней. Вторая же часть – не нормирована, однако, быть менее 14 дней она также не может
Некоторые работодатели прописывают вторую часть в меньшем размере, например 7 календарных дней. При сложении дней отпуска получится не 28, а 21, что является прямым ущемлением прав работников, а значит, и нарушением трудового законодательства. Трудовые инспекторы не обходят без внимания этот вопрос
Ошибка №12 Работник не поставил подпись в трудовом договоре
Здесь речь идет об экземпляре работодателя. Обратите внимание, что принятый на работу сотрудник ставит свою подпись в трудовом договоре дважды. Первый раз – когда соглашается с условиями. Второй – когда подтверждает факт получения своего экземпляра трудового договора. Эта графа не таит в себе каких-то скрытых смыслов и все же ее попусту забывают указать в договор
Ошибка №13 Вместо трудового договора заключен договор ГПХ
Если инспектор выяснит, что с работником заключен договор ГПХ, в котором прописаны элементы трудового договора (должностной оклад, оплачиваемый отпуск и т.д.), то за обнаружением этого нарушения последует штраф и обязательство переоформить договоры с сотрудниками. Подобная практика может встретиться в «молодых» компаниях, где руководство только начинает знакомиться с особенностями предпринимательской деятельности и трудовых отношений
Ошибка №14 Книга учета трудовых книжек не опломбирована
Важный момент: в ходе проверки инспектор может случайно не обнаружить этого недочета, однако, по общепринятой статистике 8 из 10 проверок выявляют эту проблему. Для того, чтобы ее устранить, вам потребуется найти пломбы и пломбиратор. Материал пломб здесь не принципиален, вы вправе выбрать любой из подходящих вам вариантов (свинец, сургуч, голографические пломбы и т.п.)
Ошибка №15 Некорректные записи в табеле отработанного времени
Основа основ кадрового делопроизводства. Здесь встречается популярная ошибка: работник трудится по графику «2 через 2» по 12 часов. Складываем отработанные часы за неделю и получаем 48 часов, а из документа выходит, что он работает 5 дней в неделю подряд по 8 часов, т.к. получается 40.
Подводим итоги и приходим к трем важным выводам:
Львиная доля всех кадровых ошибок кроется в правилах внутреннего трудового распорядка и том, насколько правильно они прописаны;
Трудовые договоры должны быть оформлены строго в соответствии с трудовым законодательством;
Реальные условия труда ваших сотрудников должны в полной мере соответствовать локальным актам компании.
Желаем нашим коллегам заблаговременно готовиться к трудовым проверкам и проходить их на высоком уровне!
