Как составить график отпусков

Рассмотрим особенности составления графика отпусков, кем и как он составляется, а также расскажем, как оформить график в 1С: ЗУП.

Кому и сколько положен отпуск

Отпуск положен всем сотрудникам компании, работающим по трудовому договору. Его можно брать сразу весь, обычно это 28 календарных дней, но есть и льготные категории работников, например, воспитатель в детсаде может законно отдыхать до 42 дней. 

Отпуск разрешается поделить на несколько частей, при условии, что одна из них составляет минимум 14 дней. Праздники также учитываются, прибавляя дополнительные дни к опуску.

Как посчитать остатки отпускных дней сотрудника

Для примерного расчета количества дней накопленного основного отпуска используется следующая формула:

Остаток отпускных = Положенные сотруднику дни отпуска / 12 месяцев

Если взять стандартную продолжительность отпуска в 28 дней, получим 2,33 положенных сотруднику дня отпуска за каждый отработанный месяц. Если законодательством предусмотрен еще и дополнительный отпуск, то нужно сложить все отпускные дни и разделить их количество на 12 месяцев.

Как составить график отпусков

Рассмотрим основные важные моменты составления графика отпусков:

1. График отпусков составляется по форме Т-7, но разрешается использовать свою форму документа. В графике указываются название компании, ОКПО, номер документа, дату и год составления.

2. В документе необходимо указать оба вида отпусков:

• Основной — 28 календарных дней, кроме некоторых категорий граждан, например, инвалидам положено 30 календарных дней, а несовершеннолетним 31.

• Дополнительный — добавляется к основному, ввиду особых условий труда. Например, при вредности или опасности работы на Крайнем Севере и прочих производствах (статьи 116, 117, 118, 119 ТК РФ).

1. В документе учитываются дни отпусков, неиспользованные в прошлые годы. Не нужно указывать учебный отпуск или отпуск без сохранения заработной платы.

2. В графике указываются все сотрудники, имеющие право на ежегодный отпуск, включая трудящихся удаленно и работающих по совместительству. 

3. Хранится график отпусков 3 года.

В трудовом кодексе говорится, что работодателю необязательно прислушиваться к просьбам подчиненных при заполнении расписания отпусков. Аналогично считает и Минтруд в письме 14-2/ООГ-17854 от 09.12.2020. Однако есть категории работников, которым разрешается выбирать время отпуска, вне зависимости от желания работодателя. Также им разрешается написать заявление и пойти в отпуск вне графика. Если стороны не договорились, как поделить отпуск, то он предоставляется целиком.

Сроки составления графика отпусков

Согласно российскому законодательству (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), руководитель компании должен утвердить график отпусков на следующий год как минимум за 2 недели до завершения текущего года. На 2026 год его нужно успеть согласовать до 17 декабря 2025 года.

Что делать, если сотрудник только устроился

При найме нового работника менять график отпусков не требуется. Само право на отпуск появляется у нового сотрудника только через полгода. Если он захочет в отпуск ранее данного срока, то ему необходимо написать заявление на отпуск, которое будет подписано на усмотрение работодателя.

Штрафы за нарушения

Работодателю грозит штраф при отсутствии графика отпусков или его несоблюдении. Запрашивать его может трудовая инспекция во время проверки компании. При первом нарушении можно отделаться предупреждением или заплатить до 50 000 ₽, а при повторном санкции ужесточаются, вплоть до дисквалификации руководителя компании на срок от 1 до 3 лет или штрафа до 70 000 ₽.

Как составить график отпусков 1С: Зарплата и управление персоналом

График отпусков в 1С: Зарплата и управление персоналом онлайн составляется с помощью одноименного документа. Для его создания перейдите в раздел «Кадры» — «Графики, переносы отпусков» — «Создать» — «График отпусков». Далее необходимо заполнить поля «Организация» и «Дата», а также указать данные сотрудников в табличной части с помощью кнопок «Подбор» или «Добавить».

После заполнения можно зарегистрировать отпуска сотрудников прямо в графике, нажав на ссылку «Оформить отпуск» в колонке «Фактический отпуск». При нажатии сформируется документ «Отпуск», название ссылки при этом поменяется на «Отпуск предоставлен». Документ «Отпуск» сформируется автоматически, но при необходимости его можно будет отредактировать.

Если в «Графике отпусков» зарегистрированы основной и дополнительный отпуска со смежными периодами, то ссылка «Оформить отпуск» сформирует документ «Отпуск», включающий оба отпуска.

Далее остается только сформировать печатную форму графика отпусков по форме № Т-7, нажав кнопку «График отпусков (Т-7)».

Как оформить перенос отпуска в 1С: ЗУП

Есть три способа:

• Через документ «Перенос отпуска».

• Из документа «График отпусков», нажав на «Оформить перенос» в колонке «Фактический отпуск». Ссылка появится только при проведении графика отпусков.

• Из документа «График отпусков», просто зарегистрировав документ «Отпуск» с новым периодом. Способ аналогичен порядку действий в предыдущем пункте.

Первый способ. В разделе «Кадры» — «Графики, переносы отпусков» создайте новый документ «Перенос отпуска». В документе в разделе «Отпуск перенесен» нужно заполнить:

• Период переноса отпуска

• «В связи с» — причина переноса будущего отпуска для печатной формы.

• Отметить «Перенос по инициативе сотрудника», если отпуск переносится по желанию работника.

Вносим изменения и сохраняем их нажатием на «Провести».

Далее можно сформировать печатную форму заявления или уведомления о переносе отпуска, нажав на «Заявление/Уведомление о переносе отпуска».

Второй способ. В графике перенос оформляется из строки с ранее запланированным отпуском: «Фактический отпуск» — «Оформить перенос». Ссылка на оформления переноса появится только после проведения графика отпусков. При нажатии документ «Перенос отпуска» формируется автоматически, нужно лишь указать данные по переносу, как мы описывали выше, и провести документ.

После оформления переноса статус в столбце поменяется на «Отпуск перенесен», а рядом отобразится новый период отпуска.