Воинский учет в ЗУП 3.1

Настройки для ведения воинского учета сотрудников в программе ЗУП

Актуально на 18.06.2025

На релизе: 3.1.34

В настройках кадрового учета (Настройка – Кадровый учет) установите флаг Ведется воинский учет.

После установки флага Ведется воинский учет в Ответственных лицах организации появится поле для ввода Ответственный за ВУР (Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Ответственные лица). Укажите ответственное лицо. Вести воинский учет в организации должно ответственное лицо (лица), уполномоченное (-ые) на это руководителем организации.

Учетная политика и другие настройки появится Воинский учет. Для постановки организации на воинский учет в военном комиссариате можно подготовить документы по соответствующим ссылкам:

• Приказ об организации воинского учета (приложение № 4 к Методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ) (документ издается при образовании организации и далее ежегодно перед началом календарного года (п.п. 22 и 39 Методических рекомендаций)

• План работы по осуществлению воинского учета (приложение № 17 к Методическим рекомендациям Генштаба ВС РФ) (в план следует включить все мероприятия по воинскому учету, которые нужно выполнить в течение года, а затем напротив каждого мероприятия проставлять отметку о проведении мероприятия).

Далее в карточках должностей (Настройки – Должности) укажите категорию воинского учета. Эти сведения будут учитываться при заполнении отчетов в военкомат.

В карточке сотрудников заполните данные по воинскому учету (Кадры – Сотрудники) по ссылке Воинский учет. Добавить необходимые документы, например, военный билет, водительское удостоверение можно по ссылке Личные данные – Все документы этого человека. Также необходимо проверить, заполнены ли данные по образованию сотрудника, составу семьи и т. д.

Учет военнообязанных

План работы по осуществлению воинского учета

Путь в программе: Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Воинский учет – План работы по осуществлению воинского учета

Периодичность/условия подачи: Ежегодно, до 31 декабря текущего года

Необходимые условия для формирования: Организация должна вести воинский учет и назначить ответственного за ведение ВУР

Приказ об организации воинского учета

Путь в программе: Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Воинский учет – Приказ об организации воинского учета

Периодичность/условия подачи: При постановке организации на учет в военный комиссариат (один раз, при начале ведения воинского учета)

Необходимые условия для формирования: Наличие назначенного ответственного за воинский учет: Настройки – Организации – Учетная политика и другие настройки – Ответственные лица - Ответственный за ВУР

Список граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет

Путь в программе: Кадры – Кадровые отчеты – См. также - Список первоначальной постановки на воинский учет

Периодичность/условия подачи: До 1 ноября в случае запроса от военкомата или от органа местного самоуправления в случае отсутствия военкомата (п. 34 Положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719, письмо Министерства обороны от 23.08.2023 № 308/2/8922)

Необходимые условия для формирования: Отчет заполняется сведениями обо всех сотрудниках мужского пола, которым в год формирования отчета исполняется 17. Сведения в табличной части заполняются на основании личных данных сотрудника (ссылки Личные данные, Воинский учет карточки сотрудника) и кадровых документов.

Вместе с отчетом формируется Анкета, которую необходимо будет заполнить вручную.

Карточка учета организации (Форма 18)

Путь в программе: Кадры – Кадровые отчеты – Отчетность для военкоматов – Карточка учета организации (Форма 18)

Периодичность/условия подачи: Подается в начале года и при изменениях в составе сотрудников, подлежащих воинскому учету

Необходимые условия для формирования: Заполнены категории воинского учета для должностей и данные по сотрудникам

Единого образца формы № 18 Карточка учета организации не существует. Рекомендуется получить информацию в военном комиссариате (комиссии по бронированию) или на официальном сайте муниципальных органов власти. Ориентировочный бланк формы № 18 и инструкция по его заполнению представлены в Приложении № 1 к Письму Министерства культуры РФ от 21.10.2015 № 344-01-39-ВА.

Карточка учета организации (форма № 18) оформляется на обеих сторонах листа А4 в трех копиях. Каждую копию должен подписать руководитель предприятия. При наличии у организации печати ее также следует поставить на карточке. Все три экземпляра подаются в военкомат для проверки. По завершении сверки один экземпляр остается в военном комиссариате, второй передается в комиссию по бронированию, третий возвращается организации.

Временные рамки и процедуру подачи карточки формы № 18 советуем также выяснить в соответствующем военкомате (комиссии по бронированию) или на интернет-ресурсах местной администрации, поскольку они могут различаться по регионам.

Сведения о гражданах, которые уже состоят на воинском учете, а также о гражданах, которые обязаны состоять, но не состоят в программе ЗУП

Путь в программе: Кадры – Кадровые отчеты – См. также - Список состоящих на учете и подлежащих постановке на воинский учет граждан

Периодичность/условия подачи: Сведения подаются в военкомат как в течение 5 дней при изменениях (прием, увольнение), так и ежегодно при сверке данных с военкоматом

Необходимые условия для формирования: Данные отчета заполняются по тем сотрудникам, у которых в личной карточке в форме Воинский учет в поле Отношение к воинской обязанности указано Военнообязанный (в запасе) или Призывник. При этом в поле Отношение к воинскому учету не должно быть указано Снят с воинского учета по возрасту или Снят с воинского учета по состоянию здоровья.

Список граждан для сверки с военкоматом

Путь в программе: Кадры – Кадровые отчеты - Отчетность для военкоматов - Список граждан для сверки с военкоматом

Периодичность/условия подачи: Отчет подается не реже одного раза в год. Это обязательство установлено пунктом 32 д Положения № 719 и подтверждается инструкцией № 700 от 22.11.2021. Конкретная дата и время проведения сверки устанавливаются территориальным военным комиссариатом или органом местного самоуправления, в пределах территории которых находится организация.

Необходимые условия для формирования: Список заполняются по тем сотрудникам, у которых в личной карточке в форме Воинский учет указано в поле Отношение к воинской обязанности – Военнообязанный (в запасе) и в поле Отношение к воинскому учету – любые данные (кроме Снят с воинского учета по возрасту или Снят с воинского учета по состоянию здоровья). Данные организации (адрес организации, ее руководитель и ответственный за ВУР) заполняются из справочника Организации (Настройка – Организации). Сведения в табличной части в графах 9 - 13 заполняются на основании личных данных сотрудника (ссылки Личные данные, Образование, квалификация, Семья карточки сотрудника), графы 3-7 заполняются на основании сведений о воинском учете (Воинский учет карточки сотрудника) и кадровых документов.

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету (Форма 10)

Путь в программе: Кадры – Кадровые отчеты – Отчетность для военкоматов – Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету (Форма 10)

Периодичность/условия подачи: Ежегодно и при изменениях (прием, увольнение, перевод)

Необходимые условия для формирования: Заполнить в справочниках Физические лица (Кадры – Физические лица) или Сотрудники (Кадры – Сотрудники) личные данные и всю необходимую информацию об образовании, квалификации, семейном положении и месте жительства сотрудника. Также необходимо заполнить форму Воинский учет по одноименной ссылке в одном из справочников. Для того чтобы автоматически заполнились поля Сверка с документами воинского учета и Сверка с военным комиссариатом в форме № 10, необходимо заполнить предварительно документы Сверка с документами воинского учета и Сверка с военным комиссариатом (Кадры – Сверка карточек воинского учета).

Документы Сверка с документами воинского учета и Сверка с военным комиссариатом могут быть скрыты, но вы можете их добавить в Кадры через Настройки навигации.

Сами эти документы в оформлении исключительно просты, фактически вы просто подбираете сотрудников, состоящих на учете, и указываете ответственного.

На основании этих данных формируем отчет Кадры - Список граждан для сверки с военкоматом.

Для автоматического заполнения раздела IV Сведения о приеме и увольнении (переводе) карточки необходимо заполнить колонку Дата и исходящий номер сведений в документе Сведения о приеме, переводе или увольнении для военкомата (Кадры – Сведения о приеме, переводе или увольнении для военкомата).

Поле Работник, осуществляющий воинский учет автоматически заполняется фамилией, именем, отчеством, должностью сотрудника организации из справочника Организации (Настройка – Организации – Учетная политика и другие настройки – Ответственные лица) на основании сведений об ответственных лицах организации и используются для расшифровки подписи в печатной форме карточки (поле Ответственный за ВУР ).

Отчет Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету по форме № 10.

Извещение о приеме, переводе и увольнении сотрудников, состоящих на воинском учете

Путь в программе: Кадры – Кадровые отчеты – Отчетность для военкоматов – Извещение о приеме или увольнении

Периодичность/условия подачи: В течение 5 дней с момента приема, перевода или увольнения сотрудника, подлежащего воинскому учету.

Необходимые условия для формирования: Отчет заполняется лишь по тем сотрудникам, у которых в личной карточке указано в поле Отношение к воинской обязанности – Военнообязанный (в запасе) или Призывник. Не формируются документы для сотрудников, у которых в форме Воинский учет в поле Отношение к воинскому учету указано Снят с воинского учета по возрасту или Снят с воинского учета по состоянию здоровья.

Также для автоматического заполнения сведений необходимо, чтобы по сотруднику были заполнены личные данные, а именно – дата рождения, СНИЛС, серия и номер паспорта, место жительства, данные воинского учета (о заполнении этих данных смотрите в статье Учет персональных данных работника для оформления личной карточки (форма № Т-2) (справочник Физические лица (Кадры – Физические лица) или Сотрудники (Кадры – Сотрудники). Реквизиты трудового договора (при приеме на работу) или приказа об увольнении (при увольнении) будут заполнены автоматически при проведении документов приема и увольнения.

Сведения об изменениях для военкомата

Путь в программе: Кадры – Кадровые отчеты - Отчетность для военкоматов – Сведения об изменениях для военкомата

Периодичность/условия подачи: В течение 5 дней с момента приема, перевода или увольнения сотрудника, подлежащего воинскому учету.

Необходимые условия для формирования: При получении от сотрудника документов об изменении данных необходимо создать листок сообщения об изменениях (Кадры – Листок сообщения об изменениях). установите переключатель в положение Листок выдан, если листок выдается сотруднику. В поле Дата выдачи укажите дату, когда выдан листок сообщения. Эта дата отразится в графе 7 отчета Сведения об изменениях для военкомата. Установите переключатель в положение Листок не выдан, если листок не выдан сотруднику. В поле Причина укажите причину невыдачи. Эта причина также отразится в графе 7 отчета Сведения об изменениях для военкомата. Еесли установить флаг Корешок листка получен, то сотрудник в дальнейшем не отразится в отчете Сведения об изменениях для военкомата, поэтому флаг устанавливать не нужно. В разделе Содержание изменений для формы Сведения об изменениях для военкомата укажите вручную, какие произошли изменения у сотрудника, это нужно для отражения данной информации в отчете Сведения об изменениях для военкомата (содержание изменений отразится в колонке 6). Сведения о сотруднике заполняется автоматически из карточки сотрудника (Кадры – Сотрудники). По кнопке Листок сообщения сформируйте, распечатайте форму листка сообщения об изменениях и выдайте сотруднику под личную подпись в журнале учета листков сообщений и корешков к ним для передачи сведений в военкомат. Далее подписанный корешок листка военкоматом сотрудник должен вернуть ответственному за воинский учет лицу в организации. С 2023 года сотрудники могут уведомлять военкомат об изменениях своих данных через портал Госуслуг и представлять работодателю электронное уведомление о внесении изменений в документы воинского учета.

Порядок направления информации в военкоматы об изменении сведений (должность, структурное подразделение, семейное положение, образование, место жительства и состояние здоровья) сотрудников, состоящих на воинском учете, закреплен в Приложении № 13 к Методическим рекомендациямпо ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017). В случае изменения указанных сведений лицо, осуществляющее ведение воинского учета, должно оформить два документа:

• листок сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете.

• сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете. В сведения включаются также граждане, которые не сообщили в военный комиссариат или орган местного самоуправления, осуществляющий первичный воинский учет, об указанных изменениях (не представившие корешки листков сообщений с отметкой военного комиссариата либо органа местного самоуправления).На 5-й день с момента создания листка сообщения необходимо направить в военкомат сведения об изменениях данных сотрудника. Для этого в программе сформируйте отчет Сведения об изменениях для военкомата (Кадры – Кадровые отчеты).

ВНИМАНИЕ! В отчет не попадет сотрудник, если по нему не был зарегистрирован документ Листок сообщений об изменениях или в этом документе установлен флаг Корешок листка получен).

В отчете укажите период, за который необходимо сформировать сведения, установите флаг и выберите организацию, по которой нужно сформировать отчет. Кнопка Сформировать.

Проанализировать изменения личных данных сотрудников, состоящих на воинском учете, можно с помощью отчета Анализ изменений личных данных сотрудников (Кадры – Кадровые отчеты). Сверьте с данными документа Листок сообщений об изменениях.

Список граждан мужского пола в возрасте 15 и 16 лет в программе ЗУП

Путь в программе: Кадры – Кадровые отчеты – См. также - Список граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста

Отчет формируется автоматически на основании личных данных сотрудника (Кадры – Сотрудники) и данных организации (Настройка – Организации).

Ведение учета бронирования сотрудников в программе ЗУП

Актуально на 18.06.2025

На релизе: 3.1.34

Краткое описание порядка работы с бронированием в ЗУП 3.1

1. Включение учета бронирования в настройках кадрового учета.

2. Заполнение перечня должностей для бронирования (утвержденного межведомственной комиссией).

3. Актуализация сведений о воинском учете и бронировании в карточках сотрудников.

4. Формирование ходатайства о бронировании для согласования с военкоматом.

5. Формирование и утверждение приказа о бронировании работников, печать выписок для военкомата.

6. После согласования отражение сведений о бронировании в карточках сотрудников.

7. При необходимости – оформление приказа о прекращении бронирования.

8. Формирование отчетов по бронированию, в том числе Форма №6.

Настройка программы для учета бронирования сотрудников

В программе предусмотрена возможность ведения воинского учета и бронирования граждан. Если организация имеет право на бронирование, то в настройках кадрового учета (Настройка – Кадровый учет) установите флаг Ведется учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное время. Если в организации есть должности, относящиеся к летно-подъемному составу либо плавсоставу, установите соответствующие флаги (наличие таких специалистов должно отражаться в отчетности по бронированию). Принадлежность к этому составу указывается в карточке должности. Возможность выбора в карточке должности отношения ее к летно-подъемному составу либо плавсоставу будет доступной, если в настройках кадрового учета указано, что есть должности, относящиеся к летно-подъемному составу и (или) плавсоставу.

Заполните военно-учетные специальности для бронирования (Кадры - См. также - Перечень должностей для бронирования). Кнопка Создать. Заполните карточку (в поле Наименование указывается номер пункта с соответствии с утвержденным Перечнем должностей и профессий, по которым бронируются граждане, пребывающие в запасе). Перечень должностей для бронирования запросите в Межведомственной комиссии по вопросам бронирования граждан (в открытом доступе его нет).

Порядок бронирования сотрудников

Согласно постановлению Правительства РФ от 05.06.2024 № 766 и методическими рекомендациями, утвержденными решением МВК от 07.08.2024 № 2пр-МВК, организация составляет проект приказа о бронировании и отправляет выписки из проекта приказа для согласования в военные комиссариаты по месту учета сотрудников. После получения от них заключения о согласовании поступивших материалов, проект приказа о бронировании с учетом согласования военными комиссариатами, в которых сотрудники, подлежащие бронированию, состоят на воинском учете, направляется организацией на рассмотрение в военный комиссариат по месту нахождения организации. Приказ о бронировании работников оформляется одноименным документом в разделе Кадры – Документы бронирования.

В документе Приказ о бронировании работников:

1. В поле Организация по умолчанию указывается организация, установленная в настройках пользователя. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, в которой сотрудникам предоставляется бронь.

2. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.

3. Флаг Согласовано с военкоматом (не редактируется) установите, когда проект приказа будет согласован. После установления этого флага сведения о бронировании отразятся в карточке сотрудника в форме Воинский учет (поле Забронирован организацией).

4. Сотрудники:

• в колонке Сотрудники укажите сотрудников, по которым организацией принято решение о бронировании (при составлении приказа учитывайте норму бронирования, Перечень военно-учетных специальностей, по которым бронирование не проводят. Его разрабатывает и ежегодно обновляет Минобороны совместно с Межведомственной комиссией)

• все остальные колонки автоматически заполняются из карточки сотрудника

• при необходимости заполните вручную колонку Примечание.

5. Дополнительно укажите основание бронирования для оформления приказа.

6. Поля Ответственный по бронированию, Должность ответственного, Исполнения контролирует и Должность исполняющего заполняются вручную.

7. По кнопке Печать можно сформировать следующие документы: Выписка из проекта приказа о бронировании (для отправки в военкоматы по месту учета сотрудников), Приказ о бронировании работников (для представления в военкомат по месту учета организации) и Список забронированных работников.

В приказ о бронировании, издаваемый впервые, включаются все подлежащие бронированию сотрудники организации, в том числе работники, забронированные в соответствии с ранее принятыми решениями, у которых сохраняются основания для бронирования на дату издания приказа о бронировании. В последующие приказы о бронировании включаются только вновь бронируемые сотрудники.

После согласования и установки флага Согласовано с военкоматом (не редактируется) в документе Приказ о бронировании работников внесите данные удостоверения об отсрочке (Кадры - Сотрудники - Бронирование).

Отмена бронирования

При утрате сотрудниками брони (причины: работник уволился его военно-учетную специальность включили в перечень специальностей, по которым бронирование не проводят с организации, в которой работает сотрудник, сняли мобилизационное задание организацию не привлекают к выполнению заданий гособоронзаказа) оформляется приказ о прекращении бронирования (Кадры – Документы бронирования). По кнопке Подбор выберите сотрудников. Данные заполняются из карточки сотрудника. По кнопке Печать можно сформировать следующие документы: Выписка из приказа о прекращении бронирования и Список работников. Проект приказа о прекращении бронирования согласованию с военными комиссариатами не подлежит. Копия приказа должна быть отправлена в военкомат по месту нахождения организации, выписка из приказа о прекращении бронирования - в военкомат, в котором сотрудник состоит на воинском учете.

Отчетность по бронированию

В дополнение к общим отчетам по воинскому учету организации, ведущие специальный воинский учет, представляют в военкомат и (или) органы местного самоуправления отчеты по бронированию граждан. Поскольку точные сроки представления отчетов в военкомат законом не установлены, лучше уточнить их в своем военном комиссариате или комиссии по бронированию – они могут отличаться в зависимости от региона. Кроме того, могут отличаться и формы отчетности (наличие или отсутствие тех или иных реквизитов), это также лучше уточнить в военкомате, прежде чем заполнять и подавать форму.

Численность работающих и забронированных граждан запаса (форма № 6)

Путь в программе: Кадры – Кадровые отчеты – Отчетность для бронирования – Численность работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе (Форма 6)

Периодичность/условия подачи: Обычно подается в начале года или по требованию военкомата.

Необходимые условия для формирования: Заполнены данные о численности сотрудников, пребывающих в запасе и категории бронирования. Отчет формируется автоматически и в печатной форме его указывается:

• в колонке Всего работающих – данные кадрового учета (это численность штатных сотрудников на дату формирования отчета)

• в колонке Пребывающих в запасе – число сотрудников, работающих в организации на дату формирования отчета, по которым внесены сведения о воинском учете

• в колонке Забронировано – число сотрудников, работающих в организации на дату формирования отчета, по которым зарегистрирован документ Бронирование граждан.

Донесение о количестве граждан в запасе (Форма № 11/МУ)

Путь в программе: Кадры – Кадровые отчеты – Отчетность для бронирования – Донесение о количестве граждан в запасе (Форма 11/МУ)

Периодичность/условия подачи: По требованию военкомата, обычно ежегодно.

Необходимые условия для формирования: Наличие данных о численности работающих и забронированных граждан. Отчет автоматически формируется, и в печатной форме его указывается:

• в колонке Наименование федеральных органов исполнительной власти и организаций – название организации, по которой сформирован отчет (флаг Организация)

• в колонке Всего работающих (всех возрастов обоего пола) – данные кадрового учета (это численность штатных сотрудников на дату формирования отчета)

• в колонке Общая численность работающих граждан, пребывающих в запасе – число сотрудников, работающих в организации на дату формирования отчета, по которым внесены сведения о воинском учете

• в колонке Забронировано за предприятиями, учреждениями, организациями – число сотрудников, работающих в организации на дату формирования отчета, по которым зарегистрирован документ Бронирование граждан

• колонки Приписано к войскам и В числе всего работающих, граждан подлежащих призыву формируются из данных карточки содника (форма Воинский учет).

Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами (Форма №19)

Путь в программе: Кадры – Кадровые отчеты – Отчетность для бронирования – Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами (Форма 19)

Периодичность/условия подачи: Периодичность уточняется в военкомате, обычно ежегодно.

Необходимые условия для формирования: Потребность в специалистах на очередной год указывается в карточке организации. В этом случае после перехода по ссылке Воинский учет на выбранный год в таблице указывается количество требуемых сотрудников по категориям должностей. Введенные данные будут использоваться при заполнении отчета (колонка Потребность на расчетный год).

Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами позволяют оценить степень укомплектованности предприятия сотрудниками на период мобилизации и на военное время. Отчет Сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами автоматически формируется и в печатной форме указываются:

• в колонке Наименование должностей – категории должностей из специальной формы Воинский учет карточки организации (Настройка – Организации)

• колонка Всего работающих формируется по данным кадрового учета (это численность штатных сотрудников на дату формирования отчета)

• в колонке Из числа работающих – ГПЗ – число сотрудников (по категориям должностей), работающих в организации на дату формирования отчета, по которым внесены сведения о воинском учете

• колонка Принадлежит призыву по мобилизации и колонка Остается работать в военное время формируются по данным карточки сотрудника (из специальной формы Воинский учет) (Кадры – Сотрудники)

• колонка Остается работать в военное время формируется по данным из карточки сотрудника (форма Воинский учет) и документов бронирования

• колонка Потребность на расчетный год формируется по данным из карточки организации (форма Воинский учет)

• в колонке Некомплект (-) / Избыток (+) - разница между колонками Потребность на расчетный год и Остается работать в военное время

• в колонке Наименование должностей – категории должностей из специальной формы Воинский учет карточки организации (Настройка – Организации)

• в колонке Всего работающих – данные кадрового учета (это численность штатных сотрудников на дату формирования отчета)

• в колонке Из числа работающих граждан, прибывающих в запасе – число сотрудников (по категориям должностей), работающих в организации на дату формирования отчета, по которым внесены сведения о воинском учете в карточке сотрудника

• в колонке Остается в организации – данные из карточки сотрудника (форма Воинский учет) и документов бронирования. Это разница между колонками Всего работающих и подлежит призыву по мобилизации (сотрудники, которые имеют мобилизационное предписание)

• колонка Потребность на расчетный год формируется по данным из карточки организации (форма Воинский учет)

• в колонке Некомплект (-) / Избыток (+) – разница между колонками Потребность на расчетный год и Остается в организации

• в колонке Процент обеспеченности трудовыми ресурсами – расчетный процент обеспеченности трудовыми ресурсами.